「工数」は、システム開発業界や製造業界などの幅広い分野で、作業人数と作業時間を管理する指標として用いられています。
しかし「工数」とは何か、なぜ重要なのかについて、今ひとつよくわからないという方もいらっしゃるでしょう。
そこでこの記事では、工数の意味について基礎からわかりやすく解説。工数が重要な理由・単位・計算方法・管理のポイントまで理解できます。
工数管理に取り組む際には、ぜひ下記の工数管理表もご活用ください。そのままコピーしてご利用いただけます。
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工数とは？
工数とは何かについて、以下で解説します。工数の概要・単位・重要性・計算方法といった基礎知識についてまずは理解しましょう。
工数とは作業完了のために必要な人数と時間
工数とは、プロジェクトを完了するまでに必要となる「人数」と「時間」を表す指標のことです。
工数を把握することは、利益を確保するため、そしてスケジュールどおりに作業を進めるためにとても重要なことです。そのためシステム開発業界や製造業界などの業界で、作業量を示す指標として用いられています。
工数管理はプロジェクトの成否に直結する
工数管理とは、文字どおり工数を管理すること。工数管理はマネジメント業務の基本であり、重要なスキルでもあります。
まず、適切な工数管理を行ってプロジェクトを成功に導くためには、正確な計算に基づく工数の見積もりが大切です。人件費の削除につながるからといって無理に工数を低く見積もれば、計画どおりに作業は進められません。
そうなれば、計画通りにプロジェクトが完了できないだけではなく、コストの増加やクライアントの信頼を損ねるなど、企業の損益につながる可能性が高いでしょう。
▼工数管理とは何か？必要な理由や手順については下記記事を参考にしてください
▼工数管理のやり方については下記記事を参考にしてください
工数管理の単位とは？
工数管理では、下記のような単位が使用されます。
- 人時
- 人日
- 人月
人時は「チームメンバー1人が1時間でこなせる作業量」を表す単位。人時は英語で「Man hour」、MHという統一した単位で表すことが可能です。「人時生産性」という言葉で、個々人のパフォーマンスを比較する際にも用いられます。
人日は「チームメンバー1人が1日でこなせる作業量」を表す単位。人日は英語で「Man day」、MDというという統一した単位で表すことが可能です。休憩やミーティングといった時間もあるため、人日で計算をする場合には1日分の作業時間を何時間とするか、事前に定めておきましょう。
人月は「チームメンバー1人が1ヶ月でこなせる作業量」を表す単位。人月は英語で「Man month」、MMという統一した単位で表すことが可能です。チームメンバーがフルタイムの場合には、稼働日は20日として計算する場合が多く見られます。
▼それぞれの言葉の意味や使い方は下記記事を参考にしてください
工数の計算方法
工数は「工数 = 作業時間 ✕ 作業人数」といった式で計算します。工数が20人月で5ヶ月の作業時間であれば、作業人数は4人になります。
プロジェクト完了までに20人月かかるという見積もりで、納期が2ヶ月だった場合に必要なメンバー数は何人でしょうか。この場合は「工数 ÷ 作業期間 ＝ 作業人数」といった式で計算します。そのため、必要なメンバー数は10人であることがわかります。
プロジェクト完了後に実際の工数を計測したい場合も、基本的な式で工数は計算できます。それぞれの月で工数を計算して合計すれば、実際の工数がわかります。見積もりと実際の工数の差分を理解し、次のプロジェクト進行の改善に役立てましょう。
工数管理はなぜ必要？
工数管理は、利益の確保・進捗の把握・クライアントやチームメンバーからの信頼を失わないためにとても重要です。以下で、工数管理の必要性についてより詳しく解説します。
工数管理は利益の確保につながる
工数管理によってプロジェクト全体を見える化することで、企業の利益の確保につながります。
プロジェクトにかかるコストが請求金額を上回れば、当然ですがそのプロジェクトの収支は赤字です。正確性に欠ける工数管理によって、納期の遅れが発生すればさらにコストは増加します。また、作業に対して過剰な人員を配置すれば人件費が増え、利益を圧迫してしまうでしょう。
工数管理を適切に行うことで、人員配置の不備による過剰な人件費の発生やプロジェクトの遅れを防げます。そして、工数管理によって余計なコストがかかっている箇所を特定し、それに対する改善に取り組めば、さらなる利益の確保にもつながるでしょう。
プロジェクトや作業の進捗を把握できる
工数管理を行うことで、プロジェクトの責任者は進捗状況をひと目で把握することができます。複数のプロジェクトが並行している場合には、それぞれのプロジェクトの正確な把握が難しくなりがちです。
工数管理を行えば、それぞれのメンバーや進捗の状況をスムーズに理解できます。それにより、特定のメンバーの負荷の増加やプロジェクト進行の遅延を防ぐことが可能です。
正確な見積もりにより信頼が得られる
工数管理は正確な見積もりにもつながり、結果としてクライアントとチームメンバーから信頼を得られます。
チームの生産性や状況を把握していない見積もりは、プロジェクトが失敗する原因の1つ。仮に納期の遅延が発生すれば、クライアントからの信頼を損なうでしょう。
そして正確性にかける見積もりによってスケジュールどおりに進まず、先の見えないプロジェクトになれば、チームメンバーからの信頼も失ってしまいます。さらにチームのモチベーションが下がるため、生産性の低下につながる場合もあるでしょう。
適切な見積もりを行うためには、工数管理のスキルが欠かせません。
▼工数管理の重要性については下記記事でも詳しく解説しているので、あわせてご参照ください
工数管理の4つのポイント
以下で、正確な工数管理を行うためのポイントについて解説します。
見積もり段階でしっかりとクライアントにヒアリングを行う
工数管理を行う際は、事前段階の見積もりを正確に行うことが重要です。そのためには、見切り発車でプロジェクトをスタートさせるのではなく、必要となるタスク・人数・稼働時間を正しく見積もってからスタートさせましょう。
たとえばシステム開発の現場では、見積もりの段階でクライアントも最終的なゴールを正確に描けていないことも少なくありません。チームのエンジニアといったスペシャリストとともにヒアリングを行い、クライアントの要求や要件を実現可能な内容に落とし込みましょう。しっかりとヒアリングを行い、チームの状況を加味した提案を行うことで、工数の見積もりの精度が向上します。
チームメンバーのスキルと作業量を見極める
工数管理を行う際は、それぞれのチームメンバーのスキルや作業量を見極めましょう。
チームメンバーのスキルによって、1日の作業量は異なります。また、それぞれの作業に向き不向きもあるでしょう。そのようなスキルや特性の違いを考慮して人員を配置し、進捗をチェックします。必要に応じて調整を行うことで、スムーズにプロジェクトを進められるでしょう。
スケジュールバッファを設ける
スケジュールバッファを設けることで、余裕を持って工数管理を行なえます。
余裕のないスケジュールは、想定外のトラブルが発生した際に一気に崩れてしまう可能性が高いです。欠員・ミス・遅延などのトラブルの解決を、個人の負荷増加で解消することになってしまうでしょう。
あらかじめトラブルを想定して、スケジュールに余裕を持つことをおすすめします。
ITツールを効果的に活用する
ITツールを効果的に活用することで、不要な工数を削減してスムーズにマネジメントを行なえます。また、工数の見える化という観点からもITツールは有用です。
工数管理に役立つITツールを選ぶ際のポイントは以下のとおりです。
- シンプルなUI
- 工数の集計が簡単
- さまざまなデバイスで使える
- 勤怠管理も行える
なかでもTimeCrowdは、チームメンバーがどのような業務にどのくらい時間をかけたか可視化できるITツールです。
従業員はタスクごとにワンクリックで打刻をすることで、日々の工数を簡単に登録することができます。シンプルなUIで操作ができるため、工数管理のための負荷が増えない点がポイントです。
また、工数管理を行う管理者は「誰が」「いつ」「何をしていたのか」をレポート画面から、簡単に把握することができます。
TimeCrowdは、まず2週間の無料トライアルでご利用いただくことも可能です。
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最適な工数管理でプロジェクトを成功に導こう
工数管理は、マネジメントの基本であり、ビジネスパーソンにとっては重要なスキルです。
正確な見積もり、チームメンバーのスキルの把握、スケジュールバッファを設ける、ITツールの活用といったポイントを押さえることで、工数管理はスムーズに行えます。
最適な工数管理を行い、プロジェクトを成功に導きましょう。
