Excelで工数管理を行う方法とは?無料テンプレートや作り方を紹介

本記事ではExcelで工数管理を実現する方法についてご紹介いたします。

Excelで工数管理を行うメリット・デメリットや、今すぐご利用いただけるテンプレートまでご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

▼「そもそも工数管理とは…?」という方は下記記事をご参照ください

 

Excelで工数管理はできる?

Excelで工数管理を行うことは可能です。ご利用の端末にMicrosoft Officeが導入されていれば、あとは工数管理表を作成するのみです。

MacBookを利用している場合はMicrosoft Officeが導入されていないケースもあるでしょう。その場合はGoogle スプレッドシートでも代用可能です。Google Driveにて、権限を付与したメンバー間で共同編集ができるため、リアルタイムでの工数管理を実現できます。

【無料テンプレート】Excelを用いた工数管理表

Excelで工数管理表を作成したい場合は、Microsoftの公式サイトからテンプレートをダウンロードしてください。

作業担当者と進捗状況を可視化する「ガントチャート」の形式で、工数管理を実現できます。

出典:Microsoftからダウンロード(一部加工)

また、Google スプレッドシートからもテンプレートが配布されています。「Google スプレッドシートのホーム画面上部>テンプレートギャラリー」からテンプレートをご活用ください。

Excelを用いた工数管理表の作り方

テンプレートを使わずに工数管理表を作成することもできます。主に「WBS」と「ガントチャート」が主流です。

  1. WBS
    Work Breakdown Structureの略で、タスクを細分化したリストのこと。タスクを大小のカテゴリに分解して、担当者や期日を記載します。作成することで「プロジェクトの全体を網羅的に把握できる」「タスクの抜け漏れが発生しづらくなる」などのメリットがあります。
  2. ガントチャート
    プロジェクトの進捗状況を確認できる表のこと。縦軸にはWBSのようなタスクリストを記載し、横軸には棒グラフを用いて時間軸を記載します。作成することで「ひと目で進捗状況を把握できる」「全体のスケジュールを他のメンバーと簡単に共有できる」などのメリットがあります。

それぞれの作成方法をご紹介いたします。

WBS

ExcelでWBSを作成する際は下記の手順で進めましょう。

  1. 大カテゴリーのタスクを洗い出す
  2. 大カテゴリーに紐づく、中・小カテゴリーのタスクを洗い出す
  3. タスクごとに担当者を割り振る
  4. タスクごとに開始日と終了日を記載する

 

1.大カテゴリーのタスクを洗い出す

プロジェクトに必要となるタスクを大まかに洗い出してください。

たとえばWeb上で商品を販売する場合「商品を作る」「ECサイトを作る」「配送手配をする」など。ゴールから逆算をして洗い出すとイメージがしやすいでしょう。

 

2.大カテゴリーに紐づく、中・小カテゴリーのタスクを洗い出す

大まかに洗い出したタスクを、さらに細かいタスクに分類していきます。

この際に「大カテゴリー」となるタスクの下には「中カテゴリー」「小カテゴリー」となるタスクを階層ごとに並べていきましょう。たとえば「商品を作る」という大カテゴリーの下には「商品ジャンルを決める」という中カテゴリーが存在し、さらにその下には「有望な商品ジャンルを洗い出す」「各ジャンルごとに市場調査を行う」などの小カテゴリーが存在します。階層が増えすぎると管理に負担がかかるため、大・中・小の3つのカテゴリーに収めることをおすすめします。

また、それぞれのタスクごとの依存関係を明確にしておきましょう。たとえば「商品開発(=タスクA)」が終わらなければ「販売価格(=タスクB)」も決められませんよね。その場合はタスクAを上に記載して、タスクBを下に記載しておくと、WBSが見やすくなるのでおすすめです。

 

3.タスクごとに担当者を割り振る

タスクを抜け漏れなく洗い出せたら、それぞれに担当者を割り振りましょう。WBS上ではタスクリストの右横に記載してください、

 

4.タスクごとに開始日と終了日を記載する

最後にタスクごとに開始日と終了日を記載します。記載する場所は担当者名の右横です。プロジェクトのゴールから逆算して、現実的に達成可能なスケジュールを敷いてください。あらかじめトラブルや遅延が発生する前提でスケジュールを見積もれば、有事の際にも焦らず動けるでしょう。

 

ガントチャート

Excelでガントチャートを作成する際は下記の手順で進めましょう。

  1. 大カテゴリーのタスクを洗い出す
  2. 大カテゴリーに紐づく、中・小カテゴリーのタスクを洗い出す
  3. タスクごとに担当者を割り振る
  4. タスクごとに開始日と終了日を記載する
  5. タスクごとに進捗ステータスを設定する
  6. 横軸に日付と棒グラフを作成する

 

1.WBSを作成する(WBSの手順1〜4と同じ)

ガントチャートと同じ形式でタスクリストを作成しましょう。Excelの各列にタスク名・担当者名・開始日と終了日を左から順に記載します。

 

2.タスクごとに進捗ステータスを設定する

タスクの進捗状況が一目でわかるように、ステータスの列を追加しましょう。

ドロップダウンリストの形式で「未着手」「作業中」「完了」の選択肢を用意することをおすすめします。具体的な手順は下記の通りです。

まずは、ステータスを入力するセルをすべて選択。データ>入力規則をクリックしてデータの入力規則を開きます。

下記のウィンドウが表示されるので、設定から許可を「リスト」に変更し、元の値に「未着手,作業中,完了」と記載してOKを押せば完了です。

 

3.横軸に日付と棒グラフを作成する

WBSの最終列(終了日)の右列から、カレンダー通りに日付を記載します。あとはタスクごとの開始日・終了日を参考にして、セルに色をつければガントチャートの完成です。

セルに色をつけるのは手動でも構いませんが「条件付き書式」機能で行えば自動化することができます。具体的な手順は下記の通りです。

まずは色付けの対象となるセルをすべて選択したうえで、ホーム>条件付き書式>新しいルールをクリック。

すると下記のウィンドウが表示されるので「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択し、数式を入力。今回の場合は「=AND(G$2>=$D3,G$2<=$E3)」と記載します。

数式を入力した後、右下にある「書式」をクリック。下記のようにセルの書式設定を選択できますので「塗りつぶし」から好みの色をチョイスしてください。選択を終えたらOKをクリックします。

1つ前のポップアップ(新しい書式ルール)に戻りますので、もう一度OKをクリックしたら完了です。そうすると開始日と終了日に応じて自動でセルが色づけられます。

Excelで工数管理を行うメリット

工数管理に取り組む際にはITツールを導入するケースも多いでしょう。しかし、Excelを用いて工数管理を行うメリットもあります。

追加コストがかからない

もともと端末にMicrosoft Officeが導入されていれば、工数管理表を作成するのに追加コストがかかりません。Excelを活用すれば圧倒的に低コストで導入が可能です。

導入時に混乱が起こりにくい

Excelは慣れ親しまれたツールのため、導入時に「操作がわからない」などの混乱が生じにくいと考えられます。

一方でITツールの場合は、シンプルな操作性でも最初は慣れるまでに期間を要しますので、今すぐ工数管理を組織内に普及させたい企業様にはExcelがおすすめでしょう。

Excelで工数管理を行うデメリット

一方で、Excelで工数管理を行うことにはデメリットもあります。

スマートフォンでは操作しにくい

スマートフォンでもExcelを開くことは可能ですが、工数管理をするには操作がしづらいでしょう。

とくに出張や営業などが多い業種の方は、スマートフォンにも対応した工数管理ツールがおすすめです。

運用に手間がかかる

Excelにはファイルの破損・消失のリスクが伴います。定期的なバックアップが必要なため、運用には手間がかかってしまうでしょう。

また、共通のファイルで複数人が操作を行う場合、データが重複したり、思わぬ操作が行われたりなど、事故が起きかねません。

中長期的に見ればITツールの方が工数管理の運用コストが低いと考えられます。

工数管理はITツールがおすすめ

比較的小規模な組織で工数管理を行う場合は、Excelでも問題ありません。

しかし、大規模な組織では先述した2つのデメリットから工数管理が形骸化してしまう恐れもあります。

下記のようなITツールの導入を検討しても良いでしょう。

backlog

出典:backlog

backlog(株式会社ヌーラボ)には、プロジェクト管理全般に必要な機能が備えられています。

  • 担当者や期日の設定
  • 作業進捗の見える化
  • テキストや絵文字を使ったチャット
  • プロジェクトの課題共有
  • SVNやGitを使ったソースコード管理

「カンバンボード」「ガントチャート」「バーンダウンチャート」など、工数管理の方法もさまざまです。

比較的自由度の高いツールなため、工数管理に注力してプロジェクトを推進させたい企業様におすすめです。

TeamSpirit

出典:TeamSpirit

TeamSpirit(株式会社チームスピリット)は、勤怠管理や経費精算まで対応できる工数管理ツールです。給与計算システムとの連携も可能であり、労務管理などのバックオフィス業務の削減にも役立ちます。

ビジネス部門・バックオフィス部門の双方から、社内の業務効率化を一気に推し進めたい企業様におすすめです。

TimeCrowd

出典:TimeCrowd

TimeCrowd(タイムクラウド株式会社)は従業員の働き方を工数単位ではなく、業務単位で管理できるツールです。

従業員がタスク開始時に業務内容を選択して打刻することで、管理者は「誰が・いつ・何をしているのか」をダッシュボードから確認することができます。従業員ごとに人件費を設定すればプロジェクトごとの人件費計算も可能です。

法人向けプランは1人あたり月額880円からご利用いただけます。2週間の無料トライアル期間もありますので、ぜひご検討ください。

時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード

▼その他にもおすすめの工数管理ツールは下記記事でご紹介していますので、ぜひ参考にしてください

組織体制やプロジェクトの状況から、工数管理の方法を検討しましょう

比較的小規模の組織であり、且つ今すぐ工数管理を導入したい場合はExcelで工数管理を試してみると良いでしょう。

一方で大規模の組織であり、且つ今後も中長期的に工数管理を行う場合は工数管理ツールの導入がおすすめです。

各社、状況に応じて導入を検討してみてください。

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