スケジュール管理は、プロジェクトの納期を守るためには欠かせないものです。
また、余裕のあるスケジュール設定を行うことで、トラブルが発生した際にも臨機応変に対応することができます。
本記事では、プロジェクトマネジメントにおける「スケジュール管理」の具体的な方法についてご紹介いたしますので、ぜひ参考にしてみてください。
プロジェクト開始前までに行うこと
プロジェクトを始める前の準備段階で、やっておくべきことを解説いたします。
①プロジェクトのゴールを設定する
「いつまでに・何が・どのようになれば成功なのか」という、プロジェクトのゴールを明確に定めましょう。
ゴールを明確に定めないと、関係者の間で認識にズレが生じてしまい、途中で思わぬトラブルが発生する可能性があります。
一般的には、建築物やシステムなどのモノを完成させること。もしくは売上高やコストカット率などの数値を達成させることなどがゴールとして挙げられます。
②マイルストーンを設定する
長期間のスケジュールを計画する際は、ゴールまでの間にいくつかのマイルストーン（チェックポイント）を設定します。
各ポイントまでに到達するべき状況を、ゴールと同じように具体的かつ明確に定めておくと良いでしょう。
プロジェクトの途中で、マイルストーンと現状を照らし合わせることで、ゴールまでの間に再度修正をかけることができます。
③タスクを洗い出す
プロジェクトに必要となるタスクをすべて洗い出します。
ここで重要なのは、細かいタスクまですべてを把握すること。これはプロジェクトに必要となるリソース（ヒト・モノ・カネ）を検討するためには欠かせない作業です。
タスクをすべて洗い出したら、次にタスクの依存関係から優先順位を定めます。依存関係とは、たとえば「タスクAが終わらなければタスクBを始められない」などのこと。依存関係をもとにして、取り組むべきタスクの順番を整理します。
④スケジュールを策定する
タスクの優先順位を明確にしたら、次にスケジュールを策定します。
まずはプロジェクトの期日から逆算して「◯月◯日ぐらいには、◯◯までは終わらせなければならない」と大きく検討をつけます。そして、次にそれぞれのタスクごとにかかる所要時間をもとに、より具体的な日付に落とし込んでスケジュールを定めましょう。
細かな粒度でタスクごとのスケジュールを作成するには「WBS」を、プロジェクト全体のスケジュールを大きく把握するには「ガントチャート」を活用することで、管理がしやすくなります。
▼WBSやガントチャートについての詳細は下記記事をご参照ください
⑤計画を実行する
作成したスケジュールをもとに、いよいよプロジェクトを進めていきます。
ここで重要なポイントは“定期的にスケジュールを見直すこと”です。プロジェクトの途中で急な状況変更やトラブルは起こるものなので、最初に立てたスケジュールを正としすぎずに、状況に応じて柔軟な変更をしていきましょう。
プロジェクトスケジュールの管理方法
プロジェクトスケジュールの管理に用いられる方法についてご紹介いたします。自社の目的にあった管理方法を検討してみてください。
ガントチャート
ガントチャートとは、プロジェクト全体の進捗状況を可視化した図のことです。縦軸にはタスク内容と担当者を、横軸にはスケジュールを棒グラフのような図を用いて可視化します。
プロジェクトの進捗状況をひと目で確認できるため、管理者にとって非常に扱いやすいツールです。エクセルやスプレッドシート、専用のツールなどで作成をすれば比較的簡単に導入できます。
▼ガントチャートの作成方法については下記記事をご参照ください
カンバンボード
カンバンボードとは、付箋やカードを貼ったり・剥がしたりする感覚でスケジュール管理を行う方法のこと。ステータスごとにタスクを並べることで「どのタスクがどの状況にあるのか」を確認できます。
「Trello」や「Jooto」などの専用ツールを導入すれば、ドラッグ＆ドロップで操作が可能。運用に負担がかからず、作業担当者にとって扱いやすいツールだといえます。
カレンダー
慣れ親しんだカレンダー形式でスケジュール管理を行えば、誰でも抵抗なく取り入れられるでしょう。
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどを導入すれば、チームメンバーにスケジュールを共有することも可能です。お互いのカレンダーを参考にしてスケジュール調整を行えるので、プロジェクトを円滑に進められるでしょう。
プロジェクトスケジュールの作成方法
プロジェクトスケジュールの作成方法について、具体的なツールのご紹介をいたします。
エクセルを活用する
Microsoft公式のテンプレート集を活用すれば、スケジュール管理表を簡単に作成できます。
出典：Microsoft
既にエクセルを導入している企業であれば追加料金なしで、馴染みのあるツールでスケジュール管理を行えます。
▼エクセルでスケジュール管理表を作成する方法について、詳しくは下記記事をご参照ください
ツールを導入する
エクセルでは「スケジュール管理表を作成するのは難しい」「管理がしづらい」と感じる場合は、専用のツールを導入しましょう。
ツールの導入には費用が発生しますが、スケジュール管理以外にもタスク管理機能やコミュニケーション機能などを搭載しているケースが多く、プロジェクトを進めるために役立てることができます。
下記では、おすすめのツールをいくつかご紹介いたします。
Backlog（バックログ）
出典：Backlog
Backlogとは、コミュニケーションを円滑に進めるための「チャット機能」「いいね機能」「ファイル共有機能」を搭載したツールです。
もちろんスケジュール管理機能も搭載されており、ガントチャートやカンバンボードで管理を行えます。
また、SlackやChatworkなどの外部ツールと連携をすることで、タスクの通知や入力をより簡単に実現できるようになります。
■主な特徴
- プロジェクトの進捗状況をリアルタイムでチェック可能
- Subversion･Git バージョン管理システム搭載
- バグ管理システム搭載
■料金プラン
- スタンダードプラン：1ユーザーあたり月額12,980円
・ユーザー数：無制限
・プロジェクト数：100
・ストレージ：30GB - プレミアムプラン：1ユーザーあたり月額21,780円
・ユーザー数：無制限
・プロジェクト数：無制限
・ストレージ：100GB - プラチナプラン：1ユーザーあたり月額55,000円
・ユーザー数：無制限
・プロジェクト数：無制限
・ストレージ：300GB
参考：Backlog
Asana（アサナ）
出典：Asana
Asana（アサナ）とは、プロジェクトやタスクを一元管理するためのツールです。
チーム全員に対して、プロジェクトの計画・プロセス・ステータスをリアルタイムに共有できます。
ガントチャート・カンバンボード・リストビューなどのさまざまな管理形式で、タスクとスケジュールの管理が可能です。
■主な特徴
- カレンダー形式の予定共有
- フォームからタスクの依頼が可能
- ワークロードでメンバーの業務負荷を可視化
■料金プラン
- Basic：無料
・ユーザー数：最大15人
・プロジェクト数：無制限 - Premiumu：1ユーザーあたり月額1,475円※月額払いの場合
・ユーザー数：無制限
・プロジェクト数：無制限 - Business：1ユーザーあたり月額3,300円※月額払いの場合
・ユーザー数：無制限
・プロジェクト数：無制限
参考：Asana
Wrike（ライク）
出典：Wrike
Wrikeは、日程を入力するだけでガントチャートを自動で作成できるプロジェクト管理ツールです。
ドラッグ＆ドロップでタスクの割り振りができるシンプルな操作性が特徴。また、SlackやGitHub、GoogleやMicrosoft製品などの400以上の外部ツールと連携できるため、プロジェクト管理をより効率的に行うことができます。
■主な特徴
- 自由にカスタマイズ可能なダッシュボード
- 共有できるカレンダー
- タスクを依頼できるリクエストフォーム
■料金プラン
- Free：無料
・ユーザー数：無制限
・プロジェクト数：制限あり
・ストレージ：2GB - Professional：1ユーザーあたり月額$9.80
・ユーザー数：無制限
・プロジェクト数：無制限
・ストレージ：5GB - Business：1ユーザーあたり月額$24.80
・ユーザー数：無制限
・プロジェクト数：無制限
・ストレージ：50GB
参考：Wrike
▼おすすめのスケジュール管理ツール（法人向け）は下記記事もあわせて参考にしてください
プロジェクトスケジュールを作成・管理する際のポイント
プロジェクトスケジュールを作成・管理する際には、下記のポイントに注意をしましょう。
タスク化は慎重に行う
タスク化をする前に「これは本当にやるべきことなのか」「もっと時間を割くべきことが他にあるのではないか」と自問自答をする、もしくはチームメンバーと議論をすることを心がけましょう。
何でもすべてタスクに落とし込んでいては、対応できるキャパシティを超えてしまい、スケジュールが遅れてしまう原因となります。
また、普段行う“定形業務”に関しても「いつもやっていることだから」と惰性で取り組むのではなく「本当に必要な作業なのだろうか」「もっと効率的に行う方法はないだろうか」と、日々模索をしながら取り組んでみましょう。
スケジュールにはバッファを設ける
プロジェクトスケジュールは、タスクごとの所要時間を加味したうえで計画を立てる必要があります。
このときに重要なのは「バッファ（余裕）を設けること」です。余裕のないスケジュールでは、トラブルが発生した際に対応が難しくなるほか、常にスケジュールに追われる状態となりミスが多発してしまうでしょう。
また、バッファを設けるためには、そもそもタスクごとの所要時間を正しく見積もる必要があります。常日頃からTimeCrowdのようなツールで時間管理を行っていれば「誰が・どの業務に・どれくらい時間がかかるのか」を、あらかじめ把握できます。
リアルタイムでチームメンバーの業務状況を確認できるため「タスクに着手しているか」「悩んで時間がかかりすぎていないか」を管理者側で確認することも可能です。
また、メンバーごとに時間単価を設定しておけば、プロジェクト（タスク）ごとの人件費を算出できるので、収支管理にも役立てることができます。
少しでもご興味のある方は下記資料より詳細をご確認ください。
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作業の進捗状況は可能な限り、リアルタイムで確認できる状況をつくりましょう。
なぜなら、進捗状況を確認するためにわざわざメールやチャットなどで確認をしていたら、時間がかかりすぎてしまうためです。また、リアルタイムで状況がわかれば、何かトラブルが発生した場合でもすぐに発見と対応が可能になります。
エクセルではリアルタイムの確認が難しいので、できるだけプロジェクト管理専用のツールを導入することをおすすめします。
▼おすすめのプロジェクト管理ツールは下記記事でもご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください
まとめ
プロジェクトスケジュールを管理する際には、ガントチャート・カンバンボード・カレンダーなど、自社の目的に適した管理方法を導入する必要があります。
また、スケジュール管理を導入をする際には、できればリアルタイムで共有可能なプロジェクト管理専用のツールを検討しましょう。
「どうしても費用をかけられない」「本格的に導入する前に操作性を試したい」という方は、まずは無料で利用できるツールを試してみてください。
▼無料で利用できるプロジェクト管理ツールは下記記事をご参照ください
