工数管理は意味がない?工数管理によって得られるメリットとは

「工数管理なんて意味ない」と思っているのは、目先の苦労に囚われ過ぎているのかもしれません。実際、管理は大変ですし、なかなか成果が見えない場合、モチベーションが上がりにくいですよね。しかし、管理をコツコツ行っていけば、想像以上のメリットが得られる可能性は十分あります。

今回の記事では、工数管理を行う意味や得られるメリットを解説。工数管理を成功させるポイントもご紹介するので、管理に悩んでいる方はぜひ参考にしてみてください。

工数管理を行う目的とは?

「工数管理は意味がない」と感じるのは、行う意味が共有されていないからかもしれません。今一度、工数管理を行う目的を確認してみましょう。

進捗状況を把握するため

工数管理を行うことで、進行中のプロジェクトや進捗状況がしっかり把握できます。

同時進行のプロジェクトや作業が複数あると、一つひとつの進捗状況を把握するのも一苦労です。しかし、工数をきちんと管理することで「誰がどれくらい作業を進めたのか」が明確になります。そのため「いつのまにか納期が迫っていた…」といった問題を未然に防ぐことが可能です。進捗状況をなんとなくでチェックしている企業なら、工数管理を行う意味はあるといえます。

コストを把握するため

工数管理は、コストを把握するためにも有効です。工数を計算し、管理しておくとコストの見える化もスムーズにできます。

工数管理で「作業ごとにかかったコスト」を把握できれば、「赤字の原因の作業」の特定もしやすく、改善に繋げることも可能です。

意味がない?工数管理を行うメリット

工数管理を行う意味を理解できても、まだ「意味がない」という考えを払拭できない人もいるかと思います。ここでは、工数管理を行うメリットをチェックしてみましょう。

計画や見積もりの精度がアップする

工数管理によって蓄積されたデータを活用することで、見積もりの精度がアップします。新しいプロジェクトに取りかかる際に、過去のデータを分析して計画や見積もりを出すようにしてみましょう。 

その見積もりと実績のデータのズレを修正していくことで、見積もりの精度が高くなっていきます。工数管理を行うことは、現在だけでなく未来の生産性アップにも繋がります。

今やるべきタスクに集中できる

工数管理を行うと進捗状況が明確になるため、やるべきタスクが明確になります。そのため、メンバーは自分の作業に集中して取り組むことができます。
また、管理データの共有を行えば、個人個人のタスクも把握できるので、チーム内で誰が何をしているかも明確になり、フォローもスムーズに行えます。

工数管理は管理側にしかメリットがないように思われがち。しかし、定着させることで実際に作業に取り組むメンバーにとっても大きなメリットがあります。

作業の改善点が見える

工数管理を行うことにより、進捗状況を把握できていれば、「この作業効率が良くないな」「コストがかかりすぎている」などの改善点を見つけやすくなります。

改善を繰り返していけば、コストダウンや残業時間の削減もでき、企業にとっても従業員にとっても大きなメリットを得られます。

従業員のモチベーション管理が可能

工数管理は、従業員のモチベーションアップにも繋げることができます。工数管理を継続していくと、作業内容や結果も見える化が可能です。改善された良いデータを従業員にも周知すれば、成果を受け止めてモチベーションが上げられます。

また、工数管理によりコストダウンや利益の確保が実現できれば、それを従業員に還元することでも従業員の意欲を高められます。

工数管理を成功させるポイント

工数管理は定着すれば大きいメリットがありますが、定着させる労力が大きいのも事実です。仕事の傍ら、毎日記録を行うことを定着させるのは容易ではありません。そこで、工数管理を成功させるポイントをいくつかご紹介します。

予想と実績の入力を徹底する

工数管理を行う際には、「予想」と「実績」の両方を入力して管理しましょう。工数管理というと、実績を重視してしまいますが、あらかじめ予想を立てて、実績と比較することがポイントです。たとえば、あるプロジェクトの計画を立てる場合に、工数の予想を立てて実績と一緒に記録。定期的に予想と実績を比較すると、プロジェクトの終了を待たずとも、改善策を講じることができます。

また、プロジェクト終了後は予想と実績をじっくり考えることで「なぜ生産性が上がったのか」「なぜミスが起こったのか」といった仮説を立てます。

実績だけに注目するのではなく、予想とともに管理することで、工数管理はより意味あるものになるでしょう。

工数管理データを共有する

工数管理で記録されたデータは、管理者の間だけでなく従業員にも共有できるとよいでしょう。「工数管理によって◯%の生産性向上につながりました!」といった成果は、従業員のモチベーションにいい刺激を与えてくれます。

また、従業員同士でも工数管理データを見ることで、新たな改善案が出てくるかもしれません。現場が主体的に動けるようになることで、組織としても強くなることができます。

工数管理データは会社全体で共有し、さまざまな場で活用できるようにしてみてください。

覚悟を持って継続する

これを言っては元も子もないですが、工数管理を行うと決めたら、継続させる覚悟が一番大事です。工数管理は成果が表れるのが遅い傾向があり、実感するまでにも長い期間が必要になります。専用の管理ツールで行っても3ヶ月はかかると腹をくくり、未来への投資として考える覚悟が必要です。

「意味ない」と考えて途中で工数管理を止めてしまえば成果が出ないのは当然で、本当に意味のない作業になってしまいます。工数の記録を行いつつ、分析や改善をコツコツ積み重ねていきましょう。

根気強く行っていけば、工数管理の成果は自ずと表れます。長い目で見て、企業で工数管理に取り組める環境を整えてみてください。

また、以下の記事で工数管理のおすすめツールも紹介しているので、自社に合ったツールがないか検討してみてはいかがでしょうか?

工数管理は意味ないなんてことはない!

工数管理は、企業にとって大きなメリットをもたらします。確実な利益の確保が見込めたり生産性アップに繋げることができたりなど、成果が得られるからこそ、工数管理が注目されているのです。

また、工数管理は管理側だけでなく、従業員にとってもメリットが得られます。データを共有することで、組織として成長するチャンスになるでしょう。「工数管理なんて意味ない」と考えることなく、どう取り入れるべきか検討してみてください。

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