「工数入力の抜け漏れが多く、正しい実工数データを集計できない」と悩んでいる方はいませんか？
精度の高い工数見積をしても、実工数を正しく計測できなければ適切な管理はできません。
しかし、工数入力はメンバーそれぞれが取り組むものであり、忙しい日々のなかでは定着がしづらいのが実情です。
実際に、工数管理ツールを提供する弊社（タイムクラウド株式会社）が調査をしたところ「工数管理がうまくいかなかった」と回答した人は全体の58.7%いました。そのうち、うまくいかなかった理由について「個々の工数管理が正確に把握できなかった」が54.1%、「工数管理ツールの工数入力に手間がかかった」が41.0%、という結果が出ています。
参照：TimeCrowd
そこで、本記事では工数入力が定着しない理由とその解決策について解説いたします。工数入力の手間を削減し、正しい工数データを取得できるツールもご紹介いたしますので、ぜひ参考にしてください。
▼工数管理のやり方を知りたい方は、下記の記事を参考にしてください
工数入力が定着しない理由
工数入力がなかなか定着しない理由としては、主に下記3つの要因が考えられるでしょう。
- メリットを感じづらい
- 入力することを忘れてしまう
- 工数入力が二重入力になってしまう
メリットを感じづらい
工数入力の意義やメリットについての共有が不十分で、チームメンバーがメリットを感じていない場合は、なかなか入力作業が定着しません。
プロジェクトマネージャーや管理者の方にとってはメリットを感じられますが、メンバーのなかには事務作業のように感じてしまう方もいるでしょう。
工数管理に取り組む際には「プロジェクトの利益（人件費）を管理するために欠かせない」ことを共有し、入力作業が重要であることを理解してもらう必要があります。
入力することを忘れてしまう
日々のタスクに追われていると、工数入力をすること自体を忘れてしまうことがあります。
とくにExcelで工数管理に取り組んでいる場合は、作業を終えるたびにExcelファイルを開く必要があるため、入力作業を忘れてしまいがちです。
工数入力を徹底させるためには、入力の負担が少ないツールを導入して、工数入力を行う環境を整えることも重要になります。
工数入力が二重入力になってしまう
入力作業が二重になっていると、メンバーからは「面倒だ」と感じられてしまいます。
複数のExcelファイルに入力をしたり、Excelとプロジェクトマネジメントツールに同じ内容を入力をしたりなど、二重で管理をしている場合には注意が必要です。
管理をすること自体が目的になってしまうと、かえってメンバーの負担が増えてしまいます。できるだけ工数管理に特化したツールで、一元管理をするのがおすすめです。
工数入力を定着させる方法
工数入力を定着させるためには、下記のような工夫が必要になります。
- 工数管理ツールを導入する
- 工数入力の意義・メリットを共有する
- 工数入力の管理を徹底する
工数管理ツールを導入する
工数管理ツールを導入することで、入力作業が簡単になり、メンバーの負担を削減することができます。
Excelでは、わざわざファイルを開くのが「面倒だ」と感じられてしまいますが、多くの工数管理ツールではワンクリックで入力ができるため、そのような心配がありません。
ブラウザやアプリから入力できるツールが多く、ブックマークなどに登録をしておけばすぐにアクセスすることが可能です。また、入力を忘れた際にはアラートが届くツールも多く、工数入力の抜け漏れを防ぐことができるでしょう。
工数管理にはTimeCrowdがおすすめ
おすすめの工数管理ツールはTimeCrowdです。
▼TimeCrowdの特徴
- タスクの開始と終了時にボタンを押すだけのシンプルな操作性
- レポート画面から稼働時間（人件費）をひと目で確認できる
- 導入社数4,000社以上の実績と安心のアフターサポート
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携をすれば、カレンダーの予定から自動で打刻をすることが可能です。
また、ブラウザ・アプリ・Chrome拡張機能から操作ができるため、すぐにアクセスができて、ツールが形骸化する心配がありません。
下記のように「どのタスクに・どれくらい時間をかけたのか」を把握できるため、プロジェクトごとの収支管理に役立てられるでしょう。
最初の2週間は無料でお試しいただけます。少しでもご興味のある方は下記のサービス資料より詳細な機能や料金プランをご確認ください。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロードまた、導入企業様の事例は下記記事からご確認ください。
▼そのほか、おすすめの工数管理ツールは下記記事を参考にしてみてください
工数入力の意義・メリットを共有する
工数管理に取り組む際には、意義やメリットをチームメンバーにしっかりと説明しましょう。
工数入力を行うことで、集計したデータをもとにプロジェクトごとの人件費（利益）を正しく把握することができます。たとえば必要以上の工数がかかっていれば、タスクや人員数を見直したり、クライアントに追加料金の見積をしたりなど、対応策をとることができるでしょう。
タスクを見直すことでプロジェクトの進行に余裕を持つことができるため、メンバーの働き方を改善することにも繋がります。
そのような意義やメリットを説明することで「工数入力の大切さ」を納得してもらうことが重要です。
工数入力の管理を徹底する
工数入力の環境を整えて、取り組む意義やメリットを共有したら、あとは日々の管理を徹底するのみです。
重要なポイントは「管理の責任者を決めること」「入力の抜け漏れがないように日々声がけをすること」です。朝礼や終礼でアナウンスをしたり、入力を忘れているメンバーがいたら個別で声をかけたりなど、とにかく入力を徹底させる姿勢が重要になります。
ある程度はツールなどの仕組みで解決できる部分もありますが、「入力しなくても大丈夫」という雰囲気を組織全体で作ってしまうと修正をするのがなかなか難しいため、地道にアクションをすることが重要です。
まとめ
適切な工数入力を浸透させることで、より正確な工数管理を実現できます。正しい実工数データは、次のプロジェクトで工数見積をする際の参考になるため、組織全体の資産として活用することができるでしょう。
工数入力を定着させるには、入力の負担が少ない工数管理ツールを導入するのがおすすめです。Excelで工数管理に取り組んでしまうと、入力をするためにファイルを開くのが面倒に感じられてしまい、なかなか入力作業を定着させることができません。
まずはTimeCrowdのような、ワンクリックで工数入力ができるシンプルな操作性のツールを試してみてはいかがでしょうか。すでにExcelでの工数管理に取り組まれている企業様でも、スムーズに移行ができるように弊社が徹底的にサポートさせていただきます。
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