稼働管理とは、メンバーの勤務時間や作業量を把握して管理することを意味します。
稼働管理を行うことで、スケジュールの遅延を防止したり、業務時間や作業量の偏りを解消したりすることにつながります。
この記事では、稼働管理の重要性や管理を行う際のポイントについて解説します。
また、稼働管理を行う際には、専用のツールを導入するのがおすすめです。ツールの選び方についても解説いたしますので、ぜひ参考にしてください。
稼働管理とは
稼働管理とは、メンバーの作業時間や勤務時間を把握して、適切に管理を行うことです。稼働状況を把握することで、プロジェクトをスケジュール通りに進めることができます。
稼働管理は、もともとは製造業の現場で「機械設備が計画通りに動作しているかを確認すること」を意味する言葉でしたが、現在ではそこから転じて人材管理の場面で用いられることが多いです。
主にプロジェクトリーダーや管理職の立場にいるメンバーが「誰が・どの業務に・どれくらいの時間をかけているのか」を把握する際に行います。
稼働管理が重要な理由
稼働管理が重要視されるのは、主に下記の3つ理由からです。
- スケジュール通りにプロジェクトを進めるため
- 生産性を向上させるため
- 業務負荷の偏りを軽減するため
スケジュール通りにプロジェクトを進めるため
適切な稼働管理を行うことで、スケジュール通りにプロジェクトを進めることができます。
「誰が・いつ・どこで・何をしているのか」がわからない状態では、タスクの進捗状況を把握しづらくなります。また、突発的に生じたタスクを「誰に依頼するべきか」という判断も難しくなるでしょう。
一方で、メンバーの動きを詳細に把握できれば、不測の事態が発生した場合でも臨機応変に対応することができます。小さなトラブルであればすぐに対応をすることで、スケジュールの遅延を防ぐことが可能です。
生産性を向上させるため
稼働管理は、メンバーの生産性向上にも役立ちます。
時間がかかりすぎているタスクを特定し、解消することで、残業時間を削減したり、より時間を割くべき業務に集中できるようになります。そのためには、メンバーのシフト（勤務時間）だけでなく、各工程やタスクごとにかかった所要時間を計測することが重要です。
TimeCrowdのような工数管理ツールを活用することで「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を可視化することができます。
稼働時間を可視化することで、一人ひとりが時間を意識して業務に取り組むようになり、さらに生産性を向上させるきっかけにもつながります。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード業務負荷の偏りを軽減するため
業務時間が可視化されることで、メンバーそれぞれの稼働時間や業務負荷を分析することができます。
業務時間が長いメンバーには業務量が集中している可能性があるため、業務の割り振りを見直して、業務負荷の偏りを軽減します。業務負荷を軽減することで、メンバーの健康状態を保ち、さらなる生産性の向上が期待できるでしょう。
また、業務の属人化を防ぐことにもつながるため、急な欠員が出てもリカバリーがしやすくなり、プロジェクトの遅延を防げるという点もメリットです。
メンバーや取引先との信頼関係を構築するため
稼働管理は、関係者との信頼関係を構築するためにも重要な取り組みです。
プロジェクトをスケジュール通りに進行し、納期を遵守することができれば、取引先との信頼関係を構築できます。
また、適切に稼働管理をして生産性向上や業務負荷の解消に役立てることができれば、メンバー・マネージャー・会社との信頼関係の構築にもつながります。
稼働管理の方法
稼働管理を行う際には、管理表を作成したり、ツールを導入したりして進めます。
稼働管理を行う下記の方法について、具体的な手法やメリット・デメリットを解説します。
- 手書きの管理表で管理する
- エクセルやスプレッドシートで管理する
- 稼働管理ツールを導入する
手書きの管理表で管理する
手書きの管理表はアナログな方法ではありますが、ITツールなどが必要ないため、導入しやすいというメリットがあります。
管理表に手書きで入力をしたり、1日の終わりに日報という形で提出をさせたりするのが主なやり方です。
ただし、手書きの場合はデータの集計や分析がしづらいというデメリットがあります。
また、管理表を一度紛失してしまうとデータを復元することができなくなります。とくに手書きの入力に慣れてないメンバーだと、入力自体が負担となる可能性がある点もデメリットとして挙げられます。
エクセルやスプレッドシートで管理する
エクセルやスプレッドシートで稼働管理を行う方法もあります。
すでにMicrosoft OfficeやGoogle Workspaceを導入している企業であれば、別途ツールを導入する必要がないため、導入のハードルが低いという点がメリットです。
ただし、エクセルの場合は複数人で同時に編集ができないというデメリットがあります。また、複雑な関数を使う場合、修正が必要になった時に関数がわかる人がいないと対応ができないという点もデメリットです。
▼エクセルで工数管理を行う方法については下記記事で解説していますので、あわせて参考にしてください
稼働管理ツールを導入する
稼働管理を行う場合には、専用のITツールを導入するのがおすすめです。
稼働管理に特化した機能が備えられているため、データの入力から集計までを一気通貫で行うことができます。
工数管理ツールTimeCrowdでは、タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を可視化することができます。
記録したデータは、下記のようなレポート画面からリアルタイムで確認ができます。メンバーごと・チームごと・タスクカテゴリごとの所要時間（人件費）を確認することで、ボトルネックとなるタスクをすぐに特定できます。
▼TimeCrowdのレポート画面
また、Google カレンダーやOutlook カレンダーと連携することで、スケジュールをもとに自動で打刻をすることも可能です。工数入力の負担を最小限に抑えることで、メンバーに負担をかけず、稼働管理を取り入れることができます。
TimeCrowdは累計4,000社以上の企業様で導入いただいています。少しでもご興味のある方は下記のサービス資料から、詳細な機能や料金プランをご確認ください。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード稼働管理ツールの選び方
稼働管理ツールを選ぶ際には、下記の観点からツールを比較検討しましょう。
- 予算に合うか
- 自社のプロジェクトやビジネス形態に適しているか
- 自社の業務フローに適しているか
- 機能が多すぎる・少なすぎるといったことがないか
- 簡単に操作ができるか
- クラウド／オンプレミス
まずは「現時点でどのような稼働管理を行っているのか」を社内で確認する必要があります。また、稼働管理を行う目的を明確にしたうえで、その実現につながるツールを選ぶことが重要です。
オーバースペックや機能不足なツールを導入しないように、どのような機能が必要になるのかを洗い出します。複数のベンダーから、資料や見積もりを取り寄せて比較検討することをおすすめします。
稼働管理を行う際のポイント
稼働管理を行う際の、下記のポイントについて解説します。
- 管理する項目・対象を明確にする
- 稼働の入力負荷を考慮する
- 稼働管理の意義について理解を得る
管理する項目・対象を明確にする
1つ目のポイントは、管理する項目や対象を洗い出して明確にすることです。
管理する項目や対象を明確にしておかないと、確認する項目が多岐に渡るため、管理が煩雑になります。
また、部署やチームで稼働管理の項目や方法がバラバラでは、組織全体で稼働データの収集や分析がしづらくなる点にも注意が必要です。部署間・チーム間・会社全体で、管理項目や管理方法を統一することが重要です。
稼働の入力負荷を考慮する
2つ目のポイントは、稼働状況を入力する際の負荷を最小限に抑えることです。
稼働管理を行うためには、メンバー本人に稼働状況を入力してもらう必要があります。入力するフォームやツールが使いづらい場合、入力作業に負荷がかかり、かえって生産性が落ちてしまう可能性があるため注意が必要です。
入力項目が細かすぎる場合には、入力作業に負担がかかり、稼働管理が形骸化してしまう可能性があります。メンバーにかかる負担を最小限に抑えられる方法で管理を行うことが何よりも重要です。
稼働管理の意義について理解を得る
3つ目のポイントは、メンバーに対して稼働管理の意義を説明し、理解や同意を得ることです。
ただ稼働状況を入力・報告させるだけでは、メンバーは監視されているような気分になってしまう可能性があります。稼働管理の意義やメリットについて、しっかりと説明を行い、理解を得ることが重要です。
また、稼働管理を行ったあとに、フォローが必要そうなメンバーがいた場合には迅速な対応が求められます。メンバーから意見や提案があれば、柔軟に受け入れて検討することも必要です。
稼働状況の把握にはTimeCrowdがおすすめ
プロジェクトをスケジュール通りに進行したり、メンバーの業務量を適切に把握するためには、稼働状況の管理が欠かせません。
稼働管理を行う際には、入力作業や管理作業にかかる負荷を最小限に抑えたうえで導入ができる、最適なツールを選びましょう。
稼働管理ツールとして“工数管理ツール”を導入することもおすすめです。工数管理ツールではタスクごとの作業時間を把握できるため、勤怠管理ツールやシフト管理ツールよりも詳細に、メンバーの稼働状況を把握できます。
業務における一人ひとりが抱える課題や、組織全体の課題を特定することにもつながります。
簡単な操作で工数管理を行いたい場合には、TimeCrowdがおすすめです。
タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで、タスクごとの所要時間を計測することができます。記録したデータは自動で集計・可視化されるため、管理の手間がかからない点がメリットです。
TimeCrowdは、システム開発・Web制作・コンサルティング・士業などのプロジェクト型ビジネスの企業様を中心に、累計4,000社以上の会社でご活用いただいています。
少しでもご興味のある方は下記のサービス資料から、詳細な機能や料金プランをご確認ください。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード
