レンタルサーバー「ロリポップ！ byGMOペパボ」やネットショップ作成サービス「カラーミーショップ byGMOペパボ」など、クリエイターの表現活動を支援するインターネット事業を手掛けるGMOペパボ株式会社。今回は経営管理部・総務グループに所属する吉内 眞紀様にお話を伺いました。

以前まで、同社では社内の工数管理にGoogle スプレッドシートを活用していたそうです。しかし、データの集計やグラフの作成に時間がかかっていたという背景から、工数管理ツール「TimeCrowd」を導入していただきました。

その結果、工数管理の負担を軽減することに成功。「どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」をリアルタイムで確認することで、業務改善に着手するべきボトルネックをいち早く特定できるようになりました。

今回は、吉内様にTimeCrowdを導入した背景やその効果についてお伺いしました。社内の業務管理に課題を抱える企業様はぜひ参考にしてみてください。

■プロフィール

吉内 眞紀様
経営管理部・総務グループ

TimeCrowd導入前の課題

• 工数データを表計算ソフトで記録していたが、データの集計やグラフの作成に時間がかかり、管理作業が後回しになっていた

TimeCrowd導入後の効果

• 工数データの集計・可視化を自動で行えるようになった
• 業務状況をリアルタイムで確認できるようになり、業務改善に着手するべきボトルネックをいち早く特定できるようになった

表計算ソフトでは、工数データの集計に時間がかかっていた

──最初に貴社の事業内容について教えてください。

GMOペパボ株式会社では、創業サービスの「ロリポップ！ byGMOペパボ」をはじめとするホスティング事業、ネットショップ作成サービス「カラーミーショップ byGMOペパボ」やオリジナルグッズ作成・販売サービス「SUZURI byGMOペパボ」などのEC支援事業、国内最大級のハンドメイドマーケット「minne byGMOペパボ」を展開するハンドメイド事業など、個人から企業まで幅広い層に向けたクリエイターを支援するインターネットサービスを展開しています。

今回のTimeCrowd導入は経営管理部が主管となり進めました。私の所属する経営管理部 総務グループでは、社内に在籍する約500名のパートナー（従業員）に対して、ワークプレイスの企画・改善や社内イベントの開催・運営、社内外からのお問い合わせ対応などを通じて、働きやすい環境づくりに取り組んでいます。

──TimeCrowdを導入したきっかけを教えていただけますでしょうか？

もともとはGoogle スプレッドシートで工数データを収集していました。メンバーに業務内容や作業時間、一言コメント（日報）を記録してもらうという運用でした。

しかし、記録されたデータを管理者が集計してグラフとして可視化することに時間的なコストが発生しており、課題に感じていました。管理者は工数管理の他にも複数の業務を抱えているため、どうしても集計作業の優先順位が下がり、先延ばしになっていたのです。

このままでは良くないと感じたため、TimeCrowdのように工数データを簡単に集計できるツールを探していました。

自動で工数レポートを作成できるTimeCrowdを導入

──数あるツールのなかでもTimeCrowdを導入していただいた理由を教えてください。

記録された工数データをもとに、自動でレポート作成できることが導入を決めた一番の理由です。

TimeCrowdではレポート画面から「どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」をリアルタイムで確認することができます。データの集計や可視化のために時間をかけずに済むという点は非常に魅力的でした。

▼参考：TimeCrowdのレポート画面

また、工数入力を柔軟に行えることも理由のひとつです。

業務内容や作業時間の入力は、どうしてもメンバーに負担をかけさせてしまうものです。そのため、できるだけ入力負担の少ないツールが理想的だと考えていましたので、ワンクリックで打刻ができるという点は嬉しいポイントでした。

その他にも、工数管理に特化したサービスなので費用が高すぎないことや、クラウドサービスであるためすぐに運用を開始できることなどが導入の決め手になりました。

業務改善に着手するべき“ボトルネック”をいち早く特定できるようになった

──実際にTimeCrowdを導入してみて、効果は感じられていますでしょうか？

「どの業務に時間をかけているのか」をリアルタイムで確認できるため、業務改善に着手するべきボトルネックをいち早く特定できるようになりました。

たとえば私が業務改善の支援をしていた法務グループでは「社外対応」に時間をかけていることが判明しました。その内訳を確認すると、主に「電話」や「書類」経由でのお問い合わせ対応に時間がかかっていました。そのため、電話経由のお問い合わせに関しては外注を依頼している一次受けの方に「もう一歩踏み込んだ回答をいただけませんか」とお願いをしたり、書類経由のお問い合わせに関しては必要最低限の返信に留めることを周知したりするなど、関係各所にアプローチをして業務改善に取り組むことができました。

客観的な数値データがあるからこそ、外部の方も含めて状況の理解や改善への協力を得られやすくなりました。

──その他にも、貴社ならではの活用方法があれば教えてください。

TimeCrowdで業務内容を記録し始めたことで、メンバーがお互いの業務についての理解を深めることができました。

たとえば総務グループでは、「パートナー対応」というカテゴリーでの業務記録が目立っていました。そこで「具体的にどのような業務があるのか」を洗い出したところ、たとえば入館証を忘れたパートナーへの対応や備品の貸し借りへの対応など、細かい業務が多くあることがわかりました。「なるほど、そういう業務もあったのね」と気づかされたことも多くお互いの業務について理解を深めるきっかけとなりました。

工数入力の定着には、事前準備と地道な努力が欠かせない

──導入にあたってハードルに感じた部分はありませんか？

実は、導入前は「なぜ導入をするのか」という疑問の声がパートナーから挙がっていました。しかし、管理者側が「業務改善をして、みんながスキルアップに取り組むための時間を増やしたい」という目的を共有したところ、納得してもらえました。

工数データの入力はパートナーに負担をかけてしまう側面もありますが、それ以上に活用のメリットが大きいことや、TimeCrowdでの入力作業は簡単で負担が少ないことなどを重点的に伝えるようにすることで導入に至ることができました。

──工数入力を定着させるために取り組んだことがあれば教えてください。

対象のパートナーには、わかりやすい利用者向けのマニュアルを作成しました。自身のチームメンバーには、記録を忘れないように日頃からリマインドすることを心がけています。具体的には、主に朝会や夕会の場で、業務改善プロジェクトの責任者が「記録をしよう」と促しています。地道な取り組みではありますが、工数入力を定着させるためにはこのような声掛けが一番重要だと感じています。

TimeCrowdはDXの推進を検討している企業にもおすすめ

──TimeCrowdはどのような企業様におすすめでしょうか？

工数データの管理（集計や可視化）に、負担を感じられている企業様におすすめです。

また、社内業務のDXを検討されている企業様で「誰が・いつ・何をしているのか」を正確に把握できていない場合にも有効かと思います。

多くの現場では、特定のメンバーしか把握できていない「名もなき業務」があると思っています。なかには削減したほうが良い業務もあれば、お互いに助け合ったほうが良い業務があるはずです。実際に工数データを取得して分析してみることで、このような業務を特定して、改善につなげることができます。

弊社としても、取得したデータは大切な資産として蓄積していきます。今後はさまざまな角度から分析をして、中長期的に活用の幅を広げていきたいです。

編集後記

GMOペパボ様のように「工数データの集計に時間がかかり、管理が形骸化してしまっている」と悩む企業様は数多くいらっしゃいます。とくに表計算ソフトで管理をしている場合には、手作業が必要で、なかなか手が回らないというのが実情でしょう。

TimeCrowdでは、工数データを自動で集計して、グラフとして可視化することが可能です。「誰が・いつ・何をしたのか」や「どの業務に・どれくらい時間をかけたのか」というデータを、リアルタイムで確認することができます。

また、工数入力はタスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけなので、メンバーにも負担がかかりません。Google カレンダーやOutlook カレンダーと連携をすれば打刻作業を自動化することも可能です。

ExcelやGoogle スプレッドシートで工数管理を行っている企業様には、TimeCrowdへの工数データの移行サポートを無償で行っています。最初の2週間は無料でお試しいただけますので、少しでもご興味のある方は下記のサービス資料から詳細な機能や料金プランをご確認ください。

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