基幹システムとは、生産管理や販売管理などの事業運営には欠かせないシステムのことを意味します。業務効率化や経営状況の見える化に役立つため、導入をご検討されている企業様も多いのではないでしょうか。
本記事では、基幹システムの基礎知識をわかりやすく解説いたします。また、導入のメリット・デメリットについても解説いたしますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
基幹システムとは
基幹システム（mission-critical system）とは、会社経営をしていくうえで重要な「生産」「販売」「売上」などの業務管理を行うためのシステムです。
- 生産管理システム
- 販売管理システム
- 在庫管理システム
- 受発注管理システム
- 財務 / 会計システム
- 勤怠管理システムなど
事業を運営するうえでは欠かせないデータを管理するため、安定的かつ正確に業務処理を行うことが求められます。
従来までは社内環境に構築する「オンプレミス型」が一般的でしたが、近年では導入コストの低さやテレワークの浸透などの観点から、インターネット環境で利用できる「クラウド型」のシステムが主流になっています。
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ERPとの違い
基幹システムとよく似た言葉に「ERP（Enterprise Resource Planning）」があります。ERPとは元来「ヒト・モノ・カネ・情報といった社内リソースを経営判断に役立てる」という意味です。そこから浸透して社内リソースを一元管理するシステムのことを意味するようになりました。
個別の業務単位でシステムを構築する基幹システムに対して、ERPでは全ての業務管理をひとつのシステムで構築するのが一般的です。そのため、部署や部門を超えたデータをリアルタイムで反映することができます。また、すべての情報を見える化することで適切な内部統制にもつながるでしょう。
一方で、ERPにはさまざまな機能が搭載されているため、自社に不必要な機能まで導入してしまう可能性があります。そもそも導入の目的が「経営状況の見える化」ではなく「特定部署での業務可視化（効率化）」にある場合には、基幹システムを導入しても問題はないでしょう。
▼ERPとは何か、導入のメリットや運用手順については下記記事をご確認ください
業務システムとの違い
業務システムとは文字通り「日常業務で使用されるシステム」のことで、一般的に基幹業務は対象になりません。
代表的なものとしてはチャットツールやスケジュール管理ツールなどが挙げられます。もちろん、これらのシステムでも一時的に停止すると日常業務に支障をきたしてしまいますが、他のツール（メール等）でも代替することは可能であり、企業経営に大きな損失をもたらすほどの影響はありません。
このように基幹システムと業務システムの間には、企業経営において「どの程度の影響がある業務を対象にするのか」という違いがあります。
情報系システムとの違い
情報系システムとは、社内外のコミュニケーション・スケジュール管理・事務作業の効率化などを目的にしたシステムです。先述した「業務システム」と類義語で用いられます。
業務システムと同様に、多くの場合は一時的に停止しても他のシステムで業務を代替することが可能です。
■基幹システムと業務システム（情報系システム）の違い
- 基幹システム
- 目的：経営資源を管理
- 特徴：停止すると企業経営に支障をきたす
- 代表例：生産管理・販売管理・在庫管理・受発注管理・財務/会計・勤怠管理システム
- 業務システム（情報系システム）
- 目的：通常業務を効率化
- 特徴：停止しても代替ツールで対応可能
- 代表例：チャットツール・スケジュール管理ツール・Web会議ツール
基幹システムを導入するメリット
基幹システムを導入するメリットについて解説いたします。
業務効率化を進められる
基幹システムの活用は、業務の効率化につながります。
たとえば会計システムであれば、取引先データを入力するだけで自動で仕訳がされるため、簿記や高度な会計知識を必要としません。また、会社のクレジットカードを利用した経費申請であれば、自動でデータが入力されるため、1件ずつ入力を行う手間を省くことができます。
このように多くの基幹システムでは、これまでの手動作業を自動化することで、人的コストの削減やヒューマンエラーの防止につなげることができます。本質的な業務（売上につながる業務）により時間を割けるほか、残業時間の抑制にも貢献するでしょう。
業務標準化を実現できる
基幹システムを導入することでデータの管理方法が統一されるため、業務の属人化を防ぐことができます。誰が・いつでも・同じように作業をこなせるようになれば、担当者の休暇や退職があった際にも安心して業務を引き継ぐことができるでしょう。
ただし、このような脱属人化（＝業務標準化）を進めていくには、基幹システムを導入するだけではなく、システムへの入力ルールやフローを徹底することが重要です。導入時にマニュアルを整備したり、定期的にフォローアップをしたりする必要があるため、その点には注意をしましょう。
経営状況を見える化できる
基幹システムを導入することで、売上や財務状況などの経営判断に必要となるデータをリアルタイムで確認することができます。
経営層や管理者が、日単位・週単位の売上状況を正確に把握することで、瞬時に新たな打ち手を検討することが可能です。市場の変化が激しい現代社会において、素早い意思決定はビジネス上の強みにもなり得るでしょう。
基幹システムを導入するデメリット
一方で、基幹システムを導入するにはいくつかのデメリットも存在します。
システム停止のリスク
基幹システムでは企業経営において重要な情報を取り扱うため、障害が発生すると業務自体がストップしてしまうリスクがあります。そのため、セキュリティ性の高いシステムを導入したり、日頃から保守運用をしたりなど、万全な取り組みが欠かせません。
導入をして、ただ運用をするだけではなく、障害やトラブルを未然に防ぐ仕組みづくりが重要になります。
導入のハードルが高い
基幹システムの導入では、既存の業務プロセスやフローの変更が必要になる可能性があります。そのため、部署や部門からは導入自体に反対の声が挙がることも少なくありません。
導入を進める経営陣は、基幹システムを導入する目的や意義を現場にきちんと説明し、組織内にどのようなメリットをもたらすのかを理解してもらうことが重要です。
また、ITシステムに対して抵抗を感じる従業員にとっては、基幹システムを正しく取り扱うのは容易なことではありません。基幹システムではデータの正確性が重要になるため、使い方やルールに関する取り決めや研修の時間を設けるようにしましょう。
基幹システムの種類
基幹システムの代表的な種類について解説いたします。
- 生産管理システム
- 販売管理システム
- 在庫管理システム
- 受発注管理システム
- 財務 / 会計システム
- 勤怠管理システム
生産管理システム
生産の計画・仕入・納期・品質・原価など、製品を生産する工程を管理するシステムです。主に製造業で利用されるケースが想定されます。
かつては、MRP（資材所要量計画）や必要工数などは、エクセルなどの表計算ソフトで管理をするのが一般的でした。しかし、表計算ソフトでの管理は複雑になりやすいため、作業自体が属人化しやすく、リアルタイムでの状況把握が難しいというデメリットがあります。
生産管理ステムを活用することで、情報をリアルタイムで把握して計画に基づいた生産管理を実現します。また、製造原価を正しく把握してコスト管理を実施することで、利益率の向上や赤字プロジェクトの防止に役立てることもできます。
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販売管理システム
販売管理システムは、販売業において必要な見積や売上などの販売に関する情報を管理するシステムです。「誰に・どの製品を・いつ・どこで・いくつ・いくらで販売したのか」という情報を取り扱います。
販売管理では、商品名・商品コード・販売価格・原価・在庫状況などの情報を入力する必要があります。システムを導入することで、これらの入力作業を自動化できるため、業務効率化や入力ミスの防止につながります。
在庫管理システム
在庫管理システムは、製品の在庫数・種類・保管場所などを管理するシステムです。在庫検索・棚卸・在庫調整などに関する機能を備えています。
製造業にとって、在庫管理は利益を底上げするための重要な取り組みです。余剰在庫や欠品が生じてしまうと、顧客に製品を提供することができず、売上を創出する機会を失ってしまうでしょう。
リアルタイムの在庫状況を正確に把握するためには、在庫管理システムがもはや欠かせない存在になります。
受発注管理システム
受発注管理システムは、製品の受注と発注を管理するシステムです。販売管理システムや在庫管理システムと連携して活用するのが一般的です。
かつては受発注業務といえば、電話・FAX・メールなどで送付される注文内容をExcelなどの表計算ソフトで管理をするのが主流でした。しかし「繁忙期には人手が不足してしまう」「取引先が多くなり管理が煩雑になってしまう」「入力ミスが増えて正しくデータ管理ができない」などの問題が、多くの企業で発生しています。
受発注システムを導入することで、入力業務の簡素化（自動化）を行い、注文伝票を書き起こすなどの手作業の業務を削減することが可能です。
財務 / 会計システム
財務・会計システムは、財務諸表を作成するためのシステムです。売上や経費などのデータを入力して帳票や決算書類の作成業務を行い、経理作業の効率化を実現します。
財務や会計に関するデータを一元管理することで、スピード感を持って会計処理業務に取り組むことができます。また、リアルタイムで自社の経営状況や財政状況を把握できるため、経営判断の重要なヒントとしても活用できます。
勤怠管理システム
勤怠管理システムは、従業員の出勤時間や退勤時間などを記録して、給与管理をするシステムです。最近では、人事評価システムの機能を備えて、人事考課や異動などを管理できるシステムも増えています。
また、テレワークや働き方改革などの普及に伴い、自宅でもスマホで打刻ができるシステムや残業超過のアラートを表示するシステムなど、ワークスタイルに合わせたシステムも数多く見られます。
基幹システムを導入する流れ
基幹システムを導入する前の流れについて、段階ごとに解説をいたします。
- 導入目的の明確化
- 導入チームの選定
- 要件定義
- テスト導入〜運用
STEP1：導入目的の明確化
まずは「何のために基幹システムを導入するのか」という導入目的を明確にすることが重要です。
目的を明確化する際には、現状の業務においてどこに課題が発生しているのかを把握します。たとえば「会計業務において作業時間が長く残業が発生している」「売上や在庫管理において入力ミスが多い」といった課題が挙げられます。
これらの課題を解決できる基幹システムを選定して、導入形態やベンダーの選定を行います。
STEP2：導入チームの選定
基幹システムの導入は、実際に保守運用に携わるシステム担当者や、操作をすることになる従業員を巻き込み、チームとして推進していきます。
現場の従業員が操作に違和感を感じてしまうと、なかなか入力作業が浸透せずにシステムが形骸化してしまいます。また、基幹システムのなかには別のシステムとの連携が必要になるものもあります。特定の部署や部門で推進するのではなく、必ず関係者一同で取り決めて進めましょう。
STEP3：要件定義
システムを導入する際には、要件定義が欠かせません。要件定義とは「システムで実装する機能を明確にすること」です。
要件定義ができなければ、目的とは異なるシステムを導入してしまったり、本来必要となる機能を導入できなかったりする可能性があります。要件に基づいたシステムを導入するためにも、必要な機能はすべて洗い出したうえで、優先順位をつけて要件を定義しておきましょう。
また、要件以外にも下記については事前に検討しておくことをおすすめします。
- 導入責任者
- 導入スケジュール
- 予算（初期費用・ランニング費用）
- 契約形態や支払い条件
- 情報の取り扱いに関する取り決め
STEP4：テスト導入〜運用
要件定義が済んだら、システムを選定して導入を行います。ベンダーによっては2週間〜1ヶ月程度のトライアル期間が設けられている場合もあるでしょう。
トライアルを利用しテスト運用を行い「なにかトラブルが発生していないか」「当初の課題が解決されているか」を確認してみてください。
問題がなければ本的的に基幹システムを導入します。なお、システムは導入して終わりではなく、現場の利用状況やニーズを定期的に調査して、フローやプロセスの改善を続けることが重要です。
基幹システムを導入する際のポイント
最後に、基幹システムを選ぶ際のポイントについて解説いたします。
業務に必要な機能を搭載しているか
自社の業務を遂行するために「必要なシステムを搭載しているのか」を確認しましょう。業界や業種、または企業ごとに独自の慣習や業務ルールがあり、システムを導入しただけでは活用できない可能性があります。
また、システムによって利用できる人数・情報量・環境などが異なります。自社の業務状況に照らし合わせたうえで、最適なシステムを選定しましょう。
現場で活用できるか
基幹システムは導入をしても、現場で活用できなければ意味がありません。
作業画面のユーザーインターフェースを確認して、操作性に問題がないかをチェックしてから導入をしましょう。
また、経営状況の見える化を実現するためにはレポート機能の使いやすさが重要です。単純に「高機能なシステムだから」という理由で選ぶのではなく、活用シーンをイメージしたうえで現場に浸透するシステムを見極めてください。
セキュリティレベルが十分か
基幹システムの多くは、顧客や従業員の個人情報などの機密性が高い情報を取り扱います。
情報漏洩が発生してしまうと法的な責任を問われてしまう可能性や、顧客からの信頼を失ってしまう恐れがあるでしょう。
そのため、システムのセキュリティレベルに関してはあらかじ確認しておく必要があります。データの暗号化や外部からのサイバー攻撃への対策など、十分な対策があるのかをチェックしましょう。
安定して稼働するか
基幹システムは、停止してしまうと経営活動に大きな影響を及ぼします。業務をストップさせないためにも、安定した稼働ができるのかを確認しましょう。
たとえばクラウド型の基幹システムの場合、他のテナントでのアクセス負荷が大きくなると、自社のシステムの処理速度にも影響を及ぼす可能性があります。
基幹システムを導入する際には、ベンダーの担当者に安定性の担保に関してどのような対策を講じているのかを聞くようにしましょう。また、仮にトラブルが発生した際にすぐにお問い合わせができるか（例：日本語対応をしているか、電話対応をしているか）なども、あわせて確認しておくと良いでしょう。
基幹システムを導入して業務の効率化を加速させよう
本記事では、基幹システムの基礎知識について解説しました。
基幹システムは、会社を経営していく上で重要な基盤となる「会計」や「販売管理」「売上管理」といった業務を効率化するシステムです。
導入することで基幹業務の効率化を実現して、生産性の向上やヒューマンエラーの削減、そして経営状況の見える化を実現します。導入する目的を明確にしたうえで、自社の課題や状況とマッチしたシステムを選定しましょう。
