本記事では、スケジュール管理が苦手な方に向けて、管理ができない主な原因と対処法について解説いたします。
あわせてスケジュール管理に役立つおすすめのツールをご紹介いたしますので、ぜひ参考にしてみてください。
スケジュール管理ができないことで起こる問題
スケジュール管理ができないことで、さまざまな問題が起こります。
気持ちに余裕がなくなる
スケジュール管理ができなければ、業務に追われる日々が続いてしまいます。
気持ちに余裕がなくなり、他のメンバーやプライベートの知人にも迷惑をかけてしまう可能性もあるでしょう。
些細なミスを連発してしまい、さらにタスクの進捗を遅れさせてしまう可能性も考えられます。
チームの生産性が低下する
タスクの進捗が遅れてしまうと、他のメンバーがフォローに回ることになり、チーム全体の業務量が増加してしまいます。
また、急には人員を割り当てられない場合もあり、外部から人員を補充することによって、人件費を膨らませてしまう可能性もあるでしょう。
ひとりのスケジュール管理ミスが、チーム全体の生産性を低下させてしまう場合もあるのです。
スケジュール管理ができない・苦手な原因
スケジュール管理が苦手な場合、主な要因は2つあると考えられます。
スケジュール管理ができるようになるためには、まずは原因を探ること。ここでは「個人」と「職場環境」の2つの原因について解説いたします。
個人の原因
まずは個人の原因についてです。
タスクを把握できていない
自分が抱えているタスクを把握できていないことが、スケジュール管理ができないひとつの原因として考えられます。
「いつまでに・何を終わらせる必要があるのか」を明確にしなければ、最悪の場合は遅れが生じてしまうこともあるでしょう。
まずは、TrelloやJootoなどのタスク管理ツールやメモ帳などを活用して、自分が抱えているタスクの内容と期日を整理することから始めてみてください。
▼おすすめのタスク管理ツールは下記記事をご参照ください
優先順位をつけていない
仕事の優先順位を意識していないと、すぐに終わらせるべきタスクを後回しにしてしまい、チームに迷惑をかけてしまうことがあるでしょう。
いわゆる“段取りが悪い”と言われてしまうのは、ほとんどがこのケースに該当します。
「緊急度」と「重要度」の2軸から優先順位をつけて、タスクに取り掛かることがおすすめです。
▼優先順位のつけ方について詳しくは下記記事をご参照ください
時間を見積もれていない
タスクの所要時間を見積もれていないと、想定以上に時間がかかり、計画が後ろ倒しになってしまいます。「◯◯日までには提出をします」と納期を切ったものの、実際には終わらなかったという経験がある方も多いのではないでしょうか。
日頃から、自分が「どのタスクにどれくらいの時間をかけているのか」を把握することで、タスクの所要時間を正確に見積もれるようになります。
無料で利用できるTimeCrowd（個人版）を導入すれば、タスク開始時にワンクリック打刻をするだけで、簡単に時間管理を行えますので、下記よりぜひお試しください。
時間管理ツール「TimeCrowd」を無料で試す▼おすすめの時間管理ツールは下記記事もご参照ください
コミュニケーションが不足している
仕事を受けるときには「期日」を把握しておく必要があります。一般的には仕事を依頼する側が納期を伝えるケースが多いですが、言及されなかった場合には自分から確認するようにしましょう。
日頃から相手とコミュニケーションが取れていれば、些細なことでも気軽に確認できるものですが、そうでない場合は、遠慮や気後れからなかなか話ができないこともあるかもしれません。
しかし、コミュニケーション不足が原因で仕事に支障をきたすのは非常に勿体ないことですので、ぜひ積極的に交流をして良好な関係値を作ってみてください。
職場環境の原因
つぎに職場環境の原因について解説いたします。
スケジュールを全員で共有できていない
そもそもスケジュール管理を個人の力量に委ねるのには限界があります。少人数のチームであれば問題が起こりにくいかもしれませんが、大人数になるにしたがってスケジュール管理が苦手なメンバーも必然と増えてくるでしょう。
「誰が・いつまでに・何をするのか」を全員で共有する仕組みづくりが欠かせません。ガントチャートなどのフレームワークを活用して、エクセルや専用のプロジェクト管理ツールで管理をするのがおすすめです。
▼ガントチャートの作り方については下記記事をご参照ください
従業員の職務能力を配慮できていない
誰でも同じレベルで仕事を完遂できるわけではなく、人によって得意・不得意はさまざまです。得意な業務を割り当てたほうが、チーム全体の生産性は高まります。
上司やプロジェクトリーダーの人が、従業員それぞれの特性を把握したうえでタスクを割り振るようにしましょう。
【個人編】スケジュール管理を行うコツ
スケジュール管理ができない人でも、コツさえつかめばすぐに改善を図れます。難しいことからではなく、まずは簡単なことから取り入れてみましょう。
期日は余裕をもって設定する
本来であれば「どのタスクにどれくらいの時間がかかるのか」を把握できているのが理想ではありますが、最初のうちはなかなか難しいかもしれません。
その場合は、あえて長めに期日を見積もっておくと後々焦ることがなくなります。無理をして「◯◯日までには提出します」と言ってその期日を過ぎてしまうのと、あえて余裕をもった期日を設定して約束を守るのでは、相手からの印象もだいぶ異なるでしょう。
もちろん早め早めの進捗が求められる現場では、期日を早く設定するに越したことはありません。しかし、基本的には自分の力量やキャパシティを考えて現実的な期日を設定することをおすすめします。
スケジュールの見直しを習慣づける
スケジュールには定期的な見直しが必要となります。最初にスケジューリングしたらそれで終わりではありません。
1日・1週間・1ヶ月と、キリの良いタイミングで進捗状況を確認して、調整をすることでスケジュールの遅れや抜け漏れを防ぐことができます。
また、もし進捗が遅れているタスクがあれば早めに相談をしておきましょう。そうすれば他の人員を割り当ててもらったり、期日を長く設定してもらったりなどの対策を検討できます。
タスクの品質と時間のバランスをとる
「完璧」を追求しすぎると、どうしても時間がかかってしまいます。業務の品質はもちろん重要ですが、スケジュールとのバランスを取らなければなりません。
業務の品質を高めたい場合には、まずは早めに完成をさせること。そして残った時間で品質を高めるための細かい調整を加えるようにしましょう。
【職場編】スケジュール管理がしやすい職場環境づくり
一人ひとりがスケジュールを行うためには、職場の環境づくりも重要となります。スケジュール管理ができない人がいるからといって責め立てるのではなく、チーム内の仕組みに問題がないかを見直すようにしましょう。
報連相をしやすい関係を構築する
1人で仕事の悩みを抱えれば抱えるほど、スケジュール管理は難しくなります。わからない業務や相談事項をすぐに上司や同僚に相談できれば、1人で抱え込む時間が減り、タスクをスケジュール通りに進められるようになるでしょう。
そのためには、普段から仕事の話ばかりするのではなく、挨拶や雑談などをして心理的な壁を取り払う必要があります。
しかし、最近ではテレワークの影響もあってか、なかなか社内での距離感をつかめずに悩んでいる方も多いです。会社側や上司側がコミュニケーションの機会を意識的に作り、良好な関係づくりに取り組む必要があるでしょう。
進捗状況を共有する機会をつくる
テレビ会議でも良いので、定期的に顔をあわせて進捗状況やスケジュール状況を確認してみるのもおすすめです。
確認をする場があると「準備しなければならない」という感情が働き、一人ひとりが自ずとスケジュール管理を行うようになります。
また、チームとしても「誰が」「いま」「どのような状況なのか」を把握することは重要です。もし業務負担が多い、もしくは業務が遅れていることを早期に発見できれば、チーム全体で助け合うこともできます。
スケジュール管理に役立つツールを導入する
スケジュール管理を組織内で取り入れるには、ツールの導入がもっとも手早く正確です。
スケジュール管理に役立つツールを導入する際には「どんな従業員でも利用できそうか」「管理者がひと目で確認できそうか」の2点が重要となります。
ここでは、おすすめのツールをいくつかご紹介いたします。
TimeCrowd
スケジュールの基本は、タスクの所要時間を把握することです。所要時間を正確に把握できなければ、想定以上に時間がかかり、当初の計画どおりに業務を進められなくなります。
そこで、所要時間の計測におすすめのツールがTimeCrowdです。
タスクに取り掛かる際に、タスク内容を選択してワンクリックで打刻をするだけで、簡単に時間計測を行えます。また、レポート画面からは「どのタスクにどれくらい時間をかけたのか」を確認できるので、自分の業務状況を振り返ることも可能です。
法人プランに加入をすれば、チームメンバーの業務状況をリアルタイムで確認することもできます。
「誰が・何のタスクに・何時間かけたのか」がわかれば、従業員のタスクに対する得意不得意を把握することができ、人員配置の参考にもなるでしょう。
現在では、国内3,500社以上の企業で活用されています。少しでも興味のある方は下記資料より詳細をご確認ください。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード 時間管理ツール「TimeCrowd」を無料で試すTimeTree
出典：TimeTree
TimeTreeはスマートフォンでも管理ができるカレンダーツールです。チーム内で予定を共有することで、いつ・誰が・何をしているのかが明確になります。
また、カレンダー内容ごとにチャット機能でコミュニケーションを取れるので、ちょっとした雑談から深い関係性を構築することもできるでしょう。
基本料金は無料ですが、月額300円でツール内の広告を非表示にする「TimeTreeプレミアム」というプランもあります。
▼その他にもおすすめのスケジュール管理ツール（法人向け）は下記記事でご紹介しているので、あわせて参考にしてください
まとめ
スケジュール管理を適切に行うことで、タスクの抜け漏れ遅れを防ぎ、気持ちに余裕をもって業務に取り組むことができます。
もし苦手意識をもつ方がいれば「期日は余裕をもって設定する」「スケジュールの見直しを習慣づける」「タスクの品質と時間のバランスをとる」ことを心がけてみてください。
また、チーム内でスケジュール管理を浸透させたい場合には「報連相をしやすい関係を構築する」「スケジュール管理に役立つツールを導入する」などして、仕組みで解決できるように取り組むと良いでしょう。
