やらなければならない仕事が山積みなのに、やってもやっても仕事が終わらなくて悩んでいませんか？やるべきことばかりで、どこから始めたらいいかわからないなら「なぜ優先順位が付けられないのか」という理由から考えていきましょう。

優先順位が決められるようになると、時間管理が上手になり、やるべきことを完遂できるようになります。この記事を参考にして、やるべきことを選べるようになってください。

優先順位を付けるとやるべきことが整理できる

優先順位、英語ではプライオリティとも言いますが、仕事でもプライベートでもやるべきことに優先順位をつけることは時間を有効に使う上でとても重要です。仕事量は同じなのに仕事が早く、要領がいい人というのは、優先順位のつけ方がうまく、効率よく仕事を片付けています。

優先順位が大切なのは、人はいくつかの仕事を同時進行すると、混乱して余計に時間がかかってしまうから。仕事を複数抱え、同時にやろうとバタバタして、結局仕事を終わらせられないということになってしまうのです。

やるべきことに優先順位をつけて、集中して行うことで段取りが良くなり、仕事の効率が上がります。忙しい人ほど、この方法を体得して時間を上手に使ってください。

やるべきことに優先順位がつけられない理由

やるべきことが複数あるのは、ビジネスパーソンなら当然のことでしょう。しかしそこに優先順位がつけられないのは、理由があります。まずは原因を知ることから始めましょう。

仕事を整理できていない

根本的なことを言うようですが、仕事が整理できない理由に「仕事の意図がわかっていない」ことがあります。つまり仕事の全体像を把握していないために、今自分が担当している仕事が何か理解できていないのです。

仕事はチームワークということを忘れずに、自分の仕事が全体のどの部分で、どのような役割があるのか理解できれば、優先順位がつけやすくなります。

突発的な仕事に対応できていない

仕事が整理できているのに、優先順位がつけられないという人もいます。それは、突発的に入ってきた仕事に対応できていない可能性があります。

仕事では、突然上司から書類作成を頼まれたり、クライアントから連絡があって対応しなければならなくなったりと、突発案件が発生します。それもほぼ毎日のように起こります。せっかく優先順位をつけたのに、突然入ってきた仕事をどこに入れればよいかわからず、やるべきことの順番が崩れてしまうのです。

集中できていない

たくさんある仕事を、1度に終わらせようとしてマルチタスクをしていませんか？現在の仕事のやり方として注目されているマルチタスクですが、1つの仕事に集中できにくいというデメリットもあるのです。

複数の仕事を同時にこなすとは言っても、人ができることはひとつずつ。迅速に、ノーミスでタスクをこなすには、やはり集中力が必要なのです。そのためにも、優先順位をつけることが重要になってきます。

優柔不断な性格や過度の緊張

生来、決めることが苦手な性格の人や、責任に対して過度にプレッシャーを感じる性格の人が少なからずいます。そのような人は仕事に対しても同様で、生まれ持った性格なのでなかなか変えることも難しいでしょう。

しかし、これから紹介するポイントを抑え、考え方とトレーニング、またツールを使うことによって優先順位をつけ、仕事を効率的に進めていくことができるようになります。「自分はできない」と思い込まず、方法をしっかり身につけましょう。

やるべきことの選び方　3つの軸で見る

やるべきことをどう選べばよいのか、見極めていくには3つの軸で見ていく必要があります。以下にひとつずつ説明していきます。

1.重要性

最初に考えるべきは、案件の重要度です。重要性がわかりにくい場合は「これをやらなかったらどんな影響があるか？」を考えてみるといいでしょう。

例えば「3年間通ったクライアントと、やっと契約まで漕ぎつけた。その契約書類は明日までに準備しなければならない」というタスクがあるとします。これをやらなければ「3年間の努力が無駄となり、契約が無効になる」ため、重要度は最も高くなります。

このような視点でタスクの重要性を考えてみると、優先順位がつけられるようになります。

2.緊急性

やるべきことの緊急性とは、仕事に与えられた期日のことです。例えば「明日までに」と上司に言われた会議資料ができていなかったらどうなるでしょう？会議で資料がない、せっかく集まってもらった人々の時間を無駄にするなど多くの悪影響が出ます。

どの仕事にも期日があるはずですから、優先順位をつけるときは必ず締切の日時と、それにかかるであろう時間を見ましょう。引き受ける仕事は、必ず納期を確認することも大切です。

3.単独性

仕事における単独性とは「そのタスクは自分だけで完結するか？」という軸です。営業職でクライアントに見積りを出すという仕事は単独で完結できますが、請求書の処理となると一人では完遂できません。クライアントから届いた請求書は、社内手続きをして経理に依頼し、支払いをしてもらう必要があります。

このように、他部署やチームでやらなければ完結できるかどうか？を軸に、タスクの整理をすると、単独で完遂できない仕事を早めにやらなければならないということがわかります。相手の仕事に「突発的なタスク」を入れることになるので、余裕を持ってお願いしたいところです。

やるべきことを完遂するための方法

優先順位がつけられない理由と、やるべきことを整理する3つの軸がわかったら、いよいよ実践していきましょう。急に身に付くものではありませんが、やっていくうちに時間を効率よく使えるようになっていきます。

優先度の選び方トレーニング

やるべきことを正しく選び、完遂できるようになるには一朝一夕ではできません。人は1日に3万5千回も選択をしているとも言われていますが、それが正しかったかどうかを振り返っているでしょうか？

仕事において優先順位をただしく選べるようになるには、自分で決定したことを振り返ってみることが大事です。決めたことに対して、良かったかどうかを見返し、悪かった点は反省して次に活かしていくと、優先順位のつけ方が上手になっていきます。

やらないことを決める

やるべきことの中で優先度がわかるようになってきたら「今はやらない」ことを決めます。矛盾しているようですが、この「今はやらない」を決めることで、やるべきことに集中することができるのです。

もちろん「今はやらない」だけで、期日に間に合うように必ずやれるように、やらないことは早目に見極めるようにしましょう。

時間を見える化するツールを使う

自分が何にどれだけの時間を使っているか把握していますか？それを見える化してくれるツールを使って、まずは自分の仕事を可視化してみましょう。すると、相手のレスポンスを待っている時間や、相手の出来上がりを待っている時間など、無駄な時間が見えてきます。

チームで仕事をしている場合は特に、誰が何をしているか見えるツールを使えば、そういった「待ち」の時間を減らし、時間を有効に使うことができます。

おすすめのツールは「TimeCrowd」です。自分が何をしたか、わざわざ記録しなくてもデータ記録してくれ、チーム全体が見渡せます。効率よく仕事を割り振ることもでき、必要があればレポート機能で自動集計し、データ分析も可能。

過去を振り返って見ることもできるので、定期的に見直しすこともできます。優先順位をつけるトレーニングや、チームタスクの見える化にとても使いやすいツールです。まずは2週間無料でお試ししてみましょう。

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優先順位を上手につけて、やるべきことを選ぼう

やるべきことが多いビジネスパーソンですが、やるべきことに優先順位をつけ、選び方を変えると仕事がスムーズに捗ります。まずは優先順位がつけられない理由を知り、優先順位の選び方を3つの軸で見ていきましょう。

さらには優先順位を上手につけられるトレーニングや、やらないことを決めるといったコツを掴み、ツールをうまく利用すると、やるべきことに優先順位をつけ、完遂できるようになります。忙しい人ほど、取り入れていただきたい方法です。