やらなければならない仕事が山積みなのに、やってもやっても仕事が終わらなくて悩んでいませんか？やるべきことばかりで、どこから始めたらいいかわからないなら「なぜ優先順位が付けられないのか」という理由から考えていきましょう。
優先順位が決められるようになると、時間管理が上手になり、やるべきことを完遂できるようになります。この記事を参考にして、やるべきことを選べるようになってください。
優先順位をつけるメリット
優先順位、英語では「プライオリティ」とも言いますが、仕事でもプライベートでもやるべきことに優先順位をつけることは、時間を有効に使ううえで非常に重要です。
適切に優先順位をつけることで、以下のようなメリットが得られます。
限られた時間で高いパフォーマンスを発揮できる
優先順位をつけることで、重要な業務とそうでない業務を明確に区別でき、成果に直結するタスクに集中して取り組むことができます。
みなさんの周りでも、業務量は同じなのに仕事が早く、要領がいい人はいませんか？そういう人は優先順位のつけ方がうまく、常に「いま何をするべきなのか」を考えながら業務に取り組んでいます。
その結果、限られた時間のなかでも高いパフォーマンスを上げることができているのです。
スケジュール通りに業務を完遂できる
とくに人手不足の昨今では、複数の業務を同時に進行する人も多いでしょう。すべての業務を同時に、かつ同じ熱量で取り組んでしまうと、キャパオーバーに陥る恐れがあります。
優先順位をつけることで、重要度の高い業務から確実に処理でき、スケジュール通りに仕事を完了させることが可能になります。
このような理由から、とくに現代においては優先順位つけることは非常に重要なことだといえます。
優先順位がつけられない原因
やるべきことが複数あるのは、忙しい現代では仕方のないことです。
優先順位がつけられない場合、下記のような原因が考えられます。
- やることを整理できていない
- 突発的なタスクに追われてしまう
- やるべきことに集中できていない
- 優柔不断な性格や過度の緊張症である
やることを整理できていない
単純にタスク管理ができていないと、やるべきことがわからず、優先順位をつけることができません。
また、組織全体のなかで自分のタスクがどのような役割を果たしているのかを理解できていないと、柔軟な対応ができず、本来急いで行うべきタスクへの対応も遅れてしまいます。
タスク管理ツールを活用して、自分が今抱えているタスクを緊急度順に可視化するなど、継続しやすい整理方法を模索するのがおすすめです。
突発的なタスクに追われてしまう
仕事が整理できているのに、優先順位がつけられないという人もいます。それは、突発的に入ってきた仕事に対応できていない可能性があります。
仕事では、突然上司から書類作成を頼まれたり、クライアントから連絡があって対応しなければならなくなったりと、突発的なタスクが発生します。それもほぼ毎日のように起こります。せっかく優先順位をつけたのに、突然入ってきた仕事をいつ処理してよいのかわからず、やるべきことの順番が崩れてしまうのです。
やるべきことに集中できていない
たくさんある仕事を、一度に終わらせようとしてマルチタスクをしていませんか？現在の仕事のやり方として注目されているマルチタスクですが、1つの仕事に集中しにくいデメリットもあるのです。
複数の仕事を同時にこなすとは言っても、人ができることはひとつずつ。迅速に、ノーミスでタスクをこなすには、やはり集中力が必要なのです。そのためにも、優先順位をつけることが重要になってきます。
優柔不断な性格や過度の緊張症である
生来、決めることが苦手な性格の人や、責任に対して過度にプレッシャーを感じる性格の人が少なからずいます。そのような人は仕事に対しても同様で、生まれ持った性格なのでなかなか変えることも難しいでしょう。
しかし、これから紹介するポイントを抑え、考え方とトレーニング、またツールを使うことによって優先順位をつけ、仕事を効率的に進めていくことができるようになります。「自分はできない」と思い込まず、方法をしっかり身につけましょう。
優先順位をつける方法
やるべきことを見極めるには、体系的なアプローチが必要です。以下の手順で優先順位をつけることで、効率的にタスクを管理できるようになります。
タスクをすべて書き出す
優先順位をつける第一歩は、抱えているタスクをすべて可視化することです。頭の中で考えているだけでは、タスクの全体像を把握することはできません。
まずは、期日や重要度に関係なく、思いつく限りのタスクを紙やメモ帳アプリに書き出しましょう。メールの返信や資料作成、会議の準備、電話対応など、大小問わずすべてのタスクをリストアップすることが重要です。
重要度と緊急度で分類する
すべてのタスクを書き出したら、「重要度」と「緊急度」の2軸から優先順位をつけましょう。
1.重要度
最初に考えるべきは重要度です。重要度がわかりづらい場合は「これをやらなかったらどのような影響があるのか」を考えてみるといいでしょう。
たとえば「3年間通ったクライアントと、やっと契約まで漕ぎつけた。その契約書類は明日までに準備しなければならない」というタスクがあるとします。これをやらなければ「3年間の努力が無駄となり、契約が無効になる」ため、重要度は必然と高くなります。
このような視点から、それぞれのタスクの重要性を考えてみると、優先順位がつけやすくなります。
2.緊急度
次に考えることは緊急度です。具体的には、与えられた期日のことです。たとえば「明日までに」と上司に言われた会議資料ができていなかったらどうなるでしょう？会議で資料がなければ、せっかく集まってもらった人々の時間を無駄にすることになります。
どの仕事にも期日があるはずですから、優先順位をつけるときには必ず締切の日時を確認することが重要です。
期限を明確にする
タスクを分類したら、それぞれの期限を明確にしましょう。
「なるべく早めで」「できるだけ急いで」と、ざっくり伝えられた場合は要注意です。このような曖昧な指示のままでは、優先順位を正しく判断できません。「本当に早い必要はあるのか」「具体的にいつまでに必要か」を必ず確認しましょう。
確認にワンクッション挟むことになりますが、キャパオーバーを防ぐためには重要な工程です。また、自分で設定した期限についても、現実的に達成可能かを見直すことが大切です。
優先順位をつけるときのポイント
優先順位をつけるときには、下記のポイントに注意をしましょう。
- 定期的に振り返りをする
- やらないことを決める
- 完璧主義からの脱却
- 時間管理ツールを使う
定期的に振り返りをする
とくに仕事においては、優先順位を正しく選べるようになるには、自分で決定したことを定期的に振り返ることが大事です。
決めたことに対して「良かったかどうか」「良くなかった場合は、何が問題だったか」を見返して、次に活かしましょう。
やらないことを決める
やるべきことの中で優先度がわかるようになってきたら「今はやらない」ことを決めます。矛盾しているようですが、この「今はやらない」ことを決めることで、やるべきことに集中することができます。
もちろん「今はやらない」だけで、期日には間に合うように、どこかにメモを残しておきましょう。
完璧主義からの脱却
優先順位が付けられない原因の一つに、完璧主義があります。すべてのタスクを完璧にこなそうとすると時間が足りなくなり、どれも中途半端に終わってしまうおそれがあります。
重要なのは「70〜80%の完成度で十分なタスク」と「100%の完成度が求められるタスク」を見極めることです。すべてに全力を注ぐのではなく、タスクの性質に応じて適切な力の配分を心がけましょう。
また、日頃から「決めること」が苦手な人や責任に対して過度にプレッシャーを感じる性格の人も少なくありません。「自分はできない」と思い込まず、方法をしっかり身につけることで、優先順位をつけ、仕事を効率的に進めていくことができるようになります。
時間管理ツールを使う
自分が「何に・どれぐらいの時間を使っているのか」を把握することも重要です。
頭では優先順位がわかっていても、実際は異なる順序で物事に取り掛かってしまうこともあるでしょう。とくにイレギュラー対応やマルチタスクが日常的に発生する仕事の場面では、このような状態に陥る人も少なくありません。
時間管理ツールTimeCrowdを活用することで、タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで、タスクごとの所要時間を計測することができます。各メンバーの業務状況から、チーム全体の状況まで、客観的なデータで確認することが可能です。
▼（例）TimeCrowdのレポート画面
実際に可視化してみることで、想定よりも時間を使っている業務を洗い出すことができます。優先順位と異なる動きをするメンバーがいたら、事情を確認して対策を検討することもできます。
時間管理ツールTimeCrowdは、シンプルな操作性で業務改善に活用できることから、累計5,500社以上の企業様でご利用いただいています。少しでもご興味のある方は、下記のサービス資料から詳細な機能や料金プランをご確認ください。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード優先順位をうまくつけて仕事のスケジュールを管理しよう
昨今では、ビジネスでもプライベートでもやることに溢れており、うまく優先順位をつけられずに困っている人も多いです。しかし、一度落ち着いて「重要度」と「緊急度」の2軸から、取り組む順序を明確にするだけで、目の前のタスクに集中することができます。
また、「やらないことを決める」「定期的に振り返りを行う」ことも重要です。時間管理ツールTimeCrowdを活用することで「誰が•何に•どれぐらい時間をかけているのか」をリアルタイムで可視化することができます。会社内や部署内での業務状況を正確に把握したい経営者や管理職の方は、ぜひご利用を検討してみてはいかがでしょうか。
最初の2週間は無料でご利用いただけます。少しでもご興味のある方は、下記のサービス資料から詳細な機能や料金プランをご確認ください。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード
