「何に時間を使っているのか」を説明できないまま、忙しさだけが続いていませんか？
業務可視化は、小さく始められます。まずは、記録してグラフを作成してみる。それだけで次の打ち手が見えてきます。
同じ「可視化したい」でも、出発点はさまざまです。
近いものを選ぶと、記録したときに出てくるグラフと、次の打ち手が切り替わります。
2割くらいと思っていた「その他」が実は33%あり、中身は会議準備13%・社内調整11%・突発対応9%だった
粗いカテゴリを分解して記録する。まずは2週間、実際の作業単位で打刻してみる。
上位2名で全体業務量の55%を担っていて、残りの5名で45%だった
偏っている業務を洗い出して、担当を組み替える。まず「誰が何をどれだけ」を並べて見る。
同じ「レポート作成」で、所要時間が30分〜3時間と10倍違った
速い人の手順を標準化して、中央値に寄せる。工程ごとの時間で比べるのが早い。
工程Bだけで1案件あたり12.5時間かかっていて、全体の52%を占めていた
時間がいちばん集まっている工程から手順を見直す。まず工程ごとに分けて打刻する。
A〜Dさんの非専門タスクが、合計で月80時間かかっていた
その80時間を専門家にアウトソースする。まず、誰のどの作業が専門外なのかを記録で切り分ける。
「業務を可視化する」と言っても、見えてくるものは様々です。
グラフとして何が出てきて、そこから何が言えて、だから何をするのか。3点セットで見てください。
1日の時間配分と、その偏り。「その他」や「雑務」に大きな塊があれば、そこが次に分解する対象です。
塊の大きいカテゴリを、細かく分けて記録する。まずは自分の2週間から始められます。
誰にどれだけ業務が乗っているか。合計だけでなく、どの業務で偏っているかも見えます。
偏っている業務から担当を組み替える。持ち替えたあとの効果も、同じグラフで確認できます。
同じ作業でも所要時間にばらつきが出ます。手戻りが多い工程や、人によって手順が違う工程が浮かびます。
中央値に近い手順を標準として文書化する。ばらつきの大きい工程から手をつけます。
どの工程に時間が集まっているか。案件ごとの差や、人による差も数字で出ます。
時間のかかっている工程から手順を見直す。工程の切り方をそろえて打刻します。
いつもの水準と、そこから外れた月が分かります。跳ねた月の中身を開けば、どの作業が増えたのかまで辿れます。
突出した月の原因を特定して、手を打つ。効いたかどうかは、翌月の棒が元の水準に戻るかを確かめられます。
可視化から入って、そのあと何をして、どうなったか。
目的の近いものから見てください。
業務改善の第一歩として、まず何にどれだけ時間を使っているかを記録した
記録した業務時間に一人あたりの時給を掛け、コストの視点で業務を見直した
コスト意識が生まれ、改善すべきボトルネックを洗い出せるようになった
工数データを集計し、どの業務にどれだけ時間をかけているかをリアルタイムで見えるようにした
時間のかかっている業務の内訳をたどり、外注先への依頼内容や返信ルールを見直した
業務改善のボトルネックを、早い段階で見つけられるようになった
サービスごとの工数に時間単価を掛け、かかっている人件費を見えるようにした
営業担当が事務作業に月160時間を費やしていると判明し、専任のCS担当を1名採用して分けた
面談化率が35%から60%に改善した
制作現場の作業時間を、プロジェクトごとに記録した
記録をもとに原価と予算に対する粗利を可視化したボードを、社内に公開した
「時間の見える化」をきっかけに、現場の意識が変わり始めた
時間の記録で残るのは「誰が・いつ・何に・どれだけ」の4つ。
この同じデータが、様々な用途で活用でき、データによる組織改善も行っていけます。
時間データは多目的。見方を変えるだけで、それぞれの関心に応えられます。
「誰が・いつ・何に・どれだけ」を、部門や職種を問わず同じ粒度で記録できる唯一の単位。
同じ「時間」という単位を持つことで、組織として次のことが可能になります。
単位が同じだから、チームをまたいで比較できる
どこに何時間投下されているかが見渡せる
直接利益につながらない働きも、時間なら可視化できる
「どの工程に・どれだけ」で記録されているため、異常の検知と原因の特定が1ステップで進みます。
工程Bの時間が想定より長い、と途中で気づく
工程名がそのまま、原因の所在を示している
工程Bの手順や担当を見直して、すぐ手を打てる
同じ記録に単価をかけると、案件ごとの採算が見えます。収益構造ごとの見方は採算管理の特設ページで扱っています。
可視化が続くかどうかは、運用ルールと記録のしやすさで決まります。
まずルールを決めて、自社に合った仕組みを選びましょう。
いつ打刻して、いつ振り返るかを現場に合わせて決める。必要に応じて、ルールから外れた記録を通知で気づけるようにしたり、未分類の記録を振り返りで分類したりします。
ワンクリックの打刻データが自動で集計され、メンバー別・カテゴリ別のグラフになる。集計の手間がなくなります。
カレンダーやチャットとデータを連携し、いつもの予定や作業がそのまま記録になる。記録した時間を、いつものツールへ渡すこともできます。
どの構成が自社に合うか分からない場合は、TimeCrowdにご相談ください。記録が続く運用の作り方から、一緒に設計できます。
まずは、小さく試してみてください。
ツールを入れるかどうかも、そこで判断できます。
まず、自分やチームが何をやっているかを書き出します。粒度は粗くて構いません。抜けはあとから足せます。
何のために測るのかを先に決めます。目的が決まると、記録の粒度とタイミングも決まります。
完璧を目指さず、まずは定例会議の議題に出すところまで。「記録する」で止めず「日常的に使えるようになる」まで進めるかどうかで、続くかどうかが決まります。
ここまでの「記録して、グラフにして、眺める」を、そのまま仕組みにしたツールです。
打刻はワンクリック。集計とグラフは自動で出てきます。
記録はブラウザ・Chrome拡張機能・スマホアプリから。チーム・メンバーごとの単価設定にも対応しています。
TimeCrowdの特徴をもっと見る「何に時間を使っているか」が見えるだけで、次に手を打つ場所は決まります。
TimeCrowdなら、ワンクリックで打刻するだけで、人・案件・カテゴリ別の時間が自動でグラフになります。まずは資料で、自社での進め方をご確認ください。
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