時間対効果とは?重要性や高める働き方・マネジメント方法についてご紹介

時間対効果は、別名「タイムパフォーマンス(タイパ)」とも呼ばれており、近年ではビジネスシーンで新たに重要視されるようになりました。目まぐるしく状況が変化する現代においては、費用対効果と同じぐらい重要だと言われています。

本記事では時間対効果を高める働き方やマネジメント方法をわかりやすく解説します。

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▼タイムパフォーマンス(タイパ)については下記記事もあわせて参考にしてください

時間対効果の意味は?

時間対効果とは、投資した時間に見合う効果があったのかを表す指標のこと。とくにビジネスにおいては、作業時間に対してビジネスインパクトがあったのかを表す場合によく用いられます。

たとえば営業職の事例を挙げると、短時間の商談で大型案件を成約できれば「時間対効果が高い仕事ができた」ということになります。

近年では働き方改革に伴う労働時間の削減から、限られた時間のなかで仕事をすることが求められてきました。時間対効果の高い働き方をすることは、もはや企業成長には欠かせないことであり、経営者だけではなく従業員全員が意識しなければならないことなのです。

時間対効果と費用対効果の違い

時間対効果が「時間」を軸にしているのに対して、費用対効果は「費用(金額・工数・労力などのコスト)」を軸にしています。

つまり費用対効果とは、投資した「費用」に見合う効果があったのかを表す指標のこと。たとえば100万円の費用をかけて、50万円の売上しか上げられなければ「費用対効果は低い」ということになりますが、一方で300万円の売上を上げられれば「費用対効果は高い」ということになります。

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時間対効果を高める方法・働き方

時間対効果を高めるにはタスクに優先順位をつけることや、ポモドーロ・テクニックなどの時間管理術を取り入れる方法が効果的です。ここでは具体的な例として2種類の方法を紹介します。

優先順位を付けてタスクに取り組む

優先順位はそれぞれが取り組んでいるタスクに対して重要度や緊急度を設定し、重要度の高い作業から順番に取り組んでいく方法です。

優先順位をつけるためにはそれぞれのタスクの進行にかかる時間を理解することはもちろん、今やるべきことを従業員が理解しなければいけません。また、マルチタスクを避けて、一つひとつのタスクを順番に進めていくことで時間対効果をより高めることができます。

▼優先順位のつけ方については下記記事を参考にしてください

ポモドーロ・テクニックを意識する

ポモドーロ・テクニックとは、ビジネスや勉強などで効果的と言われる時間管理術のひとつです。

1日の業務を細かいタスクに分割し、25分間の作業と5分間の休憩を1つのサイクルとして繰り返します。一見休憩の頻度が多いように見えますが、こまめに休息を取って緩急をつけることで、結果的に作業に集中する時間を長くとることができます。

ポモドーロ・テクニックを用いる際は「TimeCrowd」を使用することで、ワンクリックで時間管理を取り入れることができます。国内では4万人以上に利用されているツールで、個人であれば無料でご利用いただけるので、ぜひ下記フォームよりご登録してみてください。

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▼ポモドーロ・テクニックについては下記記事を参考にしてください

時間対効果を上げるためのマネジメント方法

時間対効果を高めて組織をマネジメントするには、さまざまな方法があります。

プロジェクトのゴールや業務内容を明確に設定することはもちろん、初期段階で教育や投資を行い、作業効率を高める必要もあります。また、日々の作業をマニュアル化して就業時間内に作業を完了できる仕組みを作ることも大切です。

本章では時間対効果を高めるための具体的なマネジメント方法を紹介します。

目標を設定する

組織内で共通の目標を設定することで、それぞれ取り組むべきことが明確になり、無駄なく作業を進めることができます。結果的に限られた時間のなかで発揮できるパフォーマンスが高くなり、時間対効果の高い働き方を実現することが可能です。

また、組織内で共通の目標を持つことで、目標と現状の間にあるギャップを全従業員が把握できるため、それぞれが全体最適な行動を取るきっかけとなるでしょう。

業務内容を可視化する

業務の可視化とは、誰が・いつ・何の業務を進めているのかを明確にすることです。一つひとつの業務を可視化することで、作業の妨げになっている課題やトラブルの原因を明確にし、業務効率化を進めるための改善策を考えられます。

また、それぞれの業務にかかっている時間を正確に割り出すことができれば、タスクの優先順位を決める際に役立てることができます。

タスクごとの作業時間を割り出したい時には、時間管理ツールのTimeCrowdを用いると、正確な数値を簡単に算出してチーム内に共有することができます。

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タスクの開始時にワンクリックで打刻をするだけのシンプルな操作性なので、従業員に負担をかけずに運用することが可能です。

法人利用は1ユーザーあたり月額550円から利用できるほか、2週間の無料トライアル期間もあるため、操作性を確認してから導入ができます。少しでも興味のある方は下記資料より詳細をご確認ください。

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▼その他にもおすすめの業務可視化ツールは下記記事をご参照ください

優秀な人材に教育してもらう

組織全体の時間対効果を高めるには、人材一人ひとりのレベルアップが必要になるため、優秀な社員や外部講師を用いた教育が効果を発揮します。

一般的には、教育や研修を受けている時間は業務を進められなくなるため、時間対効果が低くなると思われがちです。しかし、効率化を進めるためのノウハウや仕組みをチーム全体で学び、共有することができれば、結果的に時間対効果を大きく高められます。

時間対効果を意識したマネジメントを進めるには、その場限りの効率化を進めるのではなく、目標を達成するためのプロセス全体で見た効率を上げることが大切です。

仕組み化・自動化・マニュアル化の徹底する

事務作業などのルーチン作業が多い仕事では、自動化やマニュアル化を実施することで、大幅に作業効率を高められる場合があります。

自動化やマニュアル化は教育と同様、最初に多くのコストがかかってしまいますが、一度導入すれば中長期的に見て大幅に作業時間を短縮することができます。

積極的に取り入れるには、業務を振り返る時間を作ることはもちろん、日々の作業の中で仕組み化のヒントを探すことも大切です。

就業時間のなかで成果を求める

できる限り就業時間のなかで成果を求めるような企業風土、評価制度を作りあげましょう。

就業時間外で達成した成果を褒めてしまうと、時間をかけて業務を進めることが是とされてしまい、残業時間が増えて、結果的には時間対効果の低い作業が増えてしまいます。

また、業務時間内で必要なタスクを終えられなかった場合は「なぜできなかったのか」を従業員に振り返ってもらうことで、効率良く業務を進める方法を考えるきっかけとなるでしょう。

古くからある慣習に縛られない

古くからある慣習に業務時間を割かれている場合には、いま一度見直してみることをおすすめします。たとえば毎週全員で顔を合わせて行う会議や、膨大な数値を手入力でまとめて報告する作業など。

実施されている理由が不明確な場合はなくして、より時間対効果の高い作業に時間を使うようにしましょう。

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時間対効果をサポートするシステムの導入

時間対効果を意識した組織作りができれば、従業員それぞれが作業効率を高めることを意識するため、結果的に事業戦略や企業収益に大きな影響を与えることになります。

時間対効果を高めるには従業員の教育やマニュアルの整備などが必要ですが、実行するのに時間がかかってしまうというデメリットもあります。

そこで、素早く時間対効果を高める方法としておすすめなのが「TimeCrowd」です

TimeCrowdでは、タスクの開始時にワンクリックで打刻をするだけで「どのタスクに・何時間かけたのか」を記録することができます。記録したデータはチーム内で共有することが可能なため、チーム全体で時間対効果の低い業務を見直すことができるでしょう。

3,500社以上で導入されており、法人利用は1ユーザーあたり月額550円からご利用いただけます。詳細な機能や料金については下記資料にてご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

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