プロジェクトで重要となる「コスト管理」とは?おすすめの管理方法をご紹介

プロジェクト管理のなかでも「コスト管理」は、利益に直結する重要な役割を果たします。仮に売上が順調にあがっていた場合でも、コスト管理を怠ると、最悪の場合は赤字となることもあるでしょう。

本記事ではプロジェクト管理における「コスト管理」の重要性を解説しつつ、具体的な手法や管理していくうえでの注意点をご紹介していきます。プロジェクトリーダーやマネージャーの方はぜひ参考にしてください。

コスト管理とは

プロジェクトにおいてコスト管理を進めるためには、固定費と変動費と呼ばれる2種類の費用を理解する必要があります。

固定費

固定費はプロジェクトを進行していく時に、毎月必ずかかる費用を指します。たとえば事務所を借りている会社であれば、賃貸料や光熱費が固定費に含まれます。また、従業員を雇っている会社の場合は社員を雇うために支払う人件費や交通費なども該当します。

コスト管理として固定費を減らすためには賃貸料や光熱費を見直さなければいけません。たとえば、新型コロナウイルスの流行をきっかけに自宅でのリモートワークを取り入れることで、賃貸の事務所の規模を小さくし、賃貸料・光熱費・交通費を抑えることが可能です。

変動費

変動費はプロジェクトの売上によって価格が変動する費用を指します。たとえばメーカーを事例に挙げると、商品を製造するための原材料費や研究開発費がこれに該当します。また、製造した商品をユーザーに認知してもらうための広告宣伝費や出荷する際の運送費も変動費になります。

変動費を削減するには原材料の仕入れ先や広告の外注先への価格交渉が効果的です。しかし、コスト管理を優先するあまり重要な費用をカットしてしまうと商品の質が大きく落ちてしまうリスクもあります。そのため、変動費の削減には入念な事業計画が必要不可欠です。

コスト管理の重要性

コスト管理は利益に直結する大切な役割を果たすため、企業を経営するうえで優先して取り組みたいことの1つです。

また、プロジェクトを進めていくうえでは、コスト管理を軸にした計画書を作成して、予算や制約をあらかじめ明確にする必要があります。

コスト管理を怠ったままプロジェクトを進めてしまうと、責任者では管理仕切れない重大なトラブルを引き起こすきっかけにもなりかねません。

プロジェクトの成功には欠かせない

プロジェクトを成功させるためには、初期段階での予算設定が必要不可欠です。

プロジェクトの予算が決まらなければ、目標設定や人員補充の目処も立ちません。仮に予算を大きく超えてしまうプロジェクトであれば進める意味もなくなってしまいます。

データの蓄積につながる

コスト管理を正確に実行し続ければ、今後のプロジェクトに活用できるデータを蓄積できます。

コスト管理のデータをプロジェクト単位で蓄積し続けていけば、同じようなプロジェクトを実施する際に、より精度の高い予算を初期段階から設定できます。また、蓄積した膨大なデータを分析することで、コストカットや利益率を高めるための新たな戦略を立てられます。

​​コスト管理の流れ

コスト管理を適切に行うためにはいくつかのプロセスがあります。プロジェクト単位でのコスト管理を実行するためには、事前の計画書の作成や見積もりはもちろん、実行中のコストの調整も大切です。

①計画書の作成

コスト管理を実行する際はプロジェクト全体のスケジュールや必要な人員を割り出すための計画書を作りましょう。

計画書を作成する際は人員はもちろん、資材・機材の内訳や必要となるタイミングも正確に考える必要があります。また、過去に行われた同様のプロジェクトを参考に、発生するすべてのコストを書き出し、予算の計画を立ててください。

②経費の見積もり

計画書が完成したら、人員や資材を導入する際にかかるコストを見積もります。

取引先や外注先の企業がある場合は、それぞれに連絡をとり具体的な金額を割り出し、計画との差異を確認してください。

特に過去の事例が少ないプロジェクトの場合は、計画書の段階で必要な正確な予算が割り出しにくいため、必ず見積もりを行いましょう。予定した計画より多くの予算や人員が必要になった場合は、外部に業務委託するといった対策を計画段階で検討できます。

③全体予算の計算

計画書と見積もりをベースにプロジェクト全体の予算を計算します。

予算の計算はプロジェクトの成功にも直結する重要なプロセスで、配分を間違えればプロジェクト進行中の予算不足やトラブルの原因にもなってしまいます。

複数のプロジェクトを進行している企業では、まとまった予算が一度に与えられません。段階的に支給されるケースが多いため、適切なタイミングに合わせた予算配分が重要になります。

④プロジェクトの経過観察

プロジェクトの予算が設定されたら、コストを調整しながらプロジェクトを進めましょう。

プロジェクトの進行中は計画通りに進行ができているかを経過観察しながら、状況に合わせてコストを調整します。プロジェクトでは予想外のトラブルや外的要因で大きな予算変更を余儀なくされるケースも多いため、状況に合わせたコスト管理を実行することが成功への近道です。

コスト管理を行う方法

コスト管理をうまく進めるためには管理ツールの導入を推奨します。管理ツールを使うと以下のメリットが期待できます。

  • コスト計算が自動化できる

管理ツールを用いることで、それぞれのコストの計算を自動化し素早く行うことができます。また、計算の精度も高くなるため、より正確なデータを蓄積できるメリットもあります。

  • 臨機応変に対応できる

コスト管理では予想外のトラブルが原因でコストの調整や見直し、損益計算を行うことも多いです。管理ツールを用いることで、コストの調整や見直しにも臨機応変に対応できます。

  • コストの無駄をなくす

管理ツールを導入すると労務や経理の負担を少なくできます。また、それらに伴う人件費をカットできるため、企業全体の固定費を減らす役割もあります。

  • 予算が組みやすくなる

管理ツールを使用すると状況に応じて複数の予算をシュミレーションできます。そのため、トラブルなどを想定した複数の予算を予め作成しておくことで、予期せぬ事態にも対応しやすいです。

とくにコストのなかでも大きな割合を占める「人件費」を管理するには、TimeCrowdがおすすめです。

TimeCrowdトップページ画像

各メンバーがタスクごとに所要時間を計測することで、プロジェクト全体でかかった人件費をリアルタイムで算出することができます。

時間の計測方法は簡単で、タスク内容を選択してワンクリックで打刻をするだけです。ブラウザ・Chrome拡張機能・モバイルアプリなど、さまざまな環境で打刻ができるので、ツールが形骸化する心配がありません。

計測したデータは、管理画面からグラフ形式で確認が可能です。

他のプロジェクトを始める際には、過去の類似タスクの時間データを参照して、工数見積の参考にすることもできます。

法人利用は1ユーザーあたり月額550円から。2週間の無料トライアル期間もあるので、少しでも興味のある方は下記資料より詳細をご確認ください。

時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード

コスト管理で注意するべきポイント

コスト管理を進める際には、注意するべきポイントがいくつかあります。

管理ツールを導入して、コスト管理の自動化や効率化を進めたとしても、責任者がプロジェクト全体の業務フローを理解していなければ、初期段階で正確な見積もりを作成することは難しいです。また、プロジェクトが始まってからも常に正確な進捗状況を理解する必要があります。

全体の業務フローの把握

効率の良いコスト管理を実行するためには、プロジェクト全体の業務フローを把握しましょう。

プロジェクトの責任者はもちろん、携わる全ての人員が正しい業務フローを理解していなければ、初期段階で立てた見積もりが正確なものではなくなります。

全体の業務フローを把握し正しい見積もりを出すには、担当外の部署の業務やコストを全体で共有して、それぞれで確認作業を行うことが大切です。また、コスト管理ツールを導入する際は会計ツールや労務ツールとシステムを統合することで、共有しやすい環境を作れます。

プロジェクトごとの進捗状況の把握

プロジェクトを進めている時は、急なコスト調整に対応するために進捗状況を必ず把握しましょう。

プロジェクトの進捗状況を責任者が理解していなければ、突然のコスト調整に対応できなくなります。仮に製造している商品の進捗が遅れて、納期に間に合うかの判断が難しくなった場合でも、進捗状況が把握できていれば、適切なスキルを持った人員を予算内で補充することができます。

しかし、進捗状況が把握できていなければ、急いで人員の補充に着手することになるため社内での調整が難しく、外注先から補充することになるため余計なコストがかかってしまいます。進捗状況を責任者が適切に把握することは、コスト管理において非常に大切なポイントです。

コストの分類

プロジェクトはそれぞれでかかるコストが異なるため、あらかじめコストを分類して適切に管理をしましょう。コストの分類をする時は固定費と変動費に大きく分けて、それを賃貸料・光熱費・人件費・交通費・研究開発費などに細分化します。

それぞれのコストを細かく分類すると、かかったコストの割合を可視化できるため、次回以降のプロジェクトに向けての分析を進められます。また、無駄なコストがかかりすぎている分類については、プロジェクトの進行中に調整できます。

まとめ

コスト管理はプロジェクトを進めていくうえで大切な要素のひとつで、適切に管理できれば多くの利益にも繋がります。コスト管理を適切に行うためには事前の計画や見積はもちろん、プロジェクト進行中のコスト調整も大切です。

とくに「TimeCrowd」のような専用のツールを導入すれば、コストの大部分を占める人件費をリアルタイムで確認することができます。

適切なコスト管理ができれば、蓄積されたデータを次回以降のプロジェクトにも活用でき、企業の事業戦略を考える際にも大きなメリットがあります。少しでもご興味がある方は下記資料より詳細をご確認くださいませ。

時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード
TimeCrowdに戻る