スケジュール管理とは?アプリやエクセルでの管理方法やコツなどを解説

スケジュール管理はプライベートではもちろん、ビジネスにおいても信頼関係を維持するために欠かせないものです。適切に管理ができれば効率的に業務を進められるでしょう。

本記事では、スケジュール管理とはなにか、その重要性や具体的な管理方法をご紹介いたします。

 

▼具体的なツールを検討されている方は、目的別に下記記事を参考にしてみてください

スケジュール管理とは

スケジュール管理とは、締め切りまでに行うタスクや優先順位などを管理することです。正しく管理をすることで、予定の失念やダブルブッキングなどを防ぐことができます。

また、個人の予定管理だけではなく、ビジネスでは「プロジェクト」における予定管理を意味することも多いです。ガントチャートのようなスケジュール表を用いて「誰が・いつ・何のタスクに取り組むのか」を可視化することで、円滑なプロジェクトマネジメントを実現します。

▼「ガントチャートとは何か?」わからない方は下記記事をご参照ください

▼プロジェクトのスケジュール管理を行う方法は下記記事をご参照ください

スケジュール管理の重要性・メリット

ここでは、スケジュール管理の重要性や正しく行うメリットについてご紹介いたします。

やるべき業務を明確にできる

プロジェクト管理では、いつまでに・何をやるのかを明確にします。そのため、自分が取り組むべきタスクが明確になり、タスクの抜け漏れを防ぐことができるでしょう。

また、チーム内でスケジュール管理を行うことで、タスクを「誰が」行うのかがわかります。タスクの責任者が明確になることで、それぞれが責任を持って取り組むようになるでしょう。

優先順位を把握しやすくなる

タスクをスケジュールに落とし込むことで、自然と優先順位を意識するようになります。

「期限が近いのはどのタスクか」「どのタスクがビジネスインパクトが大きいか」などを考えるうちに、生産性の高い仕事ができるようになるでしょう。

また、日々の業務時間を何のタスクに費やしているのかが明らかになり、生産性の低い業務を見直すきっかけにもなります。

チーム作業を円滑に進められる

チームで仕事を進めている場合は、会議や出張などの日程調整が必要になることもあるでしょう。日頃からスケジュールを管理できていれば、この日程調整をすぐに行なえます。

また、チーム内でスケジュールを共有できれば、空いた時間に日程を打診できます。たとえば「カレンダーをみて空いている時間に会議を入れといて」というようなお願いをできるため、テレワークでも生産性を落とさずに連携ができるでしょう。

状況変化に対応しやすくなる

業務を進めるなかで、スケジュールの変更はよくあることです。たとえば「取引先の都合で訪問が別日になる」「プロジェクトの納期が早まりタスクを早めに処理することになる」などは日常茶飯事でしょう。

そもそもバッファ(余裕)を持ってスケジュール管理をしていれば、そのような状況変化にも動じずに対応できます。また、チーム内でスケジュール管理を行っていれば、たとえば誰かが体調不良で休むことになっても、他のメンバーのスケジュールを見て埋め合わせることができるでしょう。

スケジュール管理を行う方法

スケジュール管理を行う方法は、主に「手帳」「エクセル(Google スプレッドシート)」「ツール」の3種類があります。

手帳

スケジュール管理として手帳を活用している方も多いのではないでしょうか。すぐに開いてメモを取れますし、どんな環境でもスケジュールを確認できます。

手帳でスケジュール管理を行うメリット・デメリットは下記の通りです。

<メリット>

  • 必要なときにすぐに取り出せる
  • 大きなコストがかからない

<デメリット>

  • 持ち歩かないといけない
  • メンバーと共有することが難しい
  • 記入する手間がかかる

既に手帳での管理に慣れており、不満を感じていなければそのまま使い続けても良いでしょう。

しかし、とくにビジネスでの利用を目的とする場合は“共有機能”が欠かせないため、後述する他の管理方法を検討してみてください。

エクセル(Google スプレッドシート)

エクセルやGoogleスプレッドシートを活用して管理を行うことも可能です。

とくにGoogle スプレッドシートはドライブ(クラウド)上で管理できるため、チーム内で1つのファイルを一緒に編集できます。

また、インターネット上で配布されている無料のテンプレートを活用して、すぐにスケジュール表を作成できるため、導入に手間もかかりません

エクセルやGoogleスプレッドシートでスケジュール管理を行うメリット・デメリットは下記の通りです。

<メリット>

  • 共同で編集できる
  • テンプレートが豊富ですぐに作成できる
  • 自由自在にカスタマイズできる

<デメリット>

  • テンプレート以上のカスタマイズには知識が必要になる
  • クラウド上で管理する場合は、情報漏えいのリスクがある

▼エクセルでスケジュール管理を行う方法については、あわせて下記記事もご参照ください

スケジュール管理ツール・アプリ

手帳やエクセルでのスケジュール管理にデメリットを感じたら、専用のツールやアプリの導入を検討しましょう。

多くのスケジュール管理ツールでは、スマートフォン・タブレット・パソコンなどの端末を問わずに操作ができるほか「タスク管理」や「チャット」などの機能も搭載されています。

ツールやアプリでスケジュール管理を行うメリット・デメリットは下記の通りです。

<メリット>

  • 直感的に操作できる
  • スケジュールを共有できる
  • スケジュール管理の機能以外にも「タスク管理」「チャット」機能が搭載されている

<デメリット>

  • 費用がかかる
  • 多機能で操作に迷う可能性がある

※導入するツールの機能・料金によってメリット・デメリットは異なります

Googleカレンダー

 

出典:Google Play

Googleカレンダーは、Googleが提供する無料のスケジュール管理ツールです。Googleアカウントを持っていれば誰でも利用できます。

クラウド上でスケジュール管理を行うため、パソコンやタブレットなどの他端末からアクセスが可能です。

■特徴

  • 複数端末でアクセスできる
  • ブラウザ・アプリ上でスケジュールを管理できる
  • Googleの各種サービスと連携できる
  • Google WorkSpaceを導入すれば社内でスケジュールを共有できる

Time Tree

出典:TimeTree

TimeTreeは、カレンダー形式のスケジュール管理アプリです。チャット機能が搭載されており、コミュニケーションをとりながら予定を調整できます。

タイムライン機能では、カレンダーの予定更新やチャットの通知を確認可能。また、メモ代わりにToDoリストを作成することもできます。

基本機能は無料で利用できますが、広告を非表示にしたい場合には有料プラン「TimeTreeプレミアム(月額300円)」がおすすめです。

■特徴

  • カレンダーを複数作成できる
  • メンバーとスケジュールを共有できる
  • スケジュールにコメントや写真を投稿できる

スケジュール管理を行う流れ

仕事でスケジュール管理を行うまでに必要な流れについてご紹介いたします。

①タスクの洗い出しと取捨選択

まずは、自分が担当しているタスクをすべて洗い出しましょう。

たとえば「担当取引先(A・B・C社)の商談」「部下の教育」「社内新規事業の推進」など。大まかに洗い出したら、次は各タスクを細分化します。「担当取引先の商談(A社)」を例に挙げると、下記のように細分化できます。

  • A社の情報を収集する
  • 商談用資料を作成
  • 上司に資料を確認してもらう
  • A社へアポイントをいれる
  • 同行者とスケジュールを調整、移動手段を手配する
  • A社の担当者と商談をする など

一つひとつの業務に対して細かなタスクが発生するため、まずはすべてを可視化することから始めてください。

②タスクの期限を把握

タスクには期限があります。期限に間に合わなければ、他のメンバーや取引先に迷惑がかかってしまうでしょう。

なかには、上司や取引先から期日を指定されないケースもあります。そのような場合でも、後から「もっと早くやってほしかったのに…」と言われないためにも、自ら期日を確認をしましょう。

③タスクの優先順位を整理

タスク内容と期日を把握できたら、つぎは優先順位を整理します。優先順位を設定する際には「緊急度」と「重要度」の2軸から判断が必要です。

今すぐに取り組むべき理由が明確で、且つビジネスインパクトが大きいタスクから取り組みましょう。

▼タスクの優先順位のつけ方は下記記事もご参照ください

④タスクの作業時間の設定

タスクの優先順位を整理できたら、次はタスクごとの作業時間を見積もります。

期日から逆算をして「タスクAには◯◯時間かけられる」と計算したうえで、見積った時間が妥当であるかを確認します。

スケジュールに余裕を持って取り組むためにも、タスクを早く終わらせるに越したことはありません。しかし現実的に不可能な時間見積をしても後々困るだけなので、厳しそうであれば期日を調整してもらうなどの対応を先んじて行いましょう。

⑤スケジュールの調整・決定と実行

タスク内容・期日・時間見積ができたら、実際に取り組むスケジュールをカレンダーに落とし込みます。

この際に重要なポイントは”バッファ(余裕)”を持ってスケジュールを作成すること。

スケジュールの途中で、会議や商談などが追加されたり、新しい取引先を担当に持つことになったりして、スケジュールを見直さなければならない場合があります。

想定外のことが起きても動揺しないように、タスクは期日に余裕を持って取り組みましょう。

⑥スケジュールの確認と修正

実際に業務を進める際には、適宜スケジュールを振り返りながら「進捗に問題はないか」「抜け漏れているタスクはないか」を確認しつつ取り組みましょう。

また、何か問題が発生した際にはスケジュールを早めに修正しするようにしてください。「気合いで間に合わせる」などの根性論で対応してしまうと、間に合わなかった際に周囲に迷惑をかけてしまいます。トラブルが発生した段階で、まずは共有、そして対応を検討するようにしましょう。

スケジュール管理ができない人の特徴

スケジュール管理ができないと、なかなか仕事の成果も出せません。

期日に遅れることで、相手からの信頼を失い、最悪の場合は周囲にその噂が広がってしまう恐れも。

ここでは、スケジュール管理ができない人に共通する特徴を挙げていきます。

優先順位をつけられていない

スケジュール通りに業務を進めるためには、限られた時間の中で効率良く取り組まなくてはなりません。

タスクごとの優先順位をつけられていないと、小さなタスクから取り組んでしまい、結果として緊急度や重要度の高いタスクを後回しにしがちです。「本来やらなくてもいい仕事」「他の人にも任せられる仕事」を先に取り組んだあまり、大事なタスクの期日が遅れてしまうというケースもよく見受けられます。

時間の見積もりが甘い

タスクにかかる作業時間を見積もれていなければ、スケジュールは管理できません。また、実際には作業時間を見積もれていても、その通りに進むことはなく、突発的な仕事が発生して計画よりも遅れるケースが多いでしょう。

スケジュールに“バッファ(余裕)”を設けることが重要ですが、そのためには「作業時間の適切な見積もり」がさらに重要となります。

日頃から、TimeCrowdのような時間管理ツールを使えば「どのタスクに、どれくらい時間がかかるのか」を把握できます。

TimeCrowdトップページ画像
TimeCrowdでは、従業員がタスクに取り組むごとにワンクリック打刻をすることで、「誰が・いつ・何を・どれくらいしていたのか」をレポート画面から確認できます。

また、個人で利用すれば自分の時間管理にも活用可能です。あとから振り返ることで、時間のかかっているタスクを特定して、業務効率化に役立てられるでしょう。

法人利用は1ユーザーあたり月額550円〜、個人利用は無料でご利用いただけます。

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▼その他にもおすすめの時間管理ツールは下記記事をご参照ください

完璧を求めすぎてしまう

完璧なクオリティを求めることも大切ですが、質を求めすぎることで期日に間に合わなくては元も子もありません。

とくに複数のメンバーで仕事をする“プロジェクト型”の業務であれば、後の工程のことも考慮してスピードを重視する必要があります。

100%のクオリティよりも、80%のクオリティで期日に間に合わせて提出をする。そして余った時間で確認をしてもらい、修正をする。そのほうが現実的な進め方であるといえるでしょう。

チームで連携が取れていない

チームで連携をうまく取れていないと、業務に関する情報を共有できません。

また、相談したいことがあった場合、なかなか話しかけられず1人で悩み抱えてしまうというケースもあるでしょう。結果としてスケジュールに遅れが生じてしまうこともあります。

とくに右も左もわからない新入社員や外部メンバーがいる場合には、手厚くコミュニケーションをとって、連携がとれる体制を整えておきましょう、

スケジュール管理を上手く行うためのコツ

ここでは、ビジネスに役立つスケジュール管理の“コツ”をご紹介いたします。

同じツールで一元管理する

ビジネス用にスケジュール管理を導入する場合には、できれば他の社員と同じツールを導入しましょう。もしくは会社全体で同じツールを一括で導入するのもおすすめです。

とくにプロジェクト型のビジネスに携わる場合には、日程調整などのスケジュール共有が発生します。同じツールであればお互いのスケジュールを確認できるほか、ツール上で調整できるため、プロジェクトをより円滑に進められるでしょう。

バッファを設ける

バッファ(余裕)を設けてスケジュール管理を行えば、急なトラブルが発生しても慌てずに済みます。また、タスクを早く終わらせれば、期日までに細かい調整を行って品質を向上させることも可能です。

タスクの時間を見積もる際には、ひと回りスケジュールに余裕をもたせたうえでカレンダーに落とし込みましょう。

新しい予定はすぐに追加する

新しい予定が入ったら、すぐにスケジュールに追加しましょう。

追加を後回しにしてしまうと、予定そのものを失念したり、指示内容を忘れたりする可能性があります。また、相手との信頼関係が崩れる懸念もあるでしょう。手帳やスマートフォンなど、すぐにメモをとれる管理方法がおすすめです。

予定を前倒して作業を進める

タスクを前倒しで進めれば、スケジュールの後半でも慌てることなく業務に取り組めます。とくに時間のかかるタスクは早めに取り組めば、壁にぶつかっても周囲に相談をして期日内に終わらせることができます。

「期日までに成果物ができればいい」という考えではなく「この日までにクリアしなければならない」といったスケジュール意識を持つことが大切です。確実に期日を守り、品質の高い成果物を納品すれば、相手からの信頼を勝ち取れます。

他のメンバーの予定もチェックする

個人のスケジュールだけではなく、他のメンバーのスケジュールも把握しておくと業務を円滑に進められます。たとえば何か困ったことがあった場合でも、相手が時間のあるタイミングに話かければ、快く相談に乗ってもらえますよね。

また「このタスクの担当者は誰か」「プロジェクトの進捗状況はどうなっているのか」を常に把握しておけば、自分からヘルプに入ったり、誰かにタスクを割り振ったりなど、リーダーシップを発揮して業務に取り組めます。

まとめ|リアルタイムのスケジュール管理には「TimeCrowd」がおすすめ

スケジュール管理とは、予定やタスクを管理することを表します。ビジネスの現場では、プロジェクトを進めるためには欠かせない作業であり、日頃から意識をしなければならないことのひとつです。

スケジュール管理を行うためには「手帳」「エクセル」「ツール」などの、さまざまな方法がありますが、できれば操作性がシンプルな「ツール」を導入することをおすすめします。扱いづらい方法を導入してしまうと、管理すること自体が形骸化してしまう可能性があるでしょう。

自分(もしくは自社)にあった、無理のない管理方法を取り入れてみてください。

また、組織内でこれから起こる“未来のスケジュール”ではなく、リアルタイムで“今・誰が・何をしているのか”を確認したい場合には、TimeCrowdのような時間管理ツールの導入がおすすめです。

TimeCrowdトップページ画像

下記のように、リアルタイムでメンバーの業務状況を把握できるため、テレワークで離れていても「まるで隣にいるような感覚」で業務に取り組めるでしょう。

最初の2週間は無料でご利用いただけるので、少しでもご興味のある方は下記資料より詳細をご確認ください。

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