プロジェクトを円滑に進めるためには、しっかりと事前準備を行う必要があります。
なかでも欠かせないのが「WBS」の作成です。WBSとは、すべてのタスクを洗い出して、階層や関連性を意識しながら構造化した図のことを指します。
本記事では、WBSの作り方について解説します。具体例を用いながら解説しますので、初めての方もぜひ参考にしてください。
WBSとは
WBS（作業分解構造図：work breakdown structure）とは、プロジェクトにおけるタスクを可視化し、構造化した図のことです。
タスクをグループ単位で分類して、どのタスクが・どのグループに属しているのかを明らかにすることで、プロジェクトにおいて必要なタスクを網羅的に把握することができます。
▼WBSを作成する目的やメリットについては、下記の記事も参考にしてください
WBSの作り方
WBSは、以下の手順で作成します。
- ゴールを定める
- 工程に分ける
- タスクを洗い出す
- タスクの依存関係/優先度を設定する
- タスクを構造化する
1. ゴールを定める
WBSを作成する前に、プロジェクトのゴールを設定します。「システム開発」や「Web制作」のように成果物が決まっている場合はそれをゴールに設定します。そのほか「新入社員の採用」「新しいチームの結成」など、明確なゴールを設定するのがポイントです。
ここでは「システム開発」をゴールと過程して、WBSの作り方を解説します。
2. 工程に分ける
ゴールを設定したら、達成のための工程を洗い出します。ゴール達成のために必要なプロセスを洗い出すようにしましょう。
ここで洗い出した工程がWBSの中の大分類にあたります。細かいタスクの洗い出しはせず、あくまで業務のプロセスを洗い出すのがポイントです。このときに、工程を時系列順に並べておくことで、タスクを洗い出した際に構造化しやすくなります。
3. タスクを洗い出す
工程を洗い出したら、各工程に必要なタスクをすべて洗い出します。
また、タスクの粒度を意識して分類すると構造化しやすくなります。粒度とは、タスクにかかる時間や工程のことです。所要時間が長いものを大きなカテゴリーに分類すると、作業を細分化しやすくなります。
4.タスクの依存関係/優先度を設定する
次に、洗い出したタスクの依存関係や優先度を設定します。
タスクAが終わらないとタスクBは実施できないのか、もしくは同時進行していいのかなど、依存関係を明確にしておくとプロジェクトの流れを把握しやすくなります。
また、このときに「クリティカルパス」を設定しておくとプロジェクトの管理がしやすくなります。
クリティカルパスとは、次のタスクに移るために完了しなければならないタスクや、所要時間が最も長いタスクのことです。遅延すると、スケジュールやプロジェクト進行自体に影響が出るタスクを指します。
クリティカルパスを設定して強調しておくことで、重要なタスクを一目で把握できるため、プロジェクトの遅延防止にもつながります。
▼クリティカルパスについては、詳細を以下の記事で解説していますのでこちらもご覧ください
5.タスクを構造化する
タスクの洗い出しと順序決めができたら、タスクを構造化して、誰でも確認がしやすいような状態にします。
また、タスクごとに1人の担当者を割り振ることも重要です。責任の所在を明確にしておくことは、円滑なプロジェクト進行には欠かせません。
WBSを作成する際のコツ
WBSを作成する際には、以下のポイントが重要になります。
- 担当者と期日を明確にする
- タスクの所要時間や工数を把握しておく
- WBS作成ツールを導入する
- 不明瞭な部分は余白を残しておく
担当者と期日を明確にする
WBSを作成する際は、タスクの担当者と期日を明確にすることが重要です。
基本的に、1つのタスクにつき1人の担当者を設定します。1つのタスクに複数人の担当者を設定すると、誰がそのタスクを行うのかが不明瞭となり、「誰かがやっているだろう」と誤認してタスクが進まなくなることがあります。1人で担当するのが難しいタスクの場合は、責任者を決めたり、タスクをさらに細分化して各メンバーが行うべき作業を明確にすることが重要です。
また、期日を明確にすることも重要です。期日を設定しておかないとつい後回しになってしまい、ほかの作業が進められなくなります。目標達成の日程や納品日を基準にスケジュールを立てて期日を設定しますが、イレギュラーが発生する可能性もあるため、バッファを設けて期日を設定するのがポイントです。
期日と担当者を設定したら、メンバーに通知しましょう。
タスクの所要時間や工数を把握しておく
2つ目のコツは、タスクの所要時間や工数を把握しておくことです。タスクの所要時間や工数を把握することで、構造化する際にタスクの粒度を揃えたり、担当者を割り振ったりする際に役立ちます。
タスクの工数を把握して管理することを「工数管理」といいます。工数管理を行うことで、スケジュールの設定やプロジェクトの進捗管理を適切に行うことができます。
▼工数管理については、下記の記事を参考にしてください
また、工数管理を適切に行うには、タスクの所要時間を把握することが重要です。工数は「タスクの所要時間」×「作業人数」の計算式で算出します。タスクごとの所要時間を把握することで、1つの業務やプロジェクトにどれくらい時間が必要なのかを見積もれるため、適切な工数管理につながります。
タスクごとの所要時間を把握するには、TimeCrowdのような時間管理ツールを活用するのがおすすめです。所要時間を記録・可視化することで、タスクごとの粒度を把握できるため、WBSの作成に役立ちます。また「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を把握できるため、時間がかかり過ぎている業務を特定し、業務改善のための分析にも活用できます。
TimeCrowdは、タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻するだけのシンプルな操作性で、現場にかける負担を最小限に抑えて工数管理を導入できます。
▼（例）TimeCrowdのレポート画面
WBS作成ツールを導入する
3つ目のコツは、WBSを作成できるITツールを導入することです。一般的に、WBSを作成できるツールには、構造図を作成する以外にも下記のようなさまざまな機能が搭載されています。
- アラート機能
- 進捗報告機能
- コミュニケーション機能
これらの機能を活用することで、WBSの作成だけでなく、プロジェクトの進捗管理もスムーズに行えます。
▼おすすめのツールについては、下記の記事を参考にしてください
ガントチャートと併用する
4つ目は、ガントチャートと併用してプロジェクト管理を行うことです。ガントチャートとは、プロジェクトにおける工程やタスクの流れとスケジュールを可視化したもので、以下のようなアウトプットになります。
WBSを作成できたら、タスクをガントチャートに反映させることで全体のスケジュールやプロセスを把握することができます。
WBSはプロジェクトに必要となるタスクの洗い出しと構造化、ガントチャートはプロジェクト全体の進捗管理に向いています。
WBSの内容をガントチャートに落とし込むことで、各工程でのタスクの抜け漏れを防ぎながら、全体のスケジュール計画や進捗管理を行えます。細かいタスクの進捗管理はWBSで行い、全体の進捗はガントチャートで行うのがおすすめです。
▼ガントチャートについては、下記の記事を参考にしてください
不明瞭な部分は余白を残しておく
プロジェクトが始まる前の段階では、確定していない情報やタスクがある場合が多いでしょう。
余白のない状態でWBSを作り込んでしまうと、追加タスクやトラブル対応などのイレギュラーに対応できない可能性があるため、スケジュールには余白（バッファ）を残してWBSを作成するのがおすすめです。
プロジェクト管理にWBSが重要な理由
WBSは、プロジェクトを円滑に、タスクの抜け漏れなく進めるために必要なツールです。
プロジェクト管理にWBSを活用することで、以下のようなメリットがあります。
- プロジェクトの全体像を明らかにする
- プロジェクトの細かいタスクを可視化する
- タスクの優先順位をわかりやすくする
- タスクの進捗を把握する
タスクの可視化ができておらず、構造化ができていないと、プロジェクトの全体像を把握しづらくなります。その結果、優先順位がわかりづらくなったり、作業の重複や抜け漏れが発生したりする可能性があります。また、タスクの進捗を正確に把握しづらくなるため、スケジュールが遅延していた場合の原因を突き止めづらくなります。
WBSを作成することで、プロジェクトに必要なタスクや工数を把握しやすくなり、スケジュールを組みやすくなるのです。
▼プロジェクト管理については、下記の記事を参考にしてください
工数の把握や収支計算にTimeCrowdがおすすめ
WBSは、プロジェクトに必要となるタスクを可視化・構造化したツールで、プロジェクト管理には欠かせないものです。タスクの抜け漏れを防いだり、関係者との認識を共有したりするのに役立ちます。
WBSを作成する際には、タスクの粒度を揃えることが重要です。所要時間や工程の粒度が揃っているものを、同じ階層に設定することで、確認がしやすくなります。
タスクごとの所要時間を把握するには、時間管理ツールTimeCrowdの活用がおすすめです。
TimeCrowdはタスクの開始時にワンクリック打刻をするだけで、タスクの所要時間を記録できるツールです。
レポート画面から「どの業務に何時間かけたのか」をひと目で確認することができるため、WBSを作成する際に、他（もしくは過去）のプロジェクトを参照することで、タスクの所要時間を正しく見積もることができるでしょう。
また、メンバーごとに時間単価を設定しておけばプロジェクト（もしくはタスク）ごとの人件費計算を行うことも可能です。赤字となる業務を特定して改善すれば、売上や利益を向上させることができるでしょう。
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