プロジェクトを円滑に進めるためには、事前準備をしっかりと行っておく必要があります。
プロジェクト管理の基本として欠かせないのが「WBS」です。WBSとは、すべてのタスクを洗い出し、階層や関連性を意識しながら構造化した図のことを指します。
本記事では、WBSの作り方について以下の項目を解説します。
- WBSの作成手順
- 作成時のコツ
- WBSの導入が必要な理由
WBSの作成手順については、具体例を用いながら解説いたしますので、初めての方もぜひ参考にしてください。
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WBSとは
WBS（作業分解構造図：work breakdown structure）とは、プロジェクトにおけるタスクを構造化し、可視化した図のことです。
タスクをグループ単位で分類して、どのタスクがどのグループに属しているのかを明らかにすることで、プロジェクトにおいて必要なタスクを把握することができます。
▼詳細については下記記事でも解説していますので、あわせて参考にしてください
WBSの作り方
WBSは、以下の手順で作成します。
- タスクの洗い出し
- タスクの順序を決める
- タスクを構造化する
- 担当者を決める
システム開発のプロジェクトを例に、WBSの具体的な作成手順を解説します。
１.タスクの洗い出し
まずは、プロジェクトに必要なタスクをすべて洗い出します。タスクは大分類→小分類の順に考えると洗い出しやすいでしょう。
また、タスクの粒度を意識して分類すると構造化しやすくなります。粒度とは、タスクにかかる時間や工程のことです。所要時間が長いものを大きなカテゴリーに分類すると、作業を細分化しやすくなります。
2.タスクの順序を決める
次に、洗い出したタスクの順序を決めます。このときにタスクの依存関係を重視するのがポイントです。
タスクAが終わらないとタスクBは実施できないのか、もしくは同時進行していいのかなど、依存関係を明確にしておくとプロジェクトの流れを把握しやすくなります。
また、このときに「クリティカルパス」を設定しておくとプロジェクトの管理がしやすくなります。
クリティカルパスとは、次のタスクに移るために完了しなければならないタスクや、所要時間が最も長いタスクのことです。遅延すると、スケジュールやプロジェクト進行自体に影響が出るタスクを指します。
クリティカルパスを設定して強調しておくことで、重要なタスクを一目で把握できるため、プロジェクトの遅延防止にもつながります。
3.タスクを構造化する
タスクの洗い出しと順序決めができたら、タスクを構造化してWBSを作成します。このときに、タスク同士の関連性を意識して構造化するのがポイントです。
また、タスクごとに1人の担当者を割り振ることも重要です。ミスや遅延が発生したときの責任の所在を明確にしておくことは、円滑なプロジェクト進行には欠かせません。
4.関係者と共有する
WBSが作成できたら、チームメンバーや協力会社などの関係者と共有をします。
さまざまな意見を関係者から収集することで、WBSをさらにブラッシュアップして、プロジェクトに必要となるタスクを抜け漏れなく洗い出すことができるでしょう。
WBSを作成する際のコツ
WBSを作成する際には、以下のポイントが重要になります。
- 目標やゴールを明確にする
- タスクの所要時間や工数を把握しておく
- WBS作成ツールを導入する
- 不明瞭な部分は余白を残しておく
目標やゴールを明確にする
1つ目のコツは、WBSを作成する前にプロジェクトの目標やゴールを明確にしておくことです。
目標が曖昧なままだと、不要なタスクを盛り込んでしまうこともあります。ゴール決めやタスク整理のために、マインドマップを活用するのもおすすめです。
タスクの所要時間や工数を把握しておく
2つ目のコツは、タスクの所要時間や工数を把握しておくことです。
構造化する際にタスクの粒度を揃えたり、担当者を割り振ったりする際に役立ちます。
タスクの所要時間を把握するには、TimeCrowdのような時間管理ツールを活用するのがおすすめです。所要時間を記録・可視化することで、WBS作成に役立つほか、業務改善のための分析にも活用できます。
WBS作成ツールを導入する
3つ目のコツは、WBS作成用のツールを導入することです。WBS作成ツールには、構造図を作成する以外にもさまざまな機能が搭載されています。
- アラート機能
- 進捗報告機能
- コミュニケーション機能
これらの機能を活用することで、WBSの作成だけではなく、プロジェクトの進捗管理もスムーズに行えます。
▼おすすめのWBSツールは下記記事で紹介していますので、あわせてご覧ください
ガントチャートと併用する
4つ目は、ガントチャートと併用してプロジェクト管理をすることです。
WBSを作成できたら、タスクをガントチャートに反映させることで全体のスケジュールやプロセスを把握することができます。
WBSはプロジェクトに必要となるタスクの構造化と進捗管理、ガントチャートはプロジェクト全体の進捗管理に向いています。WBSとガントチャートを併用して、細かいタスクの進捗管理はWBSで行い、全体の進捗はガントチャートで行うのがおすすめです。
▼ガントチャートについては、以下の記事で解説しているので合わせてご参照ください
不明瞭な部分は余白を残しておく
プロジェクトが始まる前の段階では、確定していない情報やタスクがある場合が多いでしょう。その場合は情報が確定したら随時追加・修正できるよう、余白を残してWBSを作成するのがおすすめです。
余白のない状態でWBSを作り込んでしまうと、追加タスクやトラブル対応などのイレギュラーに対応できないことがあります。
イレギュラーな事態に対応するためにも、WBSやスケジュールは余裕をもたせて作成するのがおすすめです。
プロジェクト管理にWBSが重要な理由
WBSは、プロジェクトを円滑に、タスクの抜け漏れなく進めるために必要なツールです。
プロジェクト管理にWBSを活用することには、以下のようなメリットがあります。
- プロジェクトの全体像を明らかにする
- プロジェクトの細かいタスクを可視化する
- タスクの優先順位をわかりやすくする
- タスクの進捗を把握する
タスクの可視化ができておらず構造化ができていないと、プロジェクトの全体像が把握しづらくなります。その結果、優先順位がわかりにくくなったり、作業の重複や抜け漏れが発生したりする可能性が考えられるでしょう。また、タスクの進捗を正確に把握しにくくなるので、スケジュールが遅延していた場合の原因を突き止めにくくなってしまいます。
WBSを作成することで、プロジェクトに必要なタスクや工数を把握しやすくなるので、スケジュールを組みやすくなるのです。
工数の把握や収支計算にTimeCrowdがおすすめ
WBSは、プロジェクトに必要となるタスクを可視化・構造化したツールで、プロジェクト管理には欠かせません。タスクの抜け漏れを防いだり、関係者と認識を共有したりするのに役立ちます。
WBSを作成する際には、タスクの粒度を揃えるのが重要です。所要時間や工程の粒度が揃っているものを同じ階層に設定することで、構造化しやすくなります。
タスクの所要時間を把握するには、TimeCrowdがおすすめです。
TimeCrowdはタスクの開始時にワンクリック打刻をするだけで、タスクの所要時間を記録できるツールです。
レポート画面から「どの業務に何時間かけたのか」をひと目で確認することができるため、WBSを作成する際に、他（もしくは過去）のプロジェクトを参照することで、タスクの所要時間を正しく見積もることができるでしょう。
また、メンバーごとに時間単価を設定しておけばプロジェクト（もしくはタスク）ごとの人件費計算を行うことも可能です。赤字となる業務を特定して改善すれば、売上や利益を向上させることができるでしょう。
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