本記事ではプロジェクト管理が何のために、どのような手段で行われているかを分かりやすく解説していきます。
円滑に管理を行う方法や具体的なツールまでご紹介いたしますので、ぜひ参考にしてください。
目次
プロジェクト管理とは｜意味と目的
プロジェクト管理では「より品質の高いモノ・サービスを期日どおりに完了させる」ことが最終目標となります。
そのためには、人・もの・お金・情報・時間を使い、予算や納期などの要件をクリアする必要があります。
また、プロジェクトによる利益を最大化するために、各プロセスにおける無駄をなくしつつ業務を改善していく過程も必要となるでしょう。計画が遅れるようであればタスクを見直したり、挽回策を練り直したりして期日内に完了できるように管理していきます。
プロジェクト管理で必要な項目とは
プロジェクト管理で必要となる具体的な項目は、以下のように細分化されています。
- 統合管理
他の知識エリアをとりまとめ、プロジェクト全体を統一するための管理 - コスト管理
プロジェクトを予算の範囲内で完了させるための管理 - 調達管理
必要となる資材・・サービスなどを外部から調達するときの引き合いから、プロジェクト完了までの管理 - リスク管理
プロジェクト中のトラブルの予測や対策を立てる管理 - スコープ管理
プロジェクトの目標に対し必要な作業内容や成果物を決めておく管理 - 資源管理
プロジェクトで必要な資源の洗い出しや調達をする一連の流れを管理 - コミュニケーション管理
メンバー間における情報ニーズが円滑に行われていることを管理 - スケジュール管理
プロジェクトを所定の時期までに完了するように各プロセスの進捗を管理 - 品質管理
プロジェクトの工程や成果物の品質を管理 - ステークホルダー管理
プロジェクトメンバーや顧客、関係者間での情報伝達の管理
▼プロジェクト管理に必要な項目については、下記記事で詳細を解説していますので、ぜひ参考にしてください
プロジェクト管理を進めるステップ
プロジェクト管理をする際には、一般的に以下の4つのフェーズに分類されます。
- スコープの決定
- 各要素の計画
- 各要素の管理
- 終結
スコープの決定
達成しなければならない目標に対して必要な作業内容や成果物を決めておき、メンバー間での共通認識として持つようにします。
プロジェクトが複雑な場合や規模が大きい場合は、ロードマップなどを作成しておきスコープ（プロジェクトの対象範囲）を明確にしておくことも重要です。
各要素の計画
プロジェクトのスコープが決まれば、次は具体的な計画段階へと進みます。
スケジュールやタスクの振り分け、予算などを詳細に計画しておき、メンバー間での認識を持つようにしましょう。
各要素の管理
具体的な計画が固まった後は、計画通りに実行をしながら各要素の管理を行い、計画内容と実際進んでいる内容を照らし合わせます。
もし、計画から乖離しているようであれば計画を修正をし、目標に向けてプロジェクトを遂行していきます。
終結
計画がすべて完了した時点でプロジェクトの終結となります。
終結後は成果を検証し、今後のプロジェクトの参考にできるようにレポートでまとめておきます。
プロジェクト管理を円滑に行うポイント
プロジェクトを成功させるためには、円滑にプロジェクト管理を行っていくことがポイントです。
ここからは、プロジェクト管理を円滑に行うポイントについて解説していきます。
方向性をチームで統一する
参加するメンバーがプロジェクト全体の状況や、自分たちが何をするべきかを理解し、同じベクトルに向かって動いていくことが大切です。
目的や目標を理解することができないままプロジェクトを進めてしまうと、メンバー間での連携が取れず、プロジェクトが失敗する可能性があります。
プロジェクトの途中で「このプロジェクトの目的や目標は何だったのか」を振り返る時間を設けることも必要です。
リアルタイムでの情報共有・コミュニケーション
プロジェクト管理において、リアルタイムでの情報共有やコミュニケーションは重要です。
とくに関係者の多いプロジェクトでは、初対面同士の人がいても珍しくありません。
リアルタイムでの情報共有とコミュニケーションを行わないと、プロジェクト工程にムダが生じてしまい、高い成果を得ることは難しくなることでしょう。
自社に合ったツールを導入する
リアルタイムでの情報共有・コミュニケーションを行うためには、プロジェクト管理ツールの導入をおすすめします。
ツールを導入する際には、自社にとって機能と費用が見合ったものを取り入れる必要があるでしょう。
▼おすすめのプロジェクト管理ツールは下記記事でご紹介していますので、あわせて参考にしてみてください
プロジェクト管理を計画的に行う方法
プロジェクト管理を計画的に行う方法として何らかのツールを使うこともあります。
ここでは、普段から使い慣れたExcelを活用する方法と、プロジェクト管理を専用としたツールのいずれかを利用した場合について解説していきます。
Excelを活用する
Excelであれば、プロジェクト管理に合わせた表などを手軽に作成することができ、特別な技術がなくても管理することができます。
また、インターネット上に無料もしくは低価格で購入ができるテンプレートも多数存在しているため、カスタマイズをすれば費用を抑えつつ活用ができるでしょう。
たとえば、上記のガントチャートはMicrosoft公式から配布されているテンプレートを活用して作成したものです。
ガントチャートは0から作成すると手間がかかりますが、このようにテンプレートを活用すればすぐに導入ができるので、手始めに導入したいという方にはおすすめです。
プロジェクト管理ツールを使う
スケジュールやタスクなどの管理ツールとして、プロジェクト管理ツールを使うことも一つの手段でしょう。
プロジェクト管理ツールであれば、Excelでは難しかった「タスクの関連付け」や「期日漏れのタスクの通知」などの機能が備えられています。
多くのツールでは費用がかかりますが、少人数での利用や機能必要な機能を最低限備えたツールであれば比較的低価格で利用することができます。
▼無料から使えるプロジェクト管理ツールもありますので、詳しくは下記記事をご参照ください
また、プロジェクト管理ツールのなかにはGoogleアプリやMicrosoft Teamsと連携させることで、業務効率化をより促進できるツールも存在します。
たとえばMicrosoft Teamsをプロジェクト管理やタスク管理に特化したプロジェクト管理ツールと連携させることで、Outlookで行ったメールの内容をプロジェクト管理ツールのタスクに自動で変換することができるでしょう。
プロジェクト管理でツールを導入するメリット
プロジェクト管理ツールを導入することによるメリットを解説いたします。
プロジェクトの進捗状況を一目で把握できる
プロジェクト管理ツールは進捗状況を一目で把握することができます。
たとえば、進捗管理として使用されるガントチャートで可視化をすることで、計画通りにプロジェクトが行われているのかを把握することが可能です。
プロジェクトの途中で何か問題が発生した場合でもすぐに気づくことができるため、迅速な対応で大幅な業務効率の改善が期待できるでしょう。
情報共有やコミュニケーションに活用できる
メンバー間での情報共有をチャット形式で行うことで、円滑にコミュニケーションをとることができるでしょう。
また、プロジェクト管理ツールであればリアルタイムで情報が更新されるため、情報共有がしやすく状況に応じた適切な対処をすることができます。
プロジェクト管理ツールを選ぶポイント
プロジェクト管理ツールを選ぶポイントについて解説していきます。
チーム全員が使いこなせる操作性
チーム全員が操作しやすいツールであるかを確認する必要があります。
機能は優れていても操作が難しければ、かえって生産性を低下させてしまう可能性もあります。
視覚的に使いやすく直感的に扱うことができるツールから、まずは無料トライアルなどで導入してみると良いでしょう。
容量や人数を加味した料金
ツールによって料金が変わる場合もあるため、自社にとって適切な料金であるかを確認することも必要です。
ツールを導入する前に「どのような機能が必要になるのか」「何人が使うことになるのか」をあらかじめ明確にしておきましょう。
まとめ｜プロジェクトごとに収支管理を行う場合は「TimeCrowd」もおすすめ
タスク管理やスケジュール管理以外にも、プロジェクトごとの収支管理（人件費管理）を行いたい企業様もいるでしょう。
とくにWeb制作やシステム開発会社などのプロジェクト型の現場では「プロジェクト（案件）ごとに赤字になっていないか」を把握しておくことは非常に重要なことだといえます。
そのような企業様におすすめのツールが「TimeCrowd（タイムクラウド）」です。
タスクの開始時に従業員にワンクリックで打刻をしてもらうことで、管理者はレポート画面からひと目で「何の業務に、どれぐらい時間がかかったのか」を確認することができます。
必要以上に時間を要している業務があれば、何か改善策を打つなど、業務効率化に向けた次の一手を検討することもできるでしょう。
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