会社や組織では、それぞれが任されたタスクを漏れなく正確に進めることが重要です。
しかし、関わる人数が多くなればなるほどタスクの進捗管理は難しくなってくるでしょう。
そこで本記事では、チームで円滑に業務を進めるために必要な「タスク管理」の方法について、おすすめのツールをあわせてご紹介いたします。
▼タスク管理の意味や必要性については下記記事もあわせて参考にしてください
目次
チームでタスク管理を行うメリット
チームでタスク管理を行うと、下記のようなメリットがあります。
納期に対する意識を高められる
「誰が・いつまでに行うのか」が明確になれば、納期に対する意識を高めることができます。
個人でタスク管理を行うと、進捗状況が悪い場合でも指摘されることが少なく、納期の限界までタスクを先延ばしできてしまいますよね。
チーム内でタスク管理を行うことで、他人にタスクの進捗を見られることから、緊張感や責任感を持って業務に取り組むことができるでしょう。
コミュニケーションを円滑にできる
タスクを共有することで、チーム内のコミュニケーションを円滑にするメリットもあります。
個人でタスクの管理を行うと、自分から他のメンバーに報告をしなければ、業務の遅れに気づいてもらえません。そのためトラブルや問題点が解決できずに進捗がさらに遅れてしまう場合もあるでしょう。
一方でチームでタスク管理を行えば、進捗が悪いタスク（メンバー）の存在にいち早く気づくことができるため、すぐにサポートやアドバイスに入ることが可能です。
進捗状況を可視化できる
タスク内容を共有することで、メンバーの進捗状況を可視化できるメリットがあります。
とくに管理職の方はメンバーが抱えるタスクの進捗状況を把握することで、業務上の課題を素早く見つけて改善に努めることができるでしょう。
チームでのタスク管理方法
チームでタスク管理を行う際には、エクセルやタスク管理ツールといったサービスを積極的に活用しましょう。
エクセル・スプレッドシートの導入
エクセルやスプレッドシートは社内で既に利用されている場合も多く、追加コストをかけずに導入できるというメリットがあります。
しかしタスク管理専用のツールではないため、自分でカスタマイズを行う手間がかかります。カスタマイズに不安を抱えている方はMicrosoft社が無料配布しているテンプレートを活用しましょう。
出典：Microsoft
テンプレートの中にはタスク管理に適したガントチャートなども用意されており、複数のメンバーのタスクを同時に管理する際にも重宝します。
▼Excel（エクセル）でのタスク管理の方法については下記記事もあわせて参考にしてみてください
タスク管理ツールの導入
タスクをより正確に管理するためには、タスク管理ツールの導入を検討しましょう。
タスク管理に特化した専門性の高いツールであれば、カスタマイズの手間を省いて即座に導入することができるでしょう。
また、納期遅れを防ぐリマインダー機能など、さまざまな機能も搭載されています。
ツールは無料で利用できるものもあれば、有料のものもあるため、チームの人数や業務の規模に合わせて適切なサービスを利用しましょう。
有料のツールは様々な機能が搭載されており、効果的に活用することで正確なタスク管理を行えますが、一方で操作が複雑になるデメリットもあるため注意が必要です。
【チームで使える】タスク管理ツールの選び方
タスク管理ツールを選ぶ際には、いくつか注意点があります。
シンプルかつ使いやすい機能が揃っているか
ツールを導入する際はシンプルで使いやすい機能が揃っているものを選びましょう。
タスク管理ツールのなかには豊富な機能が備わったものも多くありますが、多機能な反面、使いこなすことが難しいサービスも多いです。
とくにパソコン操作に不安を感じるメンバーがいるチームでは、シンプルで使いやすいツールを選びましょう。
機能性や操作性を確認する際には、無料トライアル期間中に現場メンバーも含めてお試しいただくことをおすすめします。実際に利用するメンバーに操作性を確認してもらうことで、形骸化しづらいツールを選ぶことができるでしょう。
他社サービスとの連携ができるツールであるか
組織で既に導入しているサービスと連携できるツールであれば、タスク管理をより効率的に行うことができます。
たとえばSlackやChatworkなどのチャットサービスと連携できれば、チームメンバーが完了したタスクを通知で確認することが可能です。
連携できるサービスはそれぞれのツールで異なるため、必ず事前にチェックしてください。
チームタスク管理のおすすめツール
チームでタスク管理を行う際におすすめのツールをご紹介いたします。
Trello
出典：Trello
Trelloは直感的な操作性が特徴のタスク管理ツールです。
タスクをドラッグ・ドロップするだけで操作ができるため、シンプルな操作で簡単にタスク管理を行えます。
また、豊富な拡張機能も特徴の一つで、たとえば「Elegantt for Trello」という拡張機能を導入すれば、Trello上のタスクをガントチャートで表示させることも可能です。
料金は機能に合わせて様々なプランが用意されていますが、無料で利用できるフリープランもあるため、手軽に試験導入できます。
■料金プラン
- FREE：0円
- STANDARD：1ユーザーあたり月額$5（年間支払の場合）
- PREMIUM：1ユーザーあたり月額$10（年間支払の場合）
- ENTERPRISE：1ユーザーあたり月額$17.50（年間支払の場合）
jooto
出典：jooto
jootoはカンバン方式を採用したタスク管理ツールです。
業務全体の膨大なタスクの進捗を可視化することで、複数のタスクを同時にわかりやすく管理することができます。
料金体系は3種類のプランが用意されていますが、4人までは無料プランで全機能を利用できるため、まずは少人数から始めてみて操作性を確認することをおすすめします。
■料金プラン
- 無料プラン
- スタンダードプラン：1ユーザーあたり月額417円（年間契約の場合）
- エンタープライズプラン：1ユーザーあたり月額980円（年間契約の場合）
- コンサルティングプラン：お問い合わせ
Wrike
出典：Wrike
Wrikeは、タスクごとに階層をつけて管理ができるタスク管理ツールです。
メインになるタスクに対してサブタスクを付与できるため、業務に合わせて細分化した管理を行えます。
また、時間を記録できるタイムトラッキング機能を活用することで、進捗が遅れているタスクを把握して、業務効率化に役立てることも可能です。
料金体系は3種類の有料プランの他に、無料プランも用意されています。試験導入でチーム内の目的にあっているかどうかを確認しながら導入を検討しましょう。
■料金プラン
- Free：1ユーザーあたり月額$0
- Team：1ユーザーあたり月額$9.80
- Business：1ユーザーあたり月額$24.80
- Enterprise：お問い合わせ
▼おすすめのタスク管理ツールは下記記事でもご紹介していますので、あわせて参考にしてみてください
【時間管理におすすめ】タスク管理ツールと合わせて導入したい「TimeCrowd」
タスク管理ツールの導入を検討している企業様には、同時に時間管理ツールの導入もおすすめします。
時間管理をタスク管理と同時に行うことで、各作業の進捗状況を可視化して、業務効率を高める効果も期待できます。
TimeCrowdは国内で3,500社以上に利用されている時間管理ツールです。非常にシンプルな操作性が特徴で、業務を進める際にスタート・ストップボタンを押すだけで簡単に作業時間を計測することができます。従業員の運用負担を抑えつつ導入することが可能です。
また、複数のメンバーで利用することで「お互いがどのタスクを進めているのか」をリアルタイムで確認することができます。
2週間の無料トライアルもご用意していますので、タスク管理ツールの導入を検討している方は、同時に時間管理ツール「TimeCrowd」の導入も検討してみてください。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード 時間管理ツール「TimeCrowd」を無料で試すチームでタスク管理を行う際の注意点
チームでタスク管理を行う際には、いくつかの注意点があります。
どこまでタスク管理を行うか明確化する
タスク管理を行う際は、それぞれのメンバーに対して「どこまでタスク管理を行うのか」を明確に伝える必要があります。業務の中には細かいものを含めると多数のタスクが存在するため、どこまでツールに記載するべきかを事前に明確化しましょう。
また、すべての業務に対して細かく管理を行うと、管理する際の工程が複雑化し、本来の業務の進捗が悪くなることもあるため注意が必要です。
タスクごとの時間管理を忘れない
タスク管理を行っただけでは、タスクの進捗状況しかわからず、各タスクに「誰が・どのぐらい時間をかけたのか」を確認することができません。
すると、タスクは無事に進んでいるけれど「じつは◯◯さんの負担が大きかった」「このタスクに◯時間もかけていた」などの実態が隠れてしまう場合もあるでしょう。最悪の場合は、メンバーの離職・プロジェクトの赤字などに繋がる可能性もあります。
TimeCrowdなどのツールを併用し、それぞれのタスクにかかる時間を同時に把握することを心がけてください。
タスクの優先順位を決めておく
タスク管理を行う際は、それぞれのタスクの優先順位を決めましょう。
優先順位を決める際には「重要度」と「緊急度」の2軸から、検討することをおすすめします。比較的重要度（≒ビジネスインパクト）の大きい業務から取り掛かるようにすれば、チーム全体の生産性も高まるはずです。
▼優先順位のつけ方については下記記事もあわせてご参照ください
まとめ
チームで複数の業務を進める際には、タスク管理を導入することで、納期の管理や進捗状況の可視化といった様々なメリットが期待できます。タスク管理のためのツールは数多く存在するので、各社の状況に合わせて必要な機能が備わったものをお選びください。
また、タスク管理を行う際には時間管理も同時に行うことをおすすめします。タスクの優先順位を明確化しつつ、作業効率を高める効果も期待できますので、ぜひ「TimeCrowd」のような時間管理ツールの導入もあわせてご検討してみてください。
