タスク管理ツールを使うことで「誰が・いつまでに・何に取り組むべきなのか」を明確にできます。業務効率化や生産性向上を図るのに適しています。
本記事では、今おすすめのタスク管理ツールについてご紹介していきます。
▼タスク管理の意味や必要性については下記記事を参考にしてください
タスク管理ツールとは
タスク管理ツールとは、社内の業務をタスクとして管理し、生産性向上を図るためのツールです。
具体的には、以下のような種類があります。
- カンバン（付箋のような形でタスク管理するシステム）
- ガントチャート
- 業務時間管理・分析
- チャット・ミーティング機能
それぞれのツールによって機能はさまざまですが、どれもタスク管理をする上で重要な機能ばかりです。
社内の課題に合わせて、適正な機能のついたタスク管理ツールを選ぶようにしましょう。
タスク管理ツールを使うメリット
タスク管理ツールを使うメリットとは、一体どのようなものがあるのでしょうか。
ここでは、そのメリットを3つご紹介します。
自分の業務状況を整理できる
タスク管理ツールを使用することによって、自分の業務状況を簡潔に整理することができます。
個人で複数の業務を同時並行しているとき、「あの業務はどこまで進んでいるんだっけ…」「締め切り日時を忘れてしまった…」となってしまうことはありませんでしょうか。
タスク管理ツールでは、業務の進捗状況や締め切りについても一括で管理することができるため、もし進捗状況を忘れてしまっても、すぐに確認することができます。
進捗状況を全体で把握できる
タスク管理ツールを使用すると、個人の進捗状況をチームで共有することができます。
自分の業務状況を他のメンバーが把握できるため、納期に間に合わなそうであればヘルプに入ったりとチーム全体で効率的に動くことが可能になります。
特に、リモートワークが基本になっているチームの場合は、ZOOMなどのWeb会議を通さないと進捗がわからないケースがありますが、このツールを使用すれば、ミーティングを開くことなく業務状況が共有でき効率的です。
コミュニケーションがとりやすい
タスク管理ツールには、そのものにチャット機能がついているものや、Slackなどの他のチャットツールと連携できるものなどがあります。
また、ビデオ通話機能がついているものでは、そのままWebミーティングを開催することができるため、非常に便利です。
メールなどのコミュニケーションではかなり時間がかかってしまうケースもあるため、このチャット機能等を使って気軽にコミュニケーションが取れるのがタスク管理ツールの大きなメリットです。
タスク管理ツールおすすめ9選を比較
タスク管理ツールには、さまざまな種類があります。
個人で無料で気軽に使えるものから、さまざまな機能がついて総合的に使えるものなどがありますので、それぞれご紹介していきます。
無料プランから使えるタスク管理ツール
まずは無料プランから使えるタスク管理ツールをご紹介します。
Microsoft Teams
- 金額：無料〜（法人利用は1ユーザーあたり500円/月〜）
- 特徴：Microsoft365と相性抜群。カード形式でタスク管理ができる
Teamsは、Microsoftが運用する業務管理ツールです。Teams内の「Planner」というアプリを使うことにより、チームでタスク管理が可能です。
また、Teamsはファイル共有やチャット機能、Web会議機能等様々な機能が付随しています。
チームの総合的なコミュニケーションツールとして使用しつつ、業務管理もしっかりしていきたい企業におすすめのツールです。
Trello
出典：Trello
- 費用：無料〜（有料版は1ユーザーあたり5ドル/月〜）
- 特徴：付箋を貼るようなイメージで直感的にタスクを管理できるツール
Trelloは、付箋のような形のタスクシートを動かすことによってタスク管理ができるツールです。
細かくタスクを分けた上で、各タスクの担当者や進捗状況が一目でわかるようになっています。
チーム全員でタスク状況を把握することができる便利なツールですが、個人でタスク整理をするのにも使えるため、チーム・個人のいずれで使用するのにもおすすめのツールです。
Asana
出典：Asana
- 費用：無料〜（有料版は1ユーザーあたり1,200円/月〜）
- 特徴：使いやすいUIで外部ツール連携もできるタスク管理ツール
Asanaは、デザインがシンプルで使いやすく、世界中で愛されているタスク管理ツールです。
Google WorkspaceやSlack、Teamsなどの200もの外部サービスとの連携も可能で、そのようなサービスをすでに使用しているチームにおすすめです。
こちらは個人や小規模チームであれば無料で使用することが可能です。有料プランの場合は、使用できる機能がさらに増えるため、より高度な業務管理をしたい場合は有料プランがおすすめになります。
Backlog
出典：Backlog
- 費用：30日間無料（以降はプランにより2,970円/月〜）
- 特徴：チームのプロジェクト管理を最適化するタスク管理ツール
Backlogは、プロジェクト管理に必要な要素を全て詰め込んだプロジェクト管理に特化したタスク管理ツールです。
「ガントチャート」や「カンバン」機能があり、プロジェクトの進捗を見える化できるところが大きなメリットです。
jooto
出典：jooto
- 価格：無料〜（有料版は1ユーザーあたり417円/月〜）
- 特徴：カンバン方式で気軽にタスク管理できるツール
jootoはカンバン方式でシンプルにタスク管理ができるツールです。
企業向けに有料プランもありますが、4名までなら無料で利用できます。
▼その他にも無料で使えるタスク管理ツールは下記記事でご紹介していますので、あわせて参考にしてください
個人におすすめのタスク管理ツール
個人利用としておすすめのタスク管理ツールをご紹介します。
todoist
出典：todoist
- 価格：無料〜
- 特徴：個人でタスクを簡単に整理できるツール
todoistは、シンプルなチェックリストの形でタスクを管理できるツールです。
メールやカレンダー、ファイルを連携することで、タスクをひとまとめに管理することが可能です。
目標設定をした上で、1日、1週間の振り返りができるため、個人でしっかり仕事を進めたいときに便利なツールです。
Google keep
- 価格：無料
- 特徴：Googleのシンプルなタスク管理ツール
Google keepは、Google workspaceの１機能で、カンバン方式でタスク管理ができるツールです。
Googleのアカウントを持っていれば誰でも無料で使用できるので、GoogleスプレッドシートなどのGoogleのツールを普段から使用している方におすすめのツールです。
複雑な機能はほとんどなく、シンプルにタスクを整理したいときに使えるツールになります。
Microsoft To Do
- 価格：無料
- 特徴：本日のto doリストを作成してまとめることができるツール
Microsoft To Doは、Microsoftが提供しているタスク管理ツールです。Microsoftアカウントがあれば全て無料で使用することができます。
タスクを本日の予定に登録することで、トップページにTo doを表示してくれるため、その日のタスクを確実にこなしていきたいときに便利です。
また、タスクの割り当て機能があるため、他の人と共同作業する際にも使用することができます。
Microsoft エクセル
- 金額：無料〜（法人利用のMicrosoft 365 Business Basicは750円/月〜）
- 特徴：汎用性が高く、独自にカスタマイズして様々な面で活躍する万能ツール
エクセルは、Microsoft Officeのツールの1つで、非常に多くの企業で導入されている汎用ツールで、すでに使用されている方も多いかと思います。
タスク管理専用ツールではないため、そのまますぐに使用することはできませんが、自由にカスタマイズしてタスクを整理したり、分析したりと様々な用途で使用可能です。
ガントチャートのテンプレートなど、便利なテンプレートも多くありますので、それを使ってタスク管理をすると良いでしょう。
▼Excelでタスク管理を行う方法については下記記事を参考にしてください
▼個人でタスク管理を行う方法やおすすめのツールは下記記事でご紹介していますので、あわせて参考にしてください
タスク管理ツールと業務管理ツールの組み合わせがおすすめ
前述したタスク管理ツールは、タスクの進捗状況を把握するのに非常に役に立ちます。
それに加えて、TimeCrowdのような業務管理ツールを組み合わせて利用することで、実際にそのタスクにかけた時間を計測できるため、業務効率の向上につながります。
TimeCrowdはタスクごとの業務時間を可視化し、チームメンバーが「どの業務に・どれくらいの時間をかけているのか」を分析できるツールです。
タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで、タスクごとの業務時間を記録できます。
「各メンバーがどれくらい働いているのか」「どの業務に何時間かけているのか」を可視化できるため、規模が大きい組織のマネジメントでも役立てることができます。
▼TimeCrowdのレポート画面
少しでもご興味のある方は下記のサービス資料から、詳細な機能や料金プランをご確認ください。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロードタスク管理ツールの選び方の注意点
ここまで、様々な種類のタスク管理ツールについて見てきました。
それぞれ機能や価格も大きく異なりますので、選ぶ際には注意が必要です。
ここでは、タスク管理ツールを選ぶ際に注意すべきことをご説明していきます。
現状の課題と合っているか
タスク管理ツールは、前述した通り、非常に多くの種類があります。
サービスによって、特性が大きく異なる場合がありますので、よく下調べして、現状の課題と合ったサービスなのかを検討する必要があります。
シンプルにタスクを整理したい場合はカンバン方式のツールを、業務時間の管理も同時にしたい場合はTimeCrowdのような時間管理機能のついたものも組み合わせて利用すると良いでしょう。
すでに導入しているツールとの連携ができるか
タスク管理ツールには、他のチャットツールなどと連携できるものがあります。
今使用しているツールと連携することによって、さらに生産性が向上するため、なるべく現状のツールと連携できるものを選びましょう。
メンバーが使いやすいシンプルなデザインであるか
タスク管理ツールは、メンバー全員が使用するものになるため、誰もが使いやすいデザインである必要があります。
メンバーが使いにくいツールを導入してしまうと、メンバーの利用が定着せずにサービス導入が無駄になってしまいます。
使わない機能が多すぎるツールも、使いやすさを阻害する場合があるので、使用する機能をしっかり検討してからタスク管理ツールを導入すると良いでしょう。
まとめ｜タスク管理ツールを使って業務管理してみましょう
タスク管理ツールは、チームの生産性を向上するために、非常に重要なツールになっています。
特に、リモートワークが中心になっている企業にとっては、チームの業務進捗を一目で把握できるタスク管理ツールは必須とも言えるでしょう。
この記事を参考に、タスク管理ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
