業務管理表を作成すれは、進捗状況を可視化して、プロジェクトに必要なタスクの抜け漏れを防ぐことができます。
本記事では業務管理表を作成するメリット・作り方について解説しますので、ぜひ参考にしてください。
業務管理表とは
業務管理表とは「進捗管理を見える化する」「誰でも現状を確認できる」表のことを指します。
ひとつのプロジェクトを完成させるために多くの人が関われば、誰かが進捗状況を取りまとめなければなりません。必要なタスクを洗い出し、担当者と期日を明確にすることで着実にプロジェクトを進めることができます。
業務管理表のメリットや目的
業務管理表のメリットや導入目的について解説します。
業務の抜け漏れを防げる
業務管理表を作成すれば、プロジェクト開始前にあらかじめタスクを洗い出すことが可能です。
いきなり作業に入ってしまうと、抜け漏れがあった際に気が付かず進んでしまう危険性があるでしょう。タスクの抜け漏れが発生してしまうと、二度手間やプロジェクトの遅延にも繋がりかねません。そのため、プロジェクトを円滑に進めるためには業務管理表の作成は必須であると言えます。
業務の優先順位が明確化される
業務管理表では、タスクの優先順位を明確にできます。着手する順番がわかればプロジェクトを効率よく進められるでしょう。
また、業務の依存関係（タスクAが終わらなければタスクBが進められないなど）が可視化されるため、プロジェクトの途中に「今なにがボトルネックで止まっているのか」をすぐに特定することも可能です。
チームや組織全体で状況を把握できる
業務管理表を作成すれば、チームメンバー全員でプロジェクトの進捗状況を把握できます。
他メンバーの進捗が遅れていればすぐに状況を確認できますし、手が空いているメンバーがいれば「手伝いましょうか」というコミュニケーションも生まれます。とくにテレワークでプロジェクトに取り組む場合や社外メンバーと取り組む場合には重宝すると言えるでしょう。
▼業務管理の重要性については下記記事もご参照ください
業務管理表を作る方法
業務管理表を作る方法は2種類あります。
- エクセルで作る
- ツールを導入する
エクセルで作る
エクセルを用いて作成する場合、個人で使用するか、チームで使用するかで記載する項目を分けましょう。
■個人で使用する場合
- タスク名
- 開始日と完了日
- 期限
- 優先度（高・中・低）
- 進捗状況（未着手・作業中・完了）
■チームで使用する場合
- タスク名
- 担当者
- 開始日と完了日
- 期限
- 優先度（高・中・低）
- 進捗状況（未着手・作業中・完了）
下記サイト（Microsoft公式）では今すぐ使えるテンプレートも配布されています。ぜひ活用してみましょう。
▼エクセルで業務管理を行う方法については下記記事もご参照ください
エクセルで業務管理表を作るメリット・デメリットは下記の通りです。
■メリット
- 操作方法に親しみがある
- （すでに導入していれば）追加費用がかからない
■デメリット
- 共同編集がしづらい
- スマートフォンやタブレットでは操作しづらい
業務管理ツールを使う
業務管理ツールを導入すれば、エクセルよりも豊富な機能を活用できるでしょう。
個人用とチーム用でそれぞれおすすめのツールをご紹介します。
■【個人用】Trello
出典：Trello
Trelloはカード形式のタスク管理ツールです。進捗ステータスごとにカードを分類できるため、ひと目で進捗状況を確認することができます。
また、Elegantt for Trelloというプラグインを活用すればTrelloの状況をもとにガントチャートを作成することも可能です。
個人利用であれば、基本的には無料プランの範囲内で利用できるでしょう。
■【チーム用】Backlog
出典：Backlog
Backlogはガントチャートやマイルストーン形式でプロジェクトの進捗管理を実現できるツールです。
官公庁でも導入されており、セキュリティの安心度が高い点が特徴です。また、タスクごとにコメント機能を利用すればチーム内でのコミュニケーションツールとして活用することもできるでしょう。
料金は最も低いスタータープランで月額2,640円からご利用いただけます。ただしガントチャートを利用したい場合は月額12,980円のスタンダードプランからご利用を検討してみてください。
▼おすすめのツールは下記記事もご参照ください
エクセルで業務管理表を作るメリット・デメリットは下記の通りです。
■メリット
- 表が見やすい
- 通知でタスクの抜け漏れを防げる
- 外部ツールと連携できる
■デメリット
- 費用がかかる
- 使いなれるまでに時間がかかる
業務管理表を作る際のポイント
業務管理表を導入する場合、合わせてタイムトラッキングツールを導入すれば「何の業務に何時間かけたのか」を把握することができます。プロジェクトごとの人件費が明確になるため、黒字か赤字か損益を確認したい場合に役立つでしょう。
利用方法は、タスク開始時にブラウザ（もしくはアプリ）上で打刻をするだけ。管理者はダッシュボードからひと目で業務状況を確認できるため、どの業務がプロジェクトのボトルネックになっているのかを即座に特定することもできます。
時間管理に特化したツールなので、難しい操作はありません。管理に手間がかからずツールが形骸化する心配もないでしょう。
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