いま導入するべきタスク共有ツール5選|導入のメリットや効果的な使い方を解説

プロジェクトの進行にあたり、チームメンバーのタスク内容や進捗状況を確認するのは多くの手間や時間がかかります。

そんな時に便利なのがタスク共有ツールです。メンバーに連絡を取る必要がなく、ツール上で誰が今どのタスクに取り組み、どれくらいの進捗状況なのかを一目で確認することができます。

本記事では、タスク共有ツールを導入する5つのメリット・基本的な機能・ツールを効果的に使うためのポイントについて解説します。

 

▼チームでタスク管理を行う方法については下記記事でもご紹介していますので、あわせて参考にしてください

タスク共有ツールで情報共有をする5つのメリット

タスク共有ツールを活用して情報共有するメリットは、主に以下の5つです。

  1. 情報やタスクの進捗状況を可視化できる
  2. コミュニケーションにかかるコストを削減できる
  3. やるべきタスクの優先度が分かる
  4. メンバーの負担を均等にできる
  5. リモート環境でもプロジェクトを進められる

情報やタスク進捗状況を可視化できる

タスク共有ツールを活用する最大のメリットは、チームメンバーが今どのような業務に取り組み、どれくらい進んでいるのかといった情報や進捗状況をリアルタイムで把握できる点です。

タスク共有ツールを導入することで、マネージャーや他のメンバーが全体の進捗状況をいち早く把握し、個々のメンバーのトラブルに対処しやすくなります。

コミュニケーションにかかるコストを削減できる

チームメンバーが同じタスク共有ツールにアクセスすることで、お互いの進捗状況を確認しながら、ツール内のチャット機能を利用して、コミュニケーションを取ることができます。

エクセルなどでタスク共有を行うと、別途でチャットツールが必要になる・メールや電話でコミュニケーションを図る必要がでてきます。タスク共有ツールの導入で、気軽にそして素早く意見交換ができるため、コミュニケーションにかかるコストを大幅に削減できます。

やるべきタスクの優先度が分かる

タスク共有ツールを活用し、やるべきタスクを全て洗い出すことで、今どのタスクに取り組むべきなのかを把握できますタスクの優先順位を誤ると、他メンバーのタスクが完了するまで待ち時間が発生する、工程をやり直す必要が生じるなど、プロジェクトの円滑な進行を妨げます。

メンバーの負担を均等にできる

タスク共有ツールでは、各タスクの担当者や予定している工数を確認できます。そのため、メンバーにタスクを均等に振り分けることで、一人のメンバーに業務が偏るといったことを防ぐことができますまた、先述したように進捗状況を把握できるので、遅れが発生しているメンバーにサポートを付けるといった判断をすぐに下せるようになります。

リモート環境でもプロジェクトを進められる

新型コロナウイルスの感染拡大により、多くの企業でテレワークの実施が進んでいます。そのため、従来のようにオフィスで顔を合わせてプロジェクトの進捗を確認するといったことが困難になりました。

タスク共有ツールは、ネット環境さえあればいつでもアクセスできるため、リモートでの業務遂行に最適です。

タスク共有ツールの基本的な機能

タスク共有ツールに搭載されている機能はさまざまですが、多くのツールに搭載されている基本的な機能があります。

メッセージ機能

メンバー間でのメッセージのやりとりができるチャット機能です。多くのタスク共有ツールに搭載されており、コミュニケーションを円滑に行えます。また、必要に応じてプロジェクトに参加する社外のメンバーを追加することも可能です。

ToDoリスト

ToDoリストとは、プロジェクトを完了するためにやらなければいけないタスク一覧です。タスクを細分化し、漏れなく登録することで、プロジェクトの円滑な進行に役立ちます。

ガントチャート

メンバー全員のタスク進捗状況を把握するために、スケジュールを設定〜共有できる機能です。進捗状況を一枚の表にまとめることができるため、一目でスケジュール管理を行えます。

タスクの完了日や担当者・ステータスを設定することができ、〆切を過ぎてもタスクが完了にならない場合、アラートを流す機能を有したツールもあります。

おすすめのタスク共有ツール5選

ここからは、タスク共有をスムーズに行うために活用したい5つのツールについて解説します。

  1. Trello(トレロ)
  2. Google Keep(グーグルキープ)
  3. Microsoft Outlook(マイクロソフト アウトルック)
  4. Slack(スラック)
  5. Backlog(バックログ)

1. Trello(トレロ)

出典:Trello

Trello(トレロ)は、登録したタスクを一枚のカードのようにドラック&ドロップで直感的に操作することができるタスク管理ツールです。世界で200万チーム以上に導入された実績を持ち、使い方も簡単なためタスク管理ツールの第一候補として検討できます。

無料プランが用意されており、10個までボードを作成することができます。GoogleやSlackといった別サービスとの連携も可能で、GoogleカレンダーにTrelloで設定したスケジュールを反映することもできます。

2. Google Keep(グーグルキープ)

出典:Google Keep

Google Keep(グーグルキープ)は、Google社が提供する無料のメモアプリです。Googleアカウントを持っていれば誰でも利用できます。タスク管理ツールではありませんが、メモを共有することができ、ラベルや色分け・タスク振り分けも可能なので、タスクを共有する際に活用されることが増えてきています。

Google Keepの魅力は、テキストだけでなく手書きや音声でメモを残すことが可能な点です。簡単なラフ画をメンバーに伝えたいシーン等で活用することができます。

3. Microsoft Outlook(マイクロソフト アウトルック) 

出典:Microsoft Outlook

Microsoft Outlook(マイクロソフト アウトルック)は、マイクロソフト社が提供するメールソフトです。メールの送受信以外に、タスクの管理やスケジュール表といった機能を搭載しています。

タスクの開始日と完了日を設定できる他、達成率の入力もできるため、進捗状況を確認するのに優れています。

4. Slack(スラック) 

出典:Slack

Slack(スラック)は、世界的に多くの企業に導入されているビジネス向けのチャットツールですフリープランが用意され、5GB/チームまでならアカウントを作成するだけで利用が可能です。

搭載されている機能は最小限ですが、2,400を超える外部ツールとの連携ができるため拡張性が高いのがSlackの最大の魅力です。本章でも紹介したTrelloとの連携も可能で、SlackでTrelloのボードに直接カードを追加するといったことができます。

5. Backlog(バックログ)

出典:Backlog

Backlog(バックログ)とは、株式会社ヌーラボから提供される国産のプロジェクト管理ツールです。カンバンボードやガントチャート、ファイル共有機能など、プロジェクトの進行に必要な機能の多くを備えています。

タスク管理機能では、個々のタスクを親課題と子課題に分類して整理することが可能で、タスクの階層を体系的に理解できるとともに課題の遅れにいち早く気づくことができます。

 

▼おすすめのタスク管理ツール・アプリは下記記事でもご紹介していますので、こちらもご参照ください

タスク共有ツールを効果的に活用する方法

タスク共有ツールは、導入すれば必ず役に立つというものではありません。

タスクが曖昧なままツールに登録されている、更新するタイミングが決まっていないといったことがあると、かえってチームに混乱を招く可能性もあります。

ここからは、タスク共有ツールを効果的に活用するための3つのポイントを解説します。

タスクを細分化する

まず最初に意識するべきポイントは、タスクを細分化してツールに登録することです。大雑把なくくりでタスクを管理すると「担当者が何をすべきなのか」「どこまで終わればタスクが完了したのか」が曖昧になります。

例えば、顧客の対応をするといったようなタスクは「〇〇社のアポイント用の資料を作成する」「〇〇社との商談状況を確認する」「〇〇社と商談日に関しての連絡をする」など、より具体的にタスクを落とし込むことによって担当者の動きが明確になります。

いつ・誰が・何を更新するのかを明確にする

タスク共有ツールは、更新のルールを全員で明確にすることが大切です。

例えば、1日に午前と午後に分けてタスクに関するステータスを担当者が更新するなど、全員の共通ルールがないと混乱を招きかねません。

タスクの優先順位を明確にする

タスクは全て同等に扱うのではなく、緊急性や重要度によって優先度を決めておくことが大切です。

タスクの優先度が決まっていないと、担当者がタスクを進めている間に、他のメンバーがやることがなく時間的なロスが生まれる可能性があります。

プロジェクトの遅延を招かないためにも、タスクをどの順番でこなしていくのが効率的なのかをあらかじめ明確にしておきましょう。

 

▼「優先順位の付け方がわからない」という方は下記の記事もご参照ください

時間管理ツール「TimeCrowd」もおすすめ

タスク共有ツールと併用して、時間管理ツールを活用することで「誰が・いつ・どのタスクに・どれくらいの時間をかけて取り組んだのか」を可視化することができます。

おすすめの時間管理ツールは「TimeCrowd」です。国内では4万人以上のユーザーから利用されており、3,500社以上の企業で活用されています。

ユーザーはタスクごとに、スタート・ストップボタンを押すだけで操作が完了します。管理者はレポート画面から「どの業務に・何時間かかったのか」をひと目で確認することが可能です。操作性がシンプルで、ツールを運用するにあたって負担が比較的かからない点が大きな特徴だといえます。

また、メンバーやチームごとに時間単価を設定しておくことで、プロジェクト(タスク)ごとの人件費算出や収支計算を行うことも可能です。

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