業務管理とは何?その方法や便利なツール・システムを紹介します

「メンバーの業務が煩雑になってきて、業務を管理するのが難しくなってきた…」

「業務管理をもっと効率的にやりたい!」

こんな悩みを抱えている経営者の方や管理職の方は多いのではないでしょうか。

社内の生産性を向上し、業績を向上させるために、社内の業務を管理することは必須事項になりますが、なかなかそこに着手できていない企業も多くあると思われます。

この記事では、そもそも業務管理とは何なのか、業務管理の方法として考えられる代表的な手法や便利なツール等をご紹介します。

業務管理とは?その意味について解説します

業務管理とは、企業の利益向上のために必要な手法の一つです。

社内の業務を明確化・効率化し、人的・金的な経営資源を適切にコントロールすることで企業の利益を確保していく方法です。

チームが大きくなり、メンバーも増えてくると、どうしても業務が複雑・煩雑化して、無駄が生まれがちです。

つまり、その無駄を防ぎ、利益を確保していくのが業務管理です。

しかしながら、業務管理力の高い方でも、多数のメンバーをマネジメントし、業務管理を手作業で行うのは非常に困難です。

そのため、多くの企業は業務管理システムを導入し、システムによって業務を効率化させているのが一般的です。

 

業務管理が重要な理由

それでは、なぜ業務管理が重要なのでしょうか。

時代の変化により、さらにその重要性が増してきていると言えます。

テレワーク社会になった今、業務管理の難易度が上がっている

コロナ禍において、リモートワーク(在宅勤務)を行う企業も増えています。

以前は対面でしていた仕事もテレワークでするようになり、目の前で管理できていた仕事も、オンラインでしか管理ができなくなりました。

そのため、チームの業務管理の難易度が上がり、重要性が高まっていると言えるでしょう、

市場の激しい変化に対応する必要がある

近年ではスタートアップ支援の増加や、コロナ影響による異業種からの参入など、市場に大きな変化が起きています。

そのため、より高い市場競争力が必要とされる時代になってきていると言えます。

高い競争力を維持するためには、高い業務管理力を維持し、売上を最大化・コストを最小化する必要が出てきています。

このように、以前よりも業務管理の重要性は高まってきています。

法令遵守のための業務管理の必要性

コンプライアンスに関する規制は年々厳しくなっており、法令順守意識は高めていく必要があります。

従業員の労働時間や、不正をしていないかの管理も、業務管理の一部になります。

業務管理をしっかりとすることにより、リスク回避ができ企業の継続可能性を高めるでしょう。

 

業務管理の方法の例

ここまで業務管理の概要や、その重要性を見てきましたが、実際どのような方法があるのでしょうか。

ここでは3つの方法を紹介します。

手書きの表を作る

手書きで図や表を作り、現在の業務の状況を整理する方法です。

紙とペンがあれば簡単にできるので、状況を簡単に整理したいときにおすすめです。

一方で、チームが大きく、関係者が多い場合は煩雑になってしまい、整理しきれない場合も多いでしょう。

また、この方法は詳細な管理をするのは難しく、限界がある手法だと言えます。

 

エクセルやGoogleスプレッドシートを利用する

業務管理表の例

上の図のように、エクセルGoogleスプレッドシートを利用して、業務管理表を作ることができます。

状況に応じて、テンプレートを使用するのもいいでしょう。

このような表を作成することにより、簡単に業務を整理し、管理をすることができます。

他の用途でも使うことが多いツールなので、大きな料金がかからないことはメリットです。

しかしながら、こちらも業務管理用の専用ツールではないため、より複雑な業務管理は難しいです。

 

業務管理用のアプリやツールを利用する

業務管理にもっとも良い方法は、やはり専用のアプリやツールを利用することでしょう。

業務管理に特化したシステムのため、より複雑な業務管理や、時間管理・予算管理なども同時に進めることができます。

特に、業務の時間管理という面では、エクセルなどでは管理がしにくいです。

業務管理ツールを使えば、その業務に使っている時間をグラフにしてわかりやすく可視化することもできるため、業務改善にもってこいです。

実際に便利なツールについては事項で詳細を紹介していきます。

 

業務管理をするために便利なツール・システム

業務管理に使えるツールやシステムは多くありますが、どのツールが向いているかわからない…という方も多いでしょう。

便利な業務管理ツールを簡単にいくつかご紹介します。

 

無料から使える業務管理ツール

TimeCrowd

TimeCrowd:https://timecrowd.net/

費用:無料〜

特徴:業務時間を見える化するのに特化したツール

TimeCrowdは、どの業務にどのくらいの時間を使っているかを集計し、業務管理ができるツールです。

個人版は無料で利用できるので、まずは個人で業務管理をしてみたい方におすすめのツールです。

 

Trello

Trello:https://trello.com/

費用:無料〜

特徴:付箋を貼るようなイメージで直感的にタスクを管理できるツール

Trelloは、付箋のような形のタスクシートを動かすことによって業務管理ができるツールです。

個人や小規模なチーム向けであれば無料で使用することができるので、気軽に使いやすいのもメリットです。

 

Asana

Asana:https://asana.com/ja

費用:無料〜

特徴:使いやすいUIで外部ツール連携もできる業務管理ツール

Asanaは、デザインがシンプルで使いやすく、世界中で愛されている業務管理ツールです。

Google WorkspaceやSlackなどの外部サービスとの連携も可能で、そのようなサービスをすでに使用しているチームにおすすめです。

こちらも個人や小規模チームであれば無料で使用することが可能です。

 

企業向けの業務管理ツール

中〜大規模なチームの業務管理はより複雑になりがちです。

そんなチームの業務管理にも使用できるツールをご紹介します。

TimeCrowd

TimeCrowd:https://timecrowd.net/

費用:無料〜(有料プランは550円/月〜)

特徴:業務時間を見える化するのに特化したツール

TimeCrowdは、どの業務にどのくらいの時間を使っているかを集計し、業務管理ができるツールです。

チームや企業単位で業務管理するのにおすすめのシステムになります。

各メンバーがどのくらい働いているのか、どの業務に何時間かけているのかを自動的にグラフ化してくれるので、チーム全体の業務管理・改善にもってこいのツールです。

 

Backlog

backlog:https://backlog.com/ja/

費用:2,400円/月〜(30日間無料)

特徴:チームのプロジェクト管理を最適化するツール

Backlogは、プロジェクト管理に必要な要素を全て詰め込んだプロジェクト管理に特化した業務管理ツールです。

「ガントチャート」や「カンバン」機能があり、プロジェクトの進捗を見える化できるところが大きなメリットです。

 

Qasee

Qasee:https://qasee.jp/

費用:要問い合わせ(無料トライアルあり)

特徴:業務状況だけではなく、社員のモチベーション等も可視化できるツール

Qaseeは、業務状況の管理に加えて、業務を遂行する社員の状況やモチベーションも可視化できる業務管理ツールです。

テレワークによって社員のストレス状態が見えにくくなっているため、そこを可視化してくれるのは嬉しい機能ですね。

 

業務管理ツールの選び方

業務管理ツールはさまざまな種類があります。

その選び方の基準として3つピックアップしました。

個人用かチーム用か

そのツールやアプリによって、利用可能範囲が大きく異なる場合があります。

個人用・小規模なチーム用・大規模なチームや企業用など、様々な種類やプランがあります。

ご自身のチームの規模に合わせて適切なツールを選びましょう。

時間管理ができるか

業務管理をするにあたって、その業務にどれくらいの時間がかかっているかを測定することは業務管理・業務改善のために非常に重要です。

個人用のアプリや、プロジェクトマネジメントをメインとしたシステムの場合、時間管理の機能がついていないものがあるので注意が必要です。

業務改善につなげられるか

業務管理をする1番の目的は、現在の業務を客観的に把握することによって、業務効率化を進め、企業の利益に繋げる点です。

そのため、業務改善につなげられる機能がついているかどうかは非常に重要な観点になります。

業務内容を詳しく見える化できるような、グラフ作成機能等がついているシステムを選ぶのがおすすめです。

 

業務管理をするにはTimeCrowdがおすすめ

業務管理ツールは、競争率の激しい今の時代を生き抜くために必須ツールになってきていると言えるでしょう。

中でも、個人・企業どちらでも無料〜安価で利用でき、グラフなどにより業務改善にもつなげられるTimeCrowdがおすすめです。

まずは無料で始めてみるのはいかがでしょうか。

TimeCrowd:https://timecrowd.net/

 

 

 

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