エクセルでのタスク管理の方法。テンプレや作り方例あり

「業務量が増えてきて、タスク管理が難しくなってきた…」

「タスク管理ツールはお金がかかるから無料でできるエクセルでタスク管理がしたい!」

こんな悩みはありませんでしょうか。

この記事では、エクセルでできるタスク管理の方法や、業務タスク管理表の作り方などを解説します。

 

エクセルを使ったタスク管理の方法

表計算ツールとして使われることの多いエクセルですが、タスク管理に使用することもできます。

こちらでは、エクセルやその代用のGoogleスプレッドシートを使ったタスク管理の方法をご紹介します。

Microsoft OfficeがPCに入っていない場合はGoogleスプレッドシートが便利

多くの企業で利用されているMicrosoft Officeですが、個人の方やMacを使用している方は特にPCに入っていないという方も多いでしょう。

そんな時は、Googleスプレッドシートがエクセルの代用として利用できます。

スプレッドシートはオンラインで操作可能なため同時編集も可能で、共有も簡単にすることができます。

エクセルがパソコンに入っていない場合はGoogleスプレッドシートで代用しましょう。

エクセルや無料のGoogleスプレッドシートを使ったタスク管理表の作り方

エクセルやスプレッドシートでタスク管理をする場合は、最低限以下のような項目を入れると良いでしょう。

  • 項目名
  • 担当者名
  • ステータス(未着手なのか、進行中なのか、完了済みなのか)
  • 締切日
  • メモ欄

担当者名や、ステータスにはプルダウン機能を使うと便利です。

写真の例のように、ステータスによって、色が変わるように設定をしておくと、一目でどの業務が進んでいないのかがわかります。この設定は、「条件付き書式」から変更することが可能です。

タスク管理に使えるエクセルの機能や関数

Today関数

Today関数「=today()」を使用すると、自動的に当日の日付を入力してくれます。

見出しなどで当日の日付を入れたいときに便利です。

条件付き書式

条件付き書式を使うと、指定した条件に合わせてセルの色が自動的に変わります。

例えば、書式設定を「次より前の日付」に指定し、日付を「本日」に指定すれば、締め切りを過ぎているもののセルの色を変えることができます。

これを使って、タスクの締め切りを過ぎてしまうことを防止しましょう。

 

タスク管理表作成に使えるエクセルの無料テンプレート

タスク管理表をエクセルで作成する際は、テンプレートを使うと便利です。

エクセルであれば、ホーム画面からテンプレートを選択することが可能です。

タスク管理をするのに便利なテンプレートは以下の通りです。

  • ガントチャート
  • チェックリスト
  • スケジュール表

エクセルのテンプレートは、例えばチェックリストだけでも複数の種類があるので、ご自身の状況に合わせて適切なものを選んで作成をしてみましょう。

Googleスプレッドシートにも同様にガントチャートやToDoリスト、カレンダーなどの無料テンプレートがあるので、これらを利用すると便利です。

タスク管理にエクセルを使うメリット・デメリット

ここまで、エクセルを使ったタスク管理の方法についてご説明してきましたが、この方法にはメリットもあればデメリットもあります。

タスク管理にエクセルを使うメリット・デメリットをこちらで紹介していきます。

タスク管理にエクセルを使うメリット

追加コストをかけなくて良い

タスク管理にエクセルを使う1番のメリットはやはり、追加コストをかけずに使用することができることでしょう。

多くの企業や個人の方でもエクセルをすでに導入しているところは多いです。

エクセルでのタスク管理がうまく機能すれば、追加コストをかけずに業務効率化を進めることができるでしょう。

自由にカスタマイズできる

各個人やチームによって、欲しい機能や逆にいらない機能も多々あるでしょう。

エクセルはタスク管理専用のツールではないため、欲しい機能に合わせて自由にカスタマイズできるのが大きな強みです。

他の自社データと連携させてタスク管理もできるので、もともとエクセルでデータ管理をしているチームにとってはかなりのメリットと言えます。

タスク管理にエクセルを使うデメリット

タスク管理表を1から作らねばならず、煩雑で時間がかかる

エクセルは元々は表計算ツールであり、タスク管理専用のツールではないため、タスク管理をするためには1からタスク管理表を作成する必要があります。

テンプレートがあるとはいえ、各々のチームに応じたカスタマイズや、頻繁なデータ更新も求められるため、時間と工数が大きく取られてしまいます。

追加でコストがかからないからといって、全てのタスク管理をエクセルでして、かえってタスク管理のための時間的コストがかかってしまっては本末転倒ですので、ここの工数はしっかりと念頭に入れておくべきでしょう。

リアルタイムでのタスク共有が難しい

エクセルはオフラインでの入力が基本のため、そのシートを共有することができません。

シートを共有するには、メールなどでシートを送信し、ダウンロードして確認する必要があります。

タスクが進捗するたびにシートを更新し、メンバーに送信するとなると、かなりの手間が発生してしまいます。

瞬時にタスクの進捗状況の共有ができないのはエクセルの大きな弱みと言えるでしょう。

そもそもエクセルを導入するのにお金がかかる

エクセルを使用するためには、パソコンにMicrosoft Officeのツールをインストールする必要があります。

Microsoft Officeは基本的に有料ツールになりますので、導入するためにはコストがかかります。

タスク管理のためにエクセルを購入するのは効率的とはいえないので、導入時は慎重に検討をしましょう。

エクセルの代わりに使えるタスク管理ツール

タスク管理にエクセルを使うのは、自分でカスタマイズしやすい一方で、かなりの工数がかかってしまいます。

その代わりに使えるのがタスク管理ツールです。

「タスク管理ツールはお金がかかりそうだからちょっと…」という方も多いかと思いますが、無料トライアルがあるツールや、個人・小チームまでならほとんどの機能が無料で使えるツールが多くあります。

ここでは、エクセルの代わりに使用できるタスク管理ツールをご紹介します。

チームでタスク管理するのにおすすめのツール

Trello

Trello:https://trello.com/

費用:無料〜

特徴:付箋を貼るようなイメージで直感的にタスクを管理できるタスク管理ツール

Trelloは、付箋のような形のタスクシートを動かすことによってタスク管理ができるツールです。

こちらはタスク管理に特化したツールのため、自分で表を作ったり、カスタマイズする必要は全くなく、直感的な操作で簡単にタスク管理をすることが可能です。

個人・チーム問わず使いやすいツールで、基本的には無料で使用できるため、便利なタスク管理ツールです。

Asana

Asana:https://asana.com/ja

費用:無料〜

特徴:使いやすいUIで外部ツール連携もできる総合タスク管理ツール

Asanaは、デザインがシンプルで使いやすく、世界中で愛されているタスク管理ツールです。

Google WorkspaceやSlack、Teamsなどの200もの外部サービスとの連携も可能で、そのようなサービスをすでに使用しているチームにおすすめです。

こちらは個人や小規模チームであれば無料で使用することが可能です。有料プランの場合は、使用できる機能がさらに増えるため、より高度な業務管理をしたい場合は有料プランがおすすめになります。複数のプロジェクトに様々なメンバーが参加していて管理しにくい場合や、タスクを共有したい際にはこちらのAsanaがおすすめです。

 

個人でタスク管理するのにおすすめのツール

todoist

todoist:https://todoist.com/ja

価格:無料〜

特徴:個人でタスクを簡単に整理できるツール

todoistは、無料でシンプルなチェックリストの形でタスクを管理できるツールです。

メールやカレンダー、ファイルを連携することで、タスクをひとまとめに管理することが可能です。

目標設定をした上で、1日、1週間の振り返りができるため、個人でしっかり仕事を進めたいときに便利なツールです。

個人利用には料金がかからないため、個人でタスク管理するにはおすすめのツールです。

 

エクセルやタスク管理ツールと一緒に使いたい便利ツール

TimeCrowd

TimeCrowd:https://timecrowd.net/

費用:無料〜(有料プランは550円/月〜)

特徴:タスク管理と掛け合わせてチームの業務効率化を促進させるツール

TimeCrowdは、タスクごとの業務時間を可視化し、どの業務にどのくらいの時間を使っているかを分析しながらタスク管理ができるツールです。

先ほど紹介したタスク管理ツールやエクセルでタスク状況を整理し、TimeCrowdを使って、どのタスクにどのくらいの時間を使っているかを計測することで、業務効率化を進めることができます。

タスク管理ツールを使ってタスクを整理した上で、TimeCrowdを使ってタスクにかけている時間を可視化することで、業務をスマートに進め、生産性向上に繋げていきましょう。

まとめ|多くの場合、エクセルよりもタスク管理ツールの方が便利

ここまで、エクセルでのタスク管理の方法や、エクセルの代わりになるタスク管理ツールについて解説してきました。

エクセルをタスク管理に使用することはできますが、タスク管理専用に作られたツールに比べて煩雑になりやすく、工数もかかるため、多くの場合エクセルよりもタスク管理ツールの方が便利でしょう。

また、無料で使えるタスク管理ツールも多いので、エクセルでタスク管理表を作るよりは、まずは無料〜安価で使えるタスク管理ツールを使ってみるのがおすすめです。

エクセルやタスク管理ツールを使って、業務効率化を進めていきましょう。

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