プロジェクトをスムーズに進めるためには、タスクの正確な把握と適切なスケジュール設定が欠かせません。
タスク管理やスケジュール管理のツールとしてWBSとガントチャートがありますが「両者の違いがわからない」「どちらを導入すればいいかわからない」という方も多いのではないでしょうか。
結論から言うと、WBSならびにガントチャートを両方導入して併用するのがおすすめです。
本記事では、プロジェクト管理に必要なWBSならびにガントチャートについて、以下の項目を解説します。
- WBSとガントチャートの違い
- 両者を併用するのがおすすめな理由
- 両者の活用方法
プロジェクト管理においてWBSとガントチャートをどちらも活用すべき理由と、具体的な利用方法がわかるようになっていますので、ぜひ最後までお読みください。
目次
WBSとガントチャートの違いとは
WBSもガントチャートも、プロジェクト管理に用いられる手法です。
両者の違いは、WBSがプロジェクト内のタスクを細分化してまとめた図であるのに対して、ガントチャートはWBSにもとづいてスケジュールを記載するという点です。
- WBS：タスクを分解してフェーズやグループ単位に分類して構造化し、可視化した図
- ガントチャート：プロジェクトのスケジュールや進捗を可視化したグラフ
WBSではすべてのタスクを把握できますが、WBSだけではプロジェクト全体のスケジュールを設定できません。一方でガントチャートでは、プロジェクト内のタスクスケジュールを視覚的に把握することができます。
プロジェクトの進捗を正確に管理するためには、WBSを作成したうえでガントチャートを作成することになるため、結論としてはどちらも必要になります。
WBSとは
WBSとはWork Breakdown Structure（作業分解構造図）の略で、タスクを分解してフェーズやグループ単位にまとめて構造化し、可視化した図のことを指します。
WBSは、以下の2つのシーンで利用します。
- プロジェクト開始前にタスクを分解して分類する
- プロジェクト開始後に各タスクの進捗を管理する
WBSを導入することで、タスクの把握・優先順位の決定・タスクの抜け漏れを防止するのに役立ちます。また、すべてのタスクを洗い出しているので、進捗管理にも役立ちます。
WBSのメリット
WBS最大のメリットは、タスクがすべて可視化され構造化されているので、スケジュール作成や進捗管理がしやすいという点です。
- 各タスクの進捗状況を把握しやすい
- 工数の見積り・スケジュール作成がしやすい
- 担当者の割り振りが明確になる
WBSを作成することでタスクをすべて洗い出し構造化できるので、必要なタスクを抜け漏れなく把握でき、進捗状況を管理しやすくなります。
タスクがフェーズ単位・グループ単位で可視化されているので、1つのフェーズを完了させるための工数を見積りやすくなります。フェーズごとの工数を把握することで、プロジェクト全体のスケジュールを作成しやすくなります。
タスクがすべて可視化されているので、担当者の割り振りもしやすくなるという点もメリットです。誰がどのタスクを担当しているのかが一目瞭然なので、作業量の偏りを防ぐことにもつながります。
WBSのデメリット
WBSには、以下の3つのデメリットがあります。
- タスク同士の依存関係がわかりにくい
- こまめな修正が必要
- 作成・編集に手間がかかる
WBSはタスクを構造化した図ですが「タスクAの次にタスクBを行う」といった、タスク同士の依存関係を把握することは難しいです。タスク単位の進捗を把握できても、プロジェクト全体の進み具合を確認するのには向いていません。
タスク同士の依存関係を把握するには、ガントチャートのような他のツールの導入が必要になります。
WBSはスケジュール確定前に作成するものなので、情報が不十分だったり、トラブル対応などで予期せぬタスクが発生したりする場合があります。プロジェクトを推敲しながら、WBSのこまめな修正やタスクの追加が必要になるという点がデメリットです。
WBS作成時はタスクをすべて洗い出す必要があるため、作成に手間がかかる点にも注意が必要でしょう。
▼「WBS」について詳細は下記記事でもご説明していますので、合わせてご参照ください
ガントチャートとは
ガントチャートとは、プロジェクトのスケジュールや進捗状況を可視化した図のことです。縦軸がタスク、横軸が日付のグラフで表現されます。機械工学で経営コンサルタントのヘンリー・ガント氏が考案しました。
ガントチャートは、主に以下の目的で利用します。
- プロジェクト開始前のスケジュール決め
- プロジェクト開始後の大まかな進捗の把握
ガントチャートは、プロジェクトの期日から逆算してタスクの開始日と終了日を決定し、スケジュールを作成するのに用います。プロジェクトをフェーズごとにわけ、タスクグループごとの進捗をガントチャート上で把握することができます。
ガントチャートのメリット
ガントチャートのメリットは、スケジュールの全体像を可視化、把握できるという点です。
- スケジュール全体や進捗の把握、共有がしやすい
- 無理のないスケジュールを作成できる
- タスクの依存関係を把握しやすい
ガントチャートではプロジェクトの大まかな流れや開始日・終了日を把握しやすく、作業の進捗も一目瞭然です。無理があるスケジュールを組んでいれば、すぐに気づいて修正できます。
また、作成したガントチャートをチームやクライアントと共有し、認識を合わせてプロジェクトに取り組めるという点もメリットです。タスクの依存関係を可視化できるので、スケジュールの流れを理解しやすくなります。
ガントチャートのデメリット
ガントチャートのデメリットは、以下の2点です。
- 細かいタスクの把握や進捗管理には不向き
- 偶発的な事象が多いプロジェクトには不向き
ガントチャートはスケジュール全体は把握しやすいですが、詳細なタスクや担当者の情報をすべて詰め込むと見づらくなってしまいます。あくまで全体像を把握するのに向いています。
また、偶発的な事象が多いプロジェクトには不向きです。トラブル対応・仕様変更・突発的な開発など、ランダムな要素への柔軟な対応が必要となるプロジェクトでは、都度ガントチャートを修正しなければならず、運用は難しいでしょう。
WBSとガントチャートを組み合わせて利用するのがおすすめ
WBSとガントチャートは、お互いの長所を活かし、不足を補う形で併用するのがおすすめです。
- WBSの特徴：細かいタスクの把握と担当者割り振りができ、各タスクの進捗状況を管理できる
- ガントチャートの特徴：スケジュールの全体像やタスク同士の関連性、おおまかな進捗を把握できる
プロジェクト開始前に、WBSを作成してからガントチャートを作成するのがおすすめです。
その際に以下3つのポイントに注意をしましょう。
- フェーズ（グループ）単位でガントチャートにタスクを記入する
- タスクごとの所要時間を把握しておく
- 定期的に修正する
WBSのタスクすべてをガントチャートに反映すると、細かくなり管理しづらくなる可能性があります。ガントチャートを作成する際は、タスクをフェーズ（もしくはグループ）単位でガントチャートの縦軸に記入するのがおすすめです。
また、ガントチャートを作る際は、無理のないスケジュールを設定する必要があります。常日頃からタスクごとの所要時間を「TimeCrowd」などの時間管理ツールで計測しておくと、工数の見積を算出しやすくなるでしょう。
▼TimeCrowdのレポート画面（タスク開始時に打刻をすることで「どの業務に」「どれぐらい時間をかけたのか」を自動で算出できます）
また、予期せぬタスクやスケジュール変更はつきものです。定期的にガントチャートを見直して修正しましょう。あいまいな部分がある場合は無理に埋めず、プロジェクトを進めながら明確になった時点で追加するのがおすすめです。
プロジェクトごとに収支管理をしたい場合は「TimeCrowd」がおすすめ
WBSをもとにガントチャートを作成する際は、タスクごとの所要時間や工数を把握してスケジュールを設計する必要があります。
タスクごとの所要時間を記録するには、TimeCrowdがおすすめです。
TimeCrowdはタスクの時間を可視化して記録するツールです。タスクごとに担当者を設定でき、所要時間を記録します。
また、あらかじめユーザーごとに人件費を設定しておけば、プロジェクト（タスク）ごとの収支確認もできます。
「赤字案件」や「その案件のなかで時間がかかっている業務」を特定することで、組織全体の利益向上にも役立てられるでしょう。
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