業務改善やプロジェクトの収支計算見直しのために、工数管理は欠かせません。しかし、なかなか正確に工数を集計できなかったり、入力や集計、管理のための手間がかかりすぎてしまうといった課題もあります。
工数管理を行う際は、ツールを導入して工数の入力や集計、管理をするのがおすすめです。
タイムクラウド株式会社が行った調査では、工数管理に取り組んだ結果、約6割が「失敗・うまくいかなかった」と回答しています。理由としてもっとも多いのが「個々の工数管理が正確に把握できなかった」であり、失敗を受けて47.5%の企業が工数管理ツールを導入しています。
この記事では、工数管理ツールとしてTimeCrowdを導入し、工数管理や業務改善における課題を解決した事例をご紹介いたします。
抱えていた課題をTimeCrowdで解消した方法や、TimeCrowdを導入した決め手についても解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
工数管理で業務改善を実現した事例
業務の改善や効率化を行うには「どのタスクに・どれくらい時間をかけているのか」について把握し、ボトルネックとなっているタスクを特定することが重要です。
ITツールを導入することで、正確かつ手軽に時間を集計できるため、業務改善の施策立案に役立てられます。
業務改善の第一歩のため、工数管理ツールTimeCrowdを導入した企業事例を紹介します。
キリンホールディングス株式会社様｜業務改善の第一歩にTimeCrowdを導入
キリンホールディングス株式会社様では、3ヶ月に1度の決算発表に向け、決算情報のインプットや投資家向けのイベント開催といった準備作業に追われていました。
業務改善も目指していたものの、テレワーク導入にともなってメンバーの業務管理が難しくなったため、業務量の可視化ができないという課題感を持っていました。
TimeCrowd導入の決め手となったのは、タスクの開始時と終了時に打刻をするだけというシンプルな操作性です。非常に多くの業務をこなす中で、時間の集計や管理を負担をかけずに行えるという点が決め手でした。
TimeCrowdで業務量や作業時間を計測した結果、時間やコストに対する意識が芽生え、業務改善の第一歩につながりました。
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GMOペパボ株式会｜工数データの収集にTimeCrowdを活用
GMOペパボ株式会社様では、工数データの集計をGoogleスプレッドシートで行っていましたが、データをグラフ化することに時間を要していたことが課題でした。
TimeCrowd導入の決め手は、自動で工数レポートを作成し、グラフ表示する機能があることです。
▼TimeCrowdのレポート画面はこちら
また、工数入力を容易に行えるので以前の入力方法よりも負担を少なくできるという点もポイントでした。
工数管理特化のクラウドサービスなので、導入費用も比較的リーズナブルかつすぐに導入できるという点も決め手となりました。
TimeCrowdで工数レポートを確認するようになった結果、業務改善のボトルネックとなっているタスクをいち早く特定できるようになりました。客観的なデータをもとに関係各所にアプローチし、業務改善に取り組んでいます。
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工数管理で稼働時間を見直して、収支改善を実現した事例
メンバーの稼働時間やタスクの工数を正確に把握できていないと、稼働時間と請求金額が見合わずプロジェクトが赤字になってしまう場合があります。
受注金額や請求金額を適切なものにするためには「どの業務に・どれくらい時間（人件費）をかけているのか」について正確に把握することが不可欠です。
TimeCrowdによって工数を正確に把握し、終始改善を実現した事例を紹介します。
SORA株式会社様｜請求金額の見直しで売上20%アップ
SORA株式会社様では、アドバイザリー業務やコンサルティング業務などのサービス提供について、稼働時間と請求金額が見合っているかを確認する必要がありました。稼働時間に対して請求金額が少ないという案件も多々ありましたが、稼働時間の集計が難しく稼働状況を把握できないというのが現状でした。
TimeCrowdは稼働時間の集計と同時に人件費の登録もできるため、稼働状況の把握だけでなくプロジェクトの損益管理にも役立つという点が導入の決め手でした。
TimeCrowdでの時間集計を行った結果、追加請求すべき業務が明らかになり、適切な金額で請求を行うことができました。稼働時間と請求金額の見直しが進み、20%の売上アップを実現しました。
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株式会社CloudQ様｜稼働時間の見直しで開発効率15％アップ
株式会社CloudQ様は、以前まで案件ごとの終始管理を行っていませんでしたが、企業規模の拡大にともない赤字の案件を特定しなければならないという課題を持っていました。
TimeCrowdを導入する決め手となったのは、ワンクリックで時間集計ができるというシンプルな操作性と、人件費の登録で収支管理にも役立てられるという点です。
TimeCrowdでの時間集計により、会議の延長といった、タスクとして集計できていなかった時間を可視化することが可能になりました。TimeCrowdではカテゴリー別にタスクの所要時間を集計できるので、案件ごとの収支計算から除外すべきタスクも把握しやすくなりました。
TimeCrowdを導入した結果、想定以上に時間をかけているタスクを特定でき、業務改善についての具体的な議論ができるようになったというのが大きな成果です。業務内容の見直しにより、会社全体の開発効率が15%改善しました。
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未知株式会社様｜TimeCrowdで作業工程ごとの時間データを蓄積
未知株式会社様では、クライアントごとの記事作成について、1記事あたりの原価を正確に把握できていないという課題がありました。1記事を作成するのに細かいプロセスが必要で、複数のメンバーが携わっていたため人件費を正確に把握するのが難しいという状況でした。
現在では工数管理ツールTimeCrowdを導入して、時間集計・レポート・顧客ごとの人件費確認に役立てられています。その結果、案件ごとにかかる時間を可視化でき、クライアントへの追加提案に役立てることができました。
また、1記事の作成にかかる工数見積もり精度が向上したことによって、シフトのクオリティを高めることができ、質の高い記事の提供につながっています。
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工数管理を「Excel」から「ITツール」に乗り換えて、管理工数を削減した事例
工数管理をExcelで行っている場合、入力や集計などの管理業務に手間がかかってしまうことがあります。ITツールへの切り替えで管理の負担を軽減できるほか、業務効率化のための施策立案にも役立ちます。
Excelでの工数管理からTimeCrowdでの入力・集計に切り替えることで、管理工数を削減した企業事例を紹介します。
レバレジーズ株式会社様｜Excelからの乗り換えで管理工数を60%削減
レバレジーズ株式会社様では工数管理をExcelで行っていましたが「処理できるデータ量を超えてしまう」「集計の関数が壊れてしまう」といった点が課題でした。
Excelに手動で記録する際のヒューマンエラーが多発するという課題もあったため、ワンクリックで時間集計ができる点が決め手となり、TimeCrowdの導入が決定しました。
Excelで管理をしていた頃は毎週の修正作業が発生していましたが、TimeCrowdを導入した結果、月末の最終確認のみとなり、工数管理の負荷を60%削減することに成功しました。タスクの開始時と終了時にクリックするだけというシンプルな操作性も、時間集計の負荷軽減につながっています。
今後はTimeCrowdで集計したデータやレポートを活かして、業務効率化のための分析や施策立案も検討されています。
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株式会社スピカデザイン様｜工数管理のデータ集計をTimeCrowdで自動化
株式会社スピカデザイン様では、顧客ごとの受注金額を1人日あたりの工数をベースにして見積もりを作成しています。実際の稼働量に対して見積もりが適切かどうかを確認するため、所要時間を自動集計できるTimeCrowdの導入を決定しました。
TimeCrowdではワンクリックで時間を記録でき、記録した時間を自動で集計・レポートできる点が導入の決め手でした。
導入前はExcelで工数データを管理しており、集計に毎月2時間ほど要するという課題を抱えていましたが、TimeCrwodの導入後は集計の時間を大幅に削減することができました。
スピカデザイン様では、Notionに案件を登録するとTimeCrowd上に自動でカテゴリーが作成されるように連携してTimeCrowdを活用しています。カテゴリーが作成されるとChatworkに自動で通知が届く仕組みを構築し、工数管理の利便性を向上させています。
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株式会社フォトラクション｜アウトソーシング事業の工数管理をTimeCrowdで
株式会社フォトラクション様では、アウトソーシング事業の工数管理をExcelで行っていました。しかし、Excelのデータを複数人が同時に編集してしまい、正確な工数が記録できないという課題がありました。
より正確に、且つ簡単に工数管理を行うため、シンプルな操作性で工数集計の負荷軽減が実現できる点がTimeCrowdを導入する決め手になりました。
TimeCrowdでは案件ごと・業務ごとに時間の記録と集計を行っており、以前よりも詳細に記録できるようになりました。計測ルールを統一できたという点も大きな成果です。オペレーターと管理者双方の負荷を軽減しつつ、工数管理を行っています。
また、時間がかかりすぎている業務を特定し、AI技術に置き換えることで業務効率化にも取り組まれています。
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まとめ
TimeCrowdは、タスクの開始時と終了時にボタンを押すだけという、シンプルな操作性で時間集計ができるツールです。閲覧しているWebページやカレンダーツールをもとに文字入力不要で打刻を始めることもできます。
工数の入力や集計に時間がかかっている場合、TimeCrowdに置き換えることで運用負荷を大幅に軽減できます。
また、TimeCrowdでタスクの所要時間を正確に集計することで「ボトルネック（時間がかかりすぎている業務）」を特定しやすくなり、業務改善や効率化につなげられます。
メンバーごとの時間単価を登録することで、稼働時間から人件費を算出できるため、案件ごとの収支計算に役立てることも可能です。顧客への請求金額や受注金額見積りの見直しにも活用できるという点がメリットです。
工数管理の負荷軽減やプロジェクトの収支を見直したいといった課題がある場合は、ぜひTimeCrowdをお試しください。
少しでもご興味のある方は下記のサービス資料から、詳細な機能・利用手順についてご確認ください。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード▼その他にもおすすめの工数管理ツールは下記記事でご紹介しています。こちらもあわせてご確認ください
