工数管理は入力や集計作業に時間がかかり、「面倒だ…」と感じてしまうこともあるでしょう。しかし、プロジェクトごとに収支管理をしたり、業務改善のためにボトルネックを特定したりするためには欠かせない取り組みだといえます。
この記事では、面倒な工数管理を継続させる方法をご紹介します。また、工数管理に役立つツール「TimeCrowd」のおすすめポイントも解説しています。ぜひ参考にして、前向きな姿勢で工数管理に取り組む方法を見つけてみてください。
工数管理が面倒に感じてしまう理由
「工数管理が面倒だな…」と感じる場合には、何らかの原因があるはずです。まずは、工数管理を面倒に感じる代表的な原因について解説します。
- 目的が定まっていない
- 管理作業が難しい
- 工数入力が大変
- 目的や方法をチームで共有できていない
目的が定まっていない
工数管理を行う目的が不明確では、面倒に感じてしまうことも無理はありません。とくに工数入力は単調な作業なので、取り組む意義が見いだせないとモチベーションが下がってしまいがちです。
工数管理を行うには、責任者はもちろん、関わる全員が目的を理解しておくことが重要です。工数管理が必要な理由を周知・共有し、モチベーションを高める工夫が必要です。
管理作業が難しい
工数管理では、毎日全ての工数を記録する必要があります。毎日記録するだけでも大変なのに、記録するツールが使いにくかったり見にくかったりすれば、よりハードルが上がってしまいます。
とくにExcelで取り組んでいる場合には注意が必要です。下記のような理由から、定着しない可能性があります。
- 工数を記録するたびにアプリを開く必要がある
- リアルタイムで工数データを共有できない
- データ集計をするのに手間がかかる
工数管理を定着させたいなら、管理作業は誰でも取り組みやすい方法に整えておきましょう。
使用するツールもシンプルに使えて便利な機能があるものを選ぶと、面倒に感じにくくなるはずです。
工数入力が大変
工数管理のためには、工数入力が必要です。Excelやスプレッドシートで工数管理を行うケースもありますが、入力の抜け漏れが多く、正確に管理しにくいというデメリットがあります。工数入力の負担が大きいと面倒に感じ、工数管理が定着しない原因となります。
工数管理を継続して行うには、使いやすいツールで管理することが重要です。日々工数を入力する必要がありますが、マネージャーやリーダーはプロジェクト管理に忙しく、工数入力の管理や徹底にまで手が回らない場合もあります。その場合は、工数入力の責任者を決めて一任するのも1つの方法です。
▼工数入力については、以下の記事で詳細に解説してるので参考にしてみてください。
目的や方法をチームで共有できてない
工数管理が面倒になっているのは、チームで工数管理の目的や方法が共有できていないのが原因かもしれません。
作業に関わる全ての工数を管理しなければならないのに、1人で積極的に行っていても意味がなくなってしまいます。また、1人がチーム全体の工数を把握して記録するのは無理があるので、全員が足並み揃えて記録することが重要です。
工数管理を進めるには、工数管理の目的や方法など、チームでの情報共有を徹底しましょう。リーダーが周知を進めるとともに、メンバーが要望や進捗状況などを伝えられる環境作りを意識してみてください。
面倒な工数管理を継続させる方法
工数管理を継続して行うには、面倒に思う理由を明確にして、適切な対策を行っていきましょう。これから、工数管理における課題を解消し、継続させる以下の方法をご紹介しますのでぜひ参考にしてみてください。
- 使いやすいツールで管理する
- 工数管理の目的を明確にする
- 個人でも管理できるように周知する
- 極力手間を省く
- データを分析して結果をシェアする
使いやすいツールで管理する
工数管理のためのツールが使いづらいと、メンバーが「面倒」と感じる原因になり、工数管理が定着しない要因になります。シンプルで、且つ使いやすいツールを活用することが重要です。
TimeCrowdは、タスクの開始と終了時にボタンを押すだけというシンプルな操作性で、タスクごとの所要時間を記録できるツールです。スマホアプリ、ブラウザ、Chrome拡張機能から入力方法を選べるので、自分に合った方法で時間の記録ができます。
また、Google カレンダーやOutlook カレンダーと連携することで、カレンダーに登録しているタスクをそのままTimeCrowdに転記し、打刻することが可能です。
▼カレンダーとの連携については以下の記事で詳細を解説していますので、ぜひご参照ください。
TimeCrowdは、メンバーだけでなく管理者にとっても使いやすいツールです。
ダッシュボード画面では、プロジェクトごと、メンバーごとの工数を確認できます。
「誰がどの作業にどのくらい時間をかけているのか」を簡単に把握できるので、業務改善に役立てられます。また、メンバーごとの時間単価を設定すれば人件費を自動で算出できるためプロジェクトの収支管理に活用することも可能です。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード▼その他にもおすすめの工数管理ツールは下記記事でご紹介しています。あわせて参考にしてみてください
工数管理の目的を明確にする
先述した通り、工数管理が面倒に感じる理由として、「目的が決まっていない」ことが挙げられます。継続させるためには、目的を明確にすることからはじめましょう。
基本的に、工数管理は以下の2つの目的で行われます。
- プロジェクトにおける作業時間を把握して管理する
- 生産性をアップして仕事の効率化を図る
目的をしっかり定めた後は、チームで共有することも忘れてはいけません。関わる全員で目的を意識しておけば、モチベーションキープもしやすいでしょう。
▼工数管理が必要な理由や導入方法については下記記事をご参照ください
個人でも管理できるように周知する
工数管理の目的だけでなく、やり方もメンバーに周知することが大事です。やり方でわからない部分があると、「面倒だな…」と思ってしまう原因になります。
また、マネージャーやリーダーが全ての工数を記録するのは現実的ではありません。個人のタスクは自分で工数入力や工数管理ができるようレクチャーし、管理者は全体を管理する仕組みを作るのがおすすめです。
工数管理を進める前に、工数入力や工数管理の方法をレクチャーしたり、説明会を開いたりなどして、メンバーに伝えるようにしましょう。工数管理の方法を直接説明することで、メンバーの意識やモチベーションも把握することができます。
極力手間を省く
工数入力の手間が多いとなかなか打刻が定着せず、正確なデータを計測できません。また、工数データを集計するのに時間がかかってしまうと管理をするのも大変です。
そのため、工数管理に特化したツールを導入して、メンバーと管理者双方の手間を省いた運用を心がけましょう。なかでも「ワンクリック（もしくは自動）で工数入力ができる」「簡単に工数データを集計してグラフ化できる」ような、工数管理ツールがおすすめです。
工数管理ツールTimeCrowdでは、タスク名を入力すればワンクリックで工数入力が簡単にできます。また、レポート画面からは「どのタスクに・どれくらい時間をかけたのか」をひと目で確認することが可能です。
⇛【資料ダウンロードはこちらから】工数管理ツールTimeCrowdの機能・料金プラン
データを分析し結果をシェアする
工数管理で集計したデータは、積極的にメンバーに共有しましょう。
「どのタスクに・どれくらい時間をかけたのか」を実際に確認することで「なぜ時間がかかったのか」「次はどのようにすれば時間を短縮できそうか」などを考えるきっかけになります。時間を意識することで、業務スピードが早くなり、タスクを期日内に完了できるようになるでしょう。
また、工数管理の分析結果を共有した上で、メンバーから意見を募ることも重要です。メンバーの視点を加えることで、プロジェクトの課題や改善点が浮き彫りになることもあります。
たとえば「プロジェクトAのタスクB」に時間がかかっていた場合、データ上ではタスクの所要時間は確認できますが、その所要時間に至った理由は担当者本人にしか分かりません。
工数管理の結果は、担当者だけでとどめるのではなく、メンバーや会社全体などで共有することを意識してみてください。
工数管理を楽にするTimeCrowdのおすすめポイント
工数管理を継続させるには、使いやすいツールで管理することが重要です。メンバーと管理者双方の手間を省けるツールを導入しましょう。
TimeCrowdは工数管理に特化したツールです。タスク名を入力してワンクリックで工数入力ができるシンプルな操作性が特徴で、工数入力に負担がかかりません。Google カレンダーやOutlook カレンダーと連携をすれば、カレンダーに登録されているタスクを転記し、自動で打刻することができます。
また、記録したデータは自動で集計されます。レポート画面からは「どのプロジェクトで・どのタスクに・どれくらい時間をかけたのか」をリアルタイムで確認できるため、管理者の集計コストがかからない点が大きな特徴です。
詳細な機能や料金プランについては下記資料よりご確認いただけます。無料でダウンロードできますので、ぜひご確認ください。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロードまとめ：面倒な工数管理も工夫次第で継続可能
「面倒だ」と思われがちな工数管理ですが、適切な方法を取り入れれば、モチベーションを保ちながら進めることが可能です。まずは工数管理を行う目的を明確にして、メンバーに情報を共有したうえで取り入れましょう。
また、「どのような工数管理ツールを取り入れるべきかわからない…」という場合には、工数管理の機能に特化したシンプルなツールの導入を検討しましょう。
工数管理ツールTimeCrowdは、2週間の無料トライアルをご提供しています。操作性が気になる方はお気軽にお問い合わせください。
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