プロジェクトにおいて、1つの作業にかかる時間や、人数、プロジェクト全体にかかる作業量などを算出して管理する「工数管理」。以前は製造業やシステム開発の分野で使われていましたが、さまざまな業界でもプロジェクトのマネジメントに使われるようになりました。
テレワークの普及も考えると、工数管理はExcelでは間に合わない時代に。工数管理ツールを選ぶ時のポイントと、おすすめのツールを4つ紹介します。
どの工数管理ツールを導入すればいいのか検討している方は、参考にしてみてください。
▼そもそも「工数管理とは…？」という方は下記記事を参考にしてください。
工数管理のツールとは？
工数管理ツールは、プロジェクトの作業量とスタッフの人数を算出し、どの作業にどの程度の時間と人数が必要かを管理するツールです。
工数管理のメリットは、業務を効率化し、生産性を高めること。また工数管理をすることによって、プロジェクトにおける課題や問題が浮き彫りになり、修正や解決に導くことができます。
工数管理ツールといえば、今までExcelで管理していた企業も多いですが、テレワークが普及してきた昨今では、Excelでの管理自体がすでに限界を迎えています。
では、どのような工数管理ツールを導入すればよいのでしょうか？
工数管理ツールを選ぶ時のポイント5つ
工数管理ツールを選ぶ際、いくつかのポイントがあります。自社の業態やプロジェクトに合ったツールを選ぶためにも、5つのポイントを押さえておきましょう。
ポイント①クラウド型or オンプレミス型
クラウド型とは、インターネットのブラウザやアプリなどを通して使えるツールです。特徴は、インターネットに繋がっていれば、どこでも利用可能なこと。
また設定にも専門的な知識がいらないため、誰でも使いやすいでしょう。導入コストも低いものが多く、気軽に解約できるツールがほとんどなので、まずは試したい場合に最適です。
一方で、オンプレミス型とは、PCにソフトウェアをインストールして使うツール。特徴はインターネット環境がなくても、インストールしたPCがあれば利用できることです。
しかしながら、設定に専門知識が必要で、運用や保守も自社で行う必要があります。システム導入から運用まで、また運用してからも管理をし続けなければいけません。
社内SEなど、専門知識のあるスタッフがいる企業では、導入しやすいでしょう。
ポイント②操作性と見やすさ
工数管理ツールは、毎日プロジェクトメンバーが使うツールです。使いやすさと画面の見やすさは、ツール選びでも重要なポイントとなります。
特に操作性については、使いこなすまでに時間がかかるようなツールでは、工数管理をする意味において本末転倒。画面の見づらさも同様に、ストレスとなり生産性が落ちる結果にもなりかねません。
操作性と見やすさにはこだわって選びましょう。
ポイント③プロジェクトの目的に合っているか
例えば、プロジェクト別にタスク管理がしたいのに、見積書管理や残業管理が得意なツールを導入してもあまり意味がありません。
プロジェクトごとにカスタマイズできるツールもありますが、ツールの特徴をよく比較して、自社の業務内容やプロジェクト形式、使いたい機能があるかを確認してください。
ポイント④導入とランニングコストはどのくらいか
工数管理ツールは、初期費用がかからないもの、毎月の料金がかかるもの、制限人数内であれば無料のものなど、料金体系もさまざまです。
工数管理ツールを、どのくらいの規模で、何人で使いたいのかによって、導入と運用にかかるコストも変わってきます。
導入した検討することも大切なポイントです。
ポイント⑤無料で試せるか
上記4つのポイントは、「試してみないとわからない」ものです。コストをかけて導入したのに、使いづらかった、目的のものと違ったということがないように、導入前にお試しで使ってみましょう。
特に、工数管理ツールの導入が初めてであれば、無料お試し期間や、無料プランのあるツールを選ぶのがおすすめです。
工数管理におすすめのツール4選
それでは、工数管理におすすめのツールを4つ紹介します。特徴・料金をまとめていますので、比較検討の参考にしてみてください。
jooto（ジョートー）
基本操作はドラッグ＆ドロップのみで、直感的に使えるシンプルなツールです。ふせんを貼ったり剥がしたりするような感覚で、タスク・プロジェクト管理が可能。
スケジュールが一目でわかるガントチャート機能も無料で使用でき、複数のプロジェクトの進捗状況を全体的に把握することができます。
またスマートフォンにもアプリを入れることができ、外出先やテレワークでもリアルタイムに重要なメッセージを確認。スケジュールやタスクの登録忘れ、重要情報の見逃しなどを予防できます。
【料金】
初期費用：無料
料金プラン：無料プラン（4名まで）・スタンダードプラン￥500/月・エンタープライズ¥1,300/月
無料お試し：あり
公式サイト：jooto
Backlog（バックログ）
導入実績が1万社以上という、国内で開発されたプロジェクト管理ツールです。システム開発、マーケティング、新聞社、大手広告代理店など、さまざまな業種で使われているだけでなく、総務部や人事部といった部署でも多数利用されています。
直感的に使いやすく、チームメンバーがすぐに使いこなせます。また社内メンバーはもちろん、取引先などともやり取りできるチャット機能があり、コミュニケーションもスムーズに。
プロジェクト管理、課題管理、バグ管理、バージョン管理などの機能を搭載し、ガントチャートやマイルストーンでの一元管理が可能。プロジェクトの進捗を一目で把握できます。
【料金】
初期費用：無料
料金プラン：スタータープラン¥2,640/月・スタンダードプラン￥12,980/月・プレミアムプラン¥21,780/月・プラチナプラン￥55,000/月
無料お試し：30日間無料
公式サイト：Backlog
ZAC
ZACは、案件・契約・プロジェクト単位で業務が進行する、システム業、IT業、広告業、クリエイティブ業、士業、コンサルティング業などに向いているクラウドERPです。
クラウドERPとは、会計や人事、生産、販売、物流といった基幹業務システムをクラウド環境で使えるようにしたシステムのこと。
プロジェクトの一元管理や勤怠管理、プロジェクトの損益管理、損益管理などが可能で、業務と利益が紐付いた管理が得意です。勤怠管理と工数管理をZACの導入で一元化できます。
【料金】
初期費用：都度見積り
料金プラン：プランによる
無料お試し：なし
公式サイト：ZAC
TimeCrowd（タイムクラウド）
業務時間を見える化できる時間管理ツールです。文字の入力なしに、ブラウザやChrome拡張、アプリから簡単にデータを記録。メンバーの誰が・いつ・何をしているかを把握できます。
またレポート機能で自動集計でき、秒単位、1円単位での稼働データが保存可能。メンバーの得意分野がわかり、稼働費用の計算なども楽にできるようになります。
データが見える化できるから、そこから改善点を見出し、解決することにも使えます。継続的に業務を見直すことで、業務効率化を図れます。
テレワークにも最適なツールです。
【料金】
初期費用：無料
料金プラン：パーソナルプラン無料・スタンダードプラン¥550/月・エンタープライズプラン￥880/月
無料お試し：2週間無料
公式サイト：https://timecrowd.net/enterprise/?utm_source=blog&utm_medium=referral&utm_campaign=man-hourmanagement-tool&utm_content=article-link
ツールを使って理想の工数管理をしよう！
工数管理にはツールを使うのが便利です。工数管理ツールを選ぶ際には、5つのポイントを押さえて自社に合ったツールを選びましょう。
4つの工数管理ツールを紹介しているので、今一度、どのような工数管理をしたいのかよく考え、どのツールが向いているのか比較検討してください。
