社内の業務を円滑に進めるには、適切な業務管理が欠かせません。とくに人手不足や働き方改革が叫ばれる昨今では、業務管理に本腰を入れて取り組まれる企業様も多いのではないでしょうか。
本記事では、業務管理におすすめのツールをご紹介します。また、ツールを導入するメリットや導入するときの注意点なども解説します。社内で業務管理に携わる方はぜひ参考にしてください。
業務管理とは
業務管理とは、企業や個人が業務を効率的に遂行するために、管理を行うことを意味します。具体的には、タスクの洗い出しや優先順位付け、スケジュール管理、進捗状況の把握、課題の特定や改善などを行います。
一般的には、このように個人のタスク管理や工数管理を意味するケースが多いです。一方で、販売管理ツールや人事管理ツールといった、部署ごとの業務データの管理を意味するケースもあります。
▼業務管理とは何か、種類や方法については下記の記事でも解説しています
個人の業務管理におすすめのツール
従業員個人の業務管理では、下記のようなツールを活用します。
- タスク管理ツール
- 時間管理（工数管理）ツール
一人ひとりが利用するのはもちろん、組織全体で活用することで「どの業務が・どのような状況なのか」「どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を可視化することができます。
タスク管理ツール
タスク管理ツールでは、各タスクのリスト化や期限の設定、進捗状況の可視化などができます。
代表的なツールとしては、Todoist・Trello・jootoなどが挙げられます。これらのツールでは、タスクの進捗状況をドラッグ&ドロップで変更できるため、直感的な操作が可能です。
プロジェクト単位でタスクを管理したい場合や、チームでタスク管理を導入したい場合などにおすすめです。
▼おすすめのタスク管理ツールについては下記の記事でも解説しています
時間管理（工数管理）ツール
時間管理ツールでは「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を記録、可視化することができます。
代表的なツールとしては、TimeCrowd・Toggl・Clockifyなどが挙げられます。
時間の使い方を可視化することで、時間の無駄遣いを減らし、生産性を向上させることができます。また、作業時間から人件費を算出できるため、プロジェクトごとの収支管理にも役立ちます。
時間管理ツール「TimeCrowd」では、タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで作業時間の記録が可能です。Google カレンダーやOutlook カレンダーなどの外部ツールと連携することで、自動で打刻することもできます。
また、計測したデータは自動で集計されるため、管理に負担もかかりません。
▼（例）TimeCrowdのレポート画面
稼働状況をリアルタイムで把握することで、課題を素早く特定し、対策を講じることができます。累計4,000社以上の企業で導入いただいているTimeCrowdの機能・料金プランは、下記のサービス資料からご確認ください。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード▼TimeCrowdの導入事例
▼おすすめの工数管理ツールについては下記の記事でも解説しています
全社の業務管理におすすめのツール
タスク管理や時間管理の他にも、下記のような分野でITツールを取り入れることで、業務管理を効率的に行えるようになります。
- 販売管理システム
- 会計管理システム
- 生産管理システム
- 人事管理システム
- 勤怠管理システム
- 案件管理（顧客管理）システム
- プロジェクト管理ツール
販売管理システム
販売管理システムでは、顧客情報・受注情報・売上実績などを一元管理し、販売活動の効率化を実現します。
また、在庫管理や発注管理にも活用できます。代表的なツールとしては、楽々販売や商蔵奉行クラウドなどが挙げられます。
会計管理システム
会計管理システムでは、会計データの入力・集計・分析を自動化して経理業務の効率化を図ります。
請求書の作成や支払管理、決算処理などをスムーズに行えます。代表的なツールとしては、弥生会計やfree会計、マネーフォワード クラウドなどが挙げられます。
生産管理システム
生産管理システムでは、製造業における生産計画の作成・工程管理・在庫管理など、生産活動に関する一連の業務を管理します。
生産効率の向上や品質管理の強化に貢献します。代表的なツールとしては、スマートFや生産革新などが挙げられます。
人事管理システム
人事管理システムでは、従業員の入退社手続き・給与計算・人事評価などの人事に関するさまざまな業務を管理します。
ペーパーレス化を推進し、人件費の削減にもつながります。代表的なツールとしては、SmartHRやジンジャーなどが挙げられます。
勤怠管理システム
勤怠管理システムでは、従業員の勤怠を記録し、給与計算や労働時間の管理を行います。
また、残業時間の把握やタイムカードの電子化にも役立ちます。代表的なツールとしては、ジョブカン勤怠管理やAKASHIなどが挙げられます。
案件管理（顧客管理）システム
案件管理システムでは、顧客情報・案件情報・商談履歴などを一元管理して営業活動の効率化を支援します。
また、案件のトラブル防止、顧客満足度の向上にもつながります。代表的なツールとしては、SalesforceやMazrica Sales（旧Senses）などが挙げられます。
▼下記の記事では、案件管理の目的やメリットなどについて解説しています
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールでは、プロジェクトの計画・実行・評価を管理します。
タスクの割り当てや進捗状況の可視化、コミュニケーションの円滑化など、プロジェクトの成功に不可欠な機能を備えています。
代表的なツールとしては、BacklogやAsanaなどが挙げられます。
▼下記の記事では、プロジェクト管理の目的や手法などについて解説しています
業務管理ツールを導入する際の注意点
業務管理ツールを導入する際には、下記のポイントに注意をしましょう。
- 導入することを目的にしない
- マニュアルや研修を整備する
- 導入後もメンテナンスを行う
導入することを目的にしない
業務管理ツールを導入する目的は、業務の効率化や生産性の向上です。ツールの導入は手段に過ぎず、導入すること自体が目的になってはいけません。
ツールを導入したうえで、どのように活用するのかを見据えておくことが重要です。また、ツールを選定する際には、目的にあったものを選びましょう。
マニュアルや研修を整備する
新しいツールを導入する際には、従業員への丁寧な説明や研修が不可欠です。マニュアルを作成し、操作方法をしっかりと理解してもらうことで、スムーズな導入を促すことができます。
また、不明点が出たらすぐに解決できるような相談窓口の設置も重要です。
導入後もメンテナンスを行う
ツールを導入しただけでは業務効率化は実現できません。定期的に見直しを行い、改善点があれば修正していくことが重要です。
また、従業員からのフィードバックを積極的に取り入れて、ツールをより使いやすくしていくことも大切です。導入時にロードマップを引き、振り返りを行うタイミングを事前に決めておきましょう。
業務管理を行うメリット
業務管理を行うことで、下記のようなメリットがあります。
- 業務効率化を促進する
- 業務属人化を防ぐ
業務効率化を促進する
業務管理を行うことで、無駄な作業の削減や情報共有の円滑化など、さまざまなメリットがあります。結果として、生産性の向上や働き方改革の改善も期待できます。
また、各企業が深刻な人手不足に悩むなかで、業務効率化を進めることは経営上の強みにもつながります。コストを抑えつつ、より生産的な業務にリソースを当てることができるでしょう。
▼業務効率化のメリットについては下記の記事でも解説しています
業務属人化を防ぐ
業務が特定の個人に依存してしまうことを「業務属人化」といいます。一見、業務が安定して回って見える場合でも、担当者の離職により業務が突然停止する恐れがあります。
業務管理ツールを活用して、できるだけ業務を標準化・システム化することが重要です。誰でもできるようにすることで、担当者の負担を削減し、働き方改革の改善につなげることもできます。
▼業務属人化のリスクや原因については下記の記事でも解説しています
まとめ
業務管理とは、企業や個人が業務を効率的に遂行するために行うものです。
一般的には、タスク管理ツールや時間管理（工数管理）ツール、販売管理システムやプロジェクト管理ツールを用いて行います。ITツールを活用することで、現状を可視化してボトルネックを特定することが可能です。
時間管理（工数管理）には、TimeCrowdの活用がおすすめです。
組織全体で「どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を可視化できるため、ボトルネックを特定することができます。
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