経営者や管理者の方のなかには、BPMという言葉を聞いたことがある方も多いのではないでしょうか。
とくにビジネスを取り巻く外部環境の変化が激しい昨今で、注目されつつある言葉です。業務自動化を意味するRPAとセットで語られることもあるため、ビジネスマンであれば必ず把握しておきましょう。
目次
BPMとは
まずは、BPMの意味についてわかりやすく解説いたします。
業務プロセスを管理する方法のこと
BPMとは「Business Process Management」の略で、業務プロセスを管理する方法のことです。たとえば製造業を例に挙げると、調達・製造・出荷・販売などのひとつひとつの業務をプロセス化して管理することを指します。
業務の流れを把握して、課題の特定・分析・解決などをすることで、業務効率化にも繋げることを目的としています。
PDCAサイクルによって業務改善を行う
BPMでは、PDCAサイクルをもとに業務改善を行います。具体的には、プロセス指向▶モデル化▶導入▶モニタリングの流れで行われ、それぞれ詳細は下記の通りです。
プロセス指向
システム設計ではDOA（Data Oriented Approach）とは呼ばれるデータ中心の方法が用いられますが、BPMではスタッフが日々行う業務に基づいて分析を行います。
モデル化
ビジネスプロセス全体をフローチャートやマインドマップなどのビジネスプロセスダイアグラムを用いて可視化します。これによって、業務の流れや関係者をひと目で把握することができます。
導入
モデル化によって新しく構築されたビジネスプロセスを導入します。導入にあたって、予め社員への丁寧な説明を用意したり、生じうるリスクを想定したりすることでスムーズな導入に繋がります。
モニタリング
新しく導入したビジネスプロセスを確認します。業務の実行状況を定期期間ごとに振り返ります。
BPMを行うメリット
つぎにBPMを行うメリットについてご紹介いたします。
業務効率化に繋がる
プロセスごとに業務を分析するなかで、業務効率化を妨げる要因を特定できます。無駄な業務も増えにくくなるため、効率的なビジネスプロセスの維持にも繋がるでしょう。
また、全体的な業務プロセスが可視化されることで、メンバー間・部門間での理解が深まったり、業務の進捗をリアルタイムで把握できたりなどのメリットもあります。
ビジネスプロセスを柔軟に変更できる
BPMに取り組むにあたり、ひとつひとつのビジネスプロセスが可視化されるため、途中でプロセスを追加したり、変更する際に検討しやすくなります。
常日頃のオペレーション改善はもちろん、急激な環境変化に応じて柔軟に組織変更がしやすい体制となるでしょう。
ツールの導入費用が安く収まる
業務の可視化を行えば、どこまでを人間が行うべきで、どこまでを機械が行うべきかが見えてきます。
そのため、たとえば業務改善を目的とした自動化ツールを導入する際には闇雲に導入するよりも安価に抑えられるでしょう。なぜなら、業務課題が明確になることで必要な機能が予め把握できるため、無駄な機能やオプションを付けずに済むからです。
BPMツールの選び方
BPMに取り組むには、BPMツールを導入しましょう。BPMツールは別名BPMS（Business Process Management Suite あるいはSystem）とも呼ばれ、ビジネスプロセスの分析や課題の抽出、改善などを実行することができます。
しかし、世の中には数多くのBPMツールがあるので、選定する際にはこれから紹介する2つの点にご注意ください。
操作性に問題はないか
BPMツールを導入するにあたり、最も重要なのは操作性です。そもそも業務効率を上げるために導入したBPMツールの操作に手間暇がかかっては元も子もありません。
エンジニアなどの技術職だけしか操作できないツールではなく、非技術職の社員でも使えるようなツールを選定してください。実際にシステムを操作する現場メンバーにも、サービス選定やデモ体験の場に同席してもらうのが良いでしょう。
導入コストは適切か
BPMツールを導入することによる効果に対して、導入費用が見合うのかは必ず確認しておきましょう。
また、運用コストも予め加味しておく必要があります。仮に費用面・運用面で割りに合わないようであれば、比較的機能が絞られた安いツールを検討してみてください。
おすすめのBPMツール
次に、おすすめのBPMツールをご紹介いたします。
Questetra BPM Suite
Questetra BPM Suiteは、ノーコードで開発できるクラウド型のBPMツールです。導入することで「いま誰が対応しているのかわからない」「そもそも適切な業務の流れがわからない」などといった、ビジネスプロセスに関する悩みを解決することができます。
具体的な機能例は下記の通りです。
- ワークフローズ図を描くだけで業務システムを構築
- 自分の担当業務の可視化
- 業務進捗や滞留状況の可視化
- 各工程での処理件数や受注金額などの可視化
- 社内チャット機能
Questetra BPM Suiteを導入することで、それぞれの立場ごとに下記のようなメリットがあります。
現場：QCDの向上
管理者：業務管理コストの削減
開発者：開発生産性の向上
法人単位だけではなく、部署単位での導入も可能です。
また、60日間の無料トライアルも実施中。100ユーザーまで登録できるため、まずは気軽に部署内で導入してみてはいかがでしょうか。
Ranabase
出典：Ranabase
Ranabaseは業務改善コンサルティングの経験から生まれたBPMツールです。ただワークフロー図を描いて終わりではなく、学習コンテンツやコミュニティを通じて継続的な業務改善が見込めます。
主な機能は下記の通りです。
- 直感的にワークフロー図を作成できる
- マップ図やデータモデル図などの多様な作図
- マップやフローに対して「気づき」を共有できる
- フローや気づきの更新をログに残せる
本格的に導入する前に無料で30日間、スケッチ（図）を無制限作成できるベーシックプランを利用できます。業務改善のエントリー向けツールなので、はじめの一歩として導入してみてはいかがでしょうか。
BP Director
出典：BP Director
BP Directorはリアルタイムで業務状況を可視化できるBPMツールです。「いつ」「だれが」「何をやったのか」を可視化することで、正確な業務状況を確認できます。
時間軸がわかるガントチャート形式で業務プロセスを管理することができるほか、タスク処理に遅れが生じた場合にはアラートを発生させることも可能です。
また、他システムとの連携もできます。たとえば人事情報システムからデータを読み込んで最新の組織状況を反映したりなど、そこまで高度なプログラミングを使用せずに、現場主導で業務の管理・改善を行えます。
octpath
出典：octpath
octpathは、バックオフィス業務に特化したBPMツール。導入することでマニュアルやナレッジの共有、タスク管理などが可能です。
具体的には、下記のような業務で用いられます。
- 入社/退社対応
- 備品の発注
- イベントの準備
- SNS運用
これらビジネスプロセスの登録から、進捗管理まで誰でも簡単に操作が可能です。期限の自動設定機能や期限切れタスクの通知、Slackなどのチャットツールとの連携もできます。
1ヶ月の無料トライアルも受付中。また、30分ほどのオンラインデモも実施中です。興味のある方はまずは体験してみてはいかがでしょうか。
【重要】BPMは時間管理（TimeCrowd）とセットで行うべき
ビジネスプロセスを管理するためには、時間管理が必須です。各工程でどれほどの時間がかかっているのか、誰に負担がかかっているのかなど、まずは現状を知る必要があるためです。
またBPMツールの導入後も、誰が・何のタスクに・どれぐらいの時間をかけているのかをリアルタイムで把握することで、より詳細にビジネスプロセスを管理することができます。
時間管理におすすめのツールはTimeCrowdです。簡単に社員の業務時間を可視化できることから、PASONAやKUBOTAなどの大企業から、地方の中小企業、ベンチャー企業まで、幅広い規模の会社に導入されています。
具体的な機能は下記の通りです。
- 社員の稼働状況をリアルタイムで把握
- スマホアプリやChrome拡張機能で簡単打刻
- レポート機能でチームの稼働データを可視化
- TrelloやSlackなどの外部ツールとの連携
形骸化しがちな時間管理ツールですが、TimeCrowdはワンクリックで簡単に打刻できるため、従業員への負担がなく継続的な利用が見込めます。
期間ごとの稼働状況もレポートで簡単に可視化できます。
プロジェクトごとの収支も管理できるため、どれぐらいの人件費が発生しているのかひと目で確認できます。
登録から2週間は無料で使えるので、興味のある方は一度体験してみてはいかがでしょうか。BPMツールの導入前に、現状の課題を把握するためにもぜひご利用ください。
BPMの意味や取り組みを把握して、業務改善に繋げよう
近年ではBPMに取り組む企業も増えてきています。とくにテレワークが進む昨今では、社員が取り組む業務も見えにくく改めてBPMの重要性が叫ばれています。万が一、テレワークのなかでビジネスプロセスにトラブルや遅延が生じた際にも、迅速な対応が可能になりますよね。
ビジネスプロセスの管理や、業務の改善に課題を抱えている企業様はぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。また、時間管理ツールとセットで行うことで継続的なビジネスプロセスの改善にも繋がります。ぜひ先程紹介したTimeCrowdも検討してみてくださいね。
