タスク管理を行うことはビジネスマンにとって、もはや必須のスキルと言っても過言ではありません。
しかし、その必要性についてなかなか理解できていない方もいるのではないでしょうか。また、具体的に取り組む手順がわからないという方もいるでしょう。
本記事では、タスク管理の意味や必要性などに触れながら、タスク管理の手段について解説します。
タスク管理とは
タスク管理とは、一般的に個人が自分の業務内容を管理することを指します。
役職者がチームメンバーのタスク進捗を管理する際にも用いられ、類義語としては「プロジェクト管理」や「ToDo管理」などが挙げられます。
プロジェクト管理との違い
プロジェクト管理とは、目標達成のために必要な計画を管理すること。一方で、タスク管理はあくまでプロジェクト内で発生するタスクを管理することを意味します。
プロジェクト管理のほうが、タスク管理よりも業務全体を俯瞰する意味合いがあります。
▼プロジェクト管理については、下記記事で意味やその重要性について解説しています
ToDo管理との違い
ToDo管理とタスク管理の違いは「期限の有無」にあります。
ToDoとは「完了しなければならない業務」のことを指しますが、そこには明確な期限は設定されていません。一方でタスクとは「明確な期限が設定された業務」のことを指します。
タスク管理の必要性とは
タスク管理の必要性は、大きく分けて下記の3つが挙げられます。
- 複数の仕事への対応
- 仕事の全体像把握
- 組織マネジメント
適切にタスク管理を行えば、個人はもちろん、チームにもよい影響を与えるでしょう。
複数の仕事への対応
日々忙しいビジネスマンは、複数の仕事を同時に行わなければならないことも珍しくありません。
しかし、一度に複数の仕事が存在すると、ついつい一部の仕事を忘れてしまうこともあるでしょう。
それぞれのタスクの存在と期日を管理しておけば、仕事の抜け漏れを防止することができます。
仕事の全体像把握
タスク管理を行うことで、仕事の全体像を把握することができます。
仕事の全体像がわからなければ「何から手をつければいいか」「具体的にどのような作業をすればいいのか」わからず、困ってしまいますよね。
タスク管理で、取り組むべきことを明確にしておけば、やるべき仕事やその所要時間をあらかじめ見積もることができます。
結果的に、タスクの優先順位を考慮したうえで、ひとつひとつ取り組むことができるため、全体像を把握したうえで目の前のタスクに集中できるようになるでしょう。
組織マネジメント
タスク管理は組織マネジメントにおいても有効です。
タスクごとに担当者と期日を定めれば、組織全体の業務状況を管理することができます。
また、スケジュールの遅れや担当者の長期不在などのトラブルが発生しても、日頃から適切にタスク管理をしていればすぐに対応ができるでしょう。
タスク管理の手順とは
タスク管理を行う際は、下記4つの手順で取り組んでみてください。
- 必要な作業の整理
- 優先順位の決定
- スケジュールの策定
- 進捗状況の管理
必要な作業の整理
まずは、必要な作業を洗い出すことから始めましょう。チームでタスク管理を行う場合は今あるプロジェクトから必要なタスクを洗い出します。
可能な限り具体的に細かく書き出しておくと、後々スケジュールの設定が楽になるほか、メンバー間の認識の齟齬を防ぐのにも役立ちます。
また、紙のふせんやカンバンボード形式のタスク管理ツールを活用すると、タスクの並び替えが容易で、後述する優先順位の決定に便利です。
優先順位の決定
タスクごとに優先順位は異なります。「重要度」と「緊急度」の2軸から、各タスクを選別して、以下の順番で優先度を決めて取り組みましょう。
- 重要・緊急
- 重要・緊急ではない
- 重要ではない・緊急
- 重要ではない・緊急ではない
重要度が高い（≒ビジネスインパクトが大きい）業務から優先度高く取り組むほうが、組織全体に良い影響を与えられます。
▼「仕事で優先順位をつけるのが苦手」という方は、下記記事をご参照ください
スケジュールの策定
優先順位をもとにして、タスクごとに期限を設定しましょう。
チームでタスク管理を行う場合は、ガントチャートやカレンダーなどの形式でスケジュールを共有すると良いでしょう。
タスクごとの担当者・期日を共有しておくことで、一人ひとりが責任を持ってタスクに取り組むようになります。
進捗状況の管理
予想していたスケジュールと実際の進捗状況を比較することで「どれほど計画と差分があるか」を確認することができます。
もし遅延が発生していれば、工程の見直しや人数の増員などの対策を考える必要があるでしょう。
こまめに進捗状況を確認することで、遅延にいち早く気づいて速やかに対策を講じられるはずです。
▼進捗管理の方法については下記記事もご参照ください
タスク管理の手段とは
タスク管理の手段としては、主に4つの方法があります。
- タスク管理ツール
- エクセル
- メール
- ノート
料金や管理工数などを考慮して、個人やチームにとって最適な手段を選択しましょう。
タスク管理ツール
タスク管理ツールを活用すれば、簡単にToDoリストを作成してメンバーに共有することができます。
また、モバイル対応のツールを活用すれば、社外からタスクを確認することも可能です。
タスク管理ツールには様々な種類がありますが、ここでは代表的なタスク管理ツールの1つとして「Trello」をご紹介いたします。
出典：Trello
Trello（Atlassian社）は、タスク管理やプロジェクト管理などに役立つツールです。
カンバン方式を採用しており、タスク内容や期日などを参照できるカードで作業を整理することができます。
また、iPhoneやAndroidのアプリもあるので、外出先でもモバイル端末から手軽に使用できます。
■料金プラン
- FREEプラン：無料（ユーザー人数の制限なし）
- スタンダードプラン：ユーザー1人あたり$5/月
- エンタープライズプラン：ユーザー1人あたり$10/月
- コンサルティングプラン：ユーザー1人あたり$17.50/月
※無料トライアルあり
▼おすすめのタスク管理ツールについては、下記記事もご参照ください
エクセル
セルごとにタスク内容・期限・進捗状況を入力することで、タスクを一覧で管理することができます。
Microsoftからは無料でタスク管理表のテンプレートが配布されているので、こちらを活用して作成すると便利でしょう。
出典：Microsoft
▼エクセルでのタスク管理の方法については、下記記事も併せて参考にしてみてください
メール
メールの受信ボックスにおいて、メールの未読・既読・保護機能などを活用して「どのタスクを実施していないか」を確認できるようにします。
これにより、タスク管理をメールで行うことができるでしょう。
また、OutlookなどのメールアプリではToDoリストを作成できるので、ぜひ活用してみてください。
ノート
ノートに手書きで書き込んでタスク管理を行う方法もあるでしょう。この方法のメリット・デメリットは下記の通りです。
- メリット
・見開きでぱっと情報を調べられる
・自由自在なレイアウトで書き込める
・付箋を使えば、並び替えて情報を整理しやすい - デメリット
・他者と情報共有がしにくい
・情報検索が難しい
・ノートを紛失するリスクがある
手書きのほうが管理しやすいという方にはおすすめですが、チームでタスク管理を行う際には不向きです。
チーム内で、どうしても手書きでタスク管理を行いたい場合には、ホワイトボードを活用するなどして対応すると良いでしょう。
タスク管理とあわせて「TimeCrowd」を導入しよう
タスク管理を行う際には、併せて時間管理ツール「TimeCrowd」を導入すると、作業ごとの所要時間がわかるので業務改善にも役立ちます。
TimeCrowd（タイムクラウド株式会社）は、国内4万人以上に使われている、シンプルな時間管理ツールです。
タイマー形式のツールなのでタスク開始時に打刻をすれば、簡単に業務の所要時間を計測することができます。
タスク管理と併せて活用することで、業務の進め方について改善点が見つかり、業務効率化のPDCAサイクルを回すことができるでしょう。
また、iPhneやAndroidのアプリもあるので、PCだけでなくモバイル端末でも使用できます。
最初の2週間は無料でご利用いただけるので、ぜひお気軽にお試しください。
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