プロジェクトを円滑に進めるためには各タスクのスケジュールを守り、余裕を持って業務に取り組む必要があります。
スケジュールに余裕がないと、最後の方にはタスクを無理やり終わらせることになり、サービスの品質低下にも繋がりかねません。このような状態を防ぐためにも、適切な時間管理を行うことが重要です。
本記事では、プロジェクト業務で時間管理を行うべき理由やコツ、おすすめのアプリについてご紹介いたします。
プロジェクトで時間管理が必要な理由
プロジェクトで時間管理が必要な理由を2つ解説します。
納期に間に合わせる
時間管理を行い、スケジュールに余裕を持ってタスクに取り組むことで、無理なく納期に間に合わせることができるでしょう。
常日頃から納期を守っていれば、クライアントや社内からの信頼を得られるはずです。
QCDの向上
QCDとは「Q：品質(クオリティ)」「C：費用(コスト)」「D：納期(デリバリ)」の3つの要素から構成される、プロジェクトの評価指標のことです。
これら3つのバランスが管理されていないと、一般的にプロジェクトは成功しないと言われています。
時間管理を適切に行わないとプロジェクト終盤にしわ寄せが来るため、品質低下や余計な出費も起こりかねません。そのため、時間管理はQCDの向上、ひいてはプロジェクトの成功にも欠かせないものだと考えられます。
プロジェクトで時間管理を行うコツ
プロジェクトで時間管理を行うコツについて解説いたします。
明確な目標設定
プロジェクトを行う前には、以下のポイントを明らかにしましょう。
- いつまでにプロジェクトやタスクを完了させなければならないか
- プロジェクトやタスクとして、何を完了させなければならないか
- どのようにしてプロジェクトやタスクを完了させなければならないか
これらを明確にすることで、自ずと目指すべき方向性が明らかになります。
優先順位づけ
プロジェクトで必要となるタスクをある程度洗い出せたら、次はタスクごとに優先順位をつけましょう。
「重要度」と「緊急度」からタスクを振り分けて、以下の順で優先順位をつけることをおすすめします。
- 重要かつ緊急
- 重要だが緊急ではない
- 重要ではないが緊急
- 重要ではなく緊急でもない
こちらの優先順位をもとに、重要度が高いタスクから優先的に取り組むことで、よりプロジェクトの成功確率を高められるでしょう。
▼優先順位のつけ方については下記記事もご参照ください
業務の可視化
実際にプロジェクトが始まり、タスクに取り組む際には「業務の可視化」を行うことをおすすめします。
誰が・いつ・何をやっているのかを把握できる環境を作ることで、月単位や週単位で業務内容を振り返ることができます。
また、メンバーごとの稼働状況を把握しておくと、たとえば「突発的なタスクが発生した際に依頼をする」など、緊急時の対応も柔軟にできるでしょう。
▼業務可視化に役立つツールは下記記事をご参照ください
計画への振り返り
プロジェクトの終了後は「計画」と「実績」を比較して、振り返りを行いましょう。
反省点が見つかれば、次回以降のプロジェクトで役立てられるはずです。もちろんプロジェクトの途中で振り返りの場を設けても良いでしょう。
しかし、振り返ることを優先しすぎるあまり、個人やチームに負担をかけてしまっては元も子もありません。あくまでも無理のない範囲で振り返りを行ってください。
タスクに集中する時間の確保
日々の仕事に追われていると、急な仕事や予定変更が発生することもありますよね。
しかし、突発的な仕事に振り回されてばかりだと、重要度が高いタスクが後回しになってしまうこともあるでしょう。
「この時間は目の前のタスクに専念する」など、集中できる時間を意識的に設けておくと、プロジェクトにおける重要なタスクを見失わずに済みます。
時間管理が上手い人の真似
チームのなかに時間管理が上手い人がいれば、率先して情報共有をしてもらいましょう。おそらくですが、下記のような意識を持って業務に取り組まれていると思います。
- 業務にかかる時間を把握できている
- 優先順位を付けて重要なタスクから処理している
- スキマ時間を上手く活用している
また、何か時間管理に役立つツールを利用している可能性もあります。他のメンバーも臆せず真似をして、チーム全体の生産性を高めていきましょう。
▼時間管理が上手い人の特徴は下記記事をご参照ください
プロジェクトの時間管理にはツール・アプリがおすすめ
ツールを導入することで、プロジェクト内のメンバーが意識的に時間管理を行うようになります。
TimeCrowd
出典：TimeCrowd
TimeCrowd（タイムクラウド株式会社）は、3,500社以上で導入されている時間管理ツールです。
ダッシュボード画面を確認すれば、リアルタイムで「いつ」「誰が」「何の作業を行ったのか」を一目で確認することができます。
また、タイマー形式で作業時間を計測することで、それぞれのプロジェクトにおける所要時間を計測し、時間管理に役立てられます。
あらかじめメンバーごとの時間単価を設定しておけば、プロジェクトごとの収支計算も可能になるので、工数管理にも活用することができます。
■料金プラン
- パーソナルプラン：無料
- ライトプラン：1ユーザーあたり￥550/月（2週間無料）
- スタンダードプラン：1ユーザーあたり￥880/月
- エンタープライズプラン：応相談
Toggl Track
出典：Toggl Track
Toggl Track（TogglOÜ社）は、タスクごとの作業時間を計測できるツールです。
どの業務に何時間かけたのかをワンクリックで計測できるため、メンバーの時間管理に役立てられるでしょう。
基本的には英語での利用となるため、言語の問題がなければ簡単に利用することができます。
■料金プラン
- Freeコース：無料（5ユーザーまで）
- Starterコース：1ユーザーあたり＄9/月
- ビジネスコース：1ユーザーあたり＄18/月
- ビジネスコース：応相談
Taskworld
出典：Taskworld
Taskworld（FredMouawad社）は、業種・職種問わず採用されている、世界基準のプロジェクト管理ツールです。
直感的な操作が可能なインターフェースである上に、機能を厳選して実用性を高めています。
また、複数のプロジェクトで情報共有ができるため、チームを跨いで時間管理に取り組むことができるでしょう。
■料金プラン
- フリーコース：無料（15ユーザーまで）
- プレミアムコース：＄11/月
- ビジネスコース：＄19/月
プロジェクト成功の秘訣は時間管理
プロジェクト型の業務には「期限」が付き物です。そのため、プロジェクト管理において時間管理は重要な役割を果たします。
正しく時間管理を行うためにはツールの導入がおすすめです。一人ひとりの時間に対する意識を高めることで、チーム全体の生産性向上にも繋がるでしょう。
▼おすすめの時間管理ツール・アプリは下記記事でもご紹介しています。ぜひ導入を検討してみてくださいね
