テレワークのなかで、業務の進捗を管理するのに苦戦している経営者や管理職の方はいませんか？オフィスであれば「進捗どう？」と気軽に聞けたかもしれませんが、テレワークでは、チャットツールがあっても気軽には聞きづらいですよね。
しかし適切な進捗管理は生産性の観点から、組織に大きなメリットをもたらします。
本記事では進捗管理の必要性やメリット、おすすめのツールをご紹介いたしますので、ぜひ参考にしてください。
進捗管理の必要性やメリット
まずは進捗管理の必要性やメリットについてご紹介いたします。
スケジュール通りに業務を進められる
スケジュール通りに業務を進められない、つまり納期の管理が甘いと、組織全体で「多少遅れても問題ない」という風潮が生じてしまいます。
すると下記のような問題が起こるでしょう。
- すべての業務が遅れ遅れとなり、ビジネス全体のスピードも遅れる
- 最悪の場合は競合に遅れをとって業績が悪化してしまう
- 周りのやる気のなさに、優秀な社員が呆れて退職してしまう
これは市場競争の激しい現代では非常に大きな問題であり、絶対に避けなくてはならない事態です。
また、とくに広告代理店やシステム開発会社などの支援会社は、クライアントに納品物を提出することが仕事です。このような企業の場合、基本的に遅れが生じるのはNGであり、むしろ高品質なモノを納品するためには、時間に余裕を持って業務を進める必要があります。
このように、スケジュール通りに業務を進めることは各企業で必須のことであり、そのために進捗管理を行う必要があるといえるでしょう。
課題やトラブルの早期発見につながる
オフィスで働いていれば、悩んでいる部下がいたらすぐに声をかけられます。しかしテレワークだと、それも難しいですよね。
部下というのは組織の構造上、上司に相談がしにくいものです。しかし、これを放置してしまうと「じつは業務がまったく進んでいませんでした」という、最悪な事態にも繋がりかねません。そんな事態を防ぐためにも、進捗管理は必須です。今の業務がどれほど進んでいるのか管理者側で把握できれば、想定よりも進捗が遅い場合に声をかけられますよね。
とくにテレワークのなかで多くの新人を迎え入れた企業は、進捗管理を取り入れると課題やトラブルを早急にキャッチアップできるかもしれません。
業務負担の標準化につながる
進捗管理をすると、特定の人に業務が集中していることが明らかとなります。
業務が特定の人に集中すると、負担増加による離職や、属人化による弊害も考えられるので、できるだけ避けたいですよね。進捗管理をすれば、誰が何に取り組んでいるのか可視化されるので「あれ、この人のタスク多いな？」と思えば、すぐに調整ができるでしょう。
組織全体の生産性が向上する
テレワークでは、オフィスで働いているとき以上に進捗管理が重要と言われています。なぜなら「この業務は終わったのかな…？まだかな…？」「チャットで聞きたいけど、聞くほどでもないしな…」といった無駄な時間が流れてしまうためです。この無駄な時間さえなくせば、管理職の方は自分の業務に専念ができるはずですし、そうすれば組織全体の生産性も大きく向上するでしょう。
生産性向上については、以下の記事で詳しく解説しています。
進捗管理を行うコツ
それでは早速、進捗管理を行うコツを3つご紹介いたします。
タスクを細分化する
タスクを細分化することで、より正確に進捗状況を確認できます。
とくに大きなプロジェクトの場合は、1日や1週間単位で小さなゴール（タスク）を設定することがおすすめです。そうすれば目標と実態の比較をして、期日内までに余裕を持って業務を進められるでしょう。また、日々のタスクごとに目標と実態を振り返れば、なぜ目標との差分が生まれたのかを考える習慣が身につきます。これはタイムマネジメント能力の向上にも繋がるはずです。
報告しやすい環境を整える
各メンバーが業務状況を報告しないと、進捗は把握できません。
しかし、テレワークのなかで業務が進んでいないと、どこか報告のしづらさを感じてしまうメンバーもいるかもしれません。そのため、報告しやすい雰囲気を出すことが何よりも重要です。もし業務が進んでいなくても決して責めることはせず、どうしたら終わるのか、次のアクションを一緒に考えるようにしましょう。
ITツールを導入する
たとえばチャットツールを導入すれば気軽に報告できますし、タスク管理ツールを導入すれば各タスクが今どのような状況なのか、ひと目で確認できます。また、業務可視化ツールを使えば誰が今何をしているのかリアルタイムで把握することも可能です。
多少費用はかかりますが、先程挙げたメリットを考慮すると十分効果に見合うと言えるでしょう。
▶タスク管理ツールについてはこちらの記事を参考にしてください。
進捗管理を行う方法
具体的に進捗管理をする方法を3つ、ご紹介いたします。
- タスク管理ツール
- ガントチャート
- 日報
タスク管理ツール
先述したように、タスク管理ツールを使えばタスクの進捗状況をひと目で確認できます。費用はかかりますが、進捗状況をわかりやすく可視化できたり、アプリなどから簡単に操作できる、使い勝手の良いツールが数多くあります。
しかし、なかには操作が面倒だったり、難しかったりするツールもありますので注意が必要です。管理すること自体に工数がかかっては本末転倒なので、できるだけメンバーが使いやすいシンプルなツールを選びましょう。
おすすめのツールを3つご紹介いたします。
Backlog
出典：Backlog
Backlogは、プロジェクトごとにタスク管理ができるツールです。タスクごとの進捗状況がひと目で確認できるほか、チャットを使えばタスクごとに担当者とコミュニケーションをとることもできます。
管理方法はカンバンボード・ガントチャート・バーンダウンチャート・Gitネットワークなど、さまざまです。モバイル用アプリもあるので、いつでも・どこからでもタスク管理ができます。
Trello
出典：Trello
Trelloはタスクボードでカードを移動するだけで、簡単に進捗状況を管理できるツールです。メンバー側の操作性も高く、且つ管理者側の視認性も高いため、最も使い勝手が良いツールと言っても過言ではありません。
機能は制限されますが、無料でも使えるため、操作性を確認したい方は一度試してみてはいかがでしょうか。
Asana
出典：Asana
Asanaはチーム内のタスク管理をするのにおすすめのツールです。チーム内で対処しなければならない今後のタスクをスケジュール化できるほか、タスクの優先度や期日を明記してリストとして管理もできます。
また、各メンバーごとにタスク完了率をグラフで確認できるので、テレワークで仕事が進んでいないメンバーに手を差し伸べることもできるでしょう。
ガントチャート
出典：＠IT
ガントチャートはプロジェクト管理に用いられる表のことで、各タスクの進捗状況をひと目で確認できるものです。エクセルでも作成できますし、Googleスプレッドシートなどの共有ドライブで作業すればリアルタイムに状況を把握できます。
しかし注意点としては、タスクを細分化しすぎると視認性が悪くなるため、メンバーの日々の業務を詳細に管理したい場合には、先述したタスク管理ツールがおすすめです。
日報
実施している企業も多いと思いますが、日々の日報が最も簡単に進捗状況を把握できるものです。
たとえば各タスクごとに進捗状況を「％」表記で記載してもらい、想定ほど進んでいない場合には「何で躓いているのか」まで報告してもらうと、正確に現状を把握できるでしょう。
また、1日の所感も最後に記載してもらうことをおすすめします。進捗があまり良くなくても「上司に不安な思いをさせたくない」「遅れていると思われたくない」などの理由から「進捗は問題ないです」と報告するメンバーもいます。しかし、雑談をしてみると「じつは最近仕事に追われていて…」「あの件、困ってるんですよね…」など、本音で悩みを共有するものです。
雑談をきっかけに実態を知れるケースもよくあるので、うまく活用してみると良いでしょう。
進捗管理がうまくいかない原因
進捗管理に取り組んだけど、うまく行かずに悩んでいる企業も多いでしょう。
下記あたりがよく聞くものです。
- Googleスプレッドシートで管理しているけど、アクセスするのが面倒で形骸化した
- ガントチャートに記載するのも億劫で形骸化した
- メンバーは進捗を報告しているが、管理者が忙しくて確認できなくなった
主に管理方法が複雑になってしまうことが原因と考えられます。そのため、できるだけメンバーにとっても、管理者にとっても使いやすいITツールを導入することをおすすめします。
先に挙げた3つのツールもおすすめですし、その他にもTimeCrowdというツールがおすすめです。
TimeCrowdは今誰が何をしているのかリアルタイムで把握できるツールです。Trelloなどのタスク管理ツールと平行して使うことで、タスク管理はもちろん、メンバーが該当のタスクに何時間ぐらい取り組んでいるのかまで把握できます。
使い方も非常に簡単。ブラウザ・アプリ・Chrome拡張機能からワンクリックで打刻するだけなので、形骸化する心配もありません。
また、管理者もメンバーの稼働状況をひと目で把握できるので、忙しくても定期的に確認できるでしょう。
チーム全体が何にどれぐらいの時間をかけているのかも確認できるので、業務効率化のボトルネックを特定することも可能です。
少しでもご興味のある方は、下記のサービス資料より詳細な機能や料金プランをご確認ください。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード進捗管理を徹底して生産性を高めよう
進捗管理をすることで、テレワークのなかでも生産性の高い組織を実現できます。
しかし、そのためには報告しやすい雰囲気作り・ITツールの導入など、ひとつひとつ丁寧に取り組む必要があるでしょう。
本記事を参考に、進捗管理に取り組んでみてください。
