新しいプロジェクトに取りかかる際には、作業範囲・成果物・スケジュールなどを設定する必要があります。このようなプロジェクト全体のプロセスや定義のことを「プロジェクト計画」と言います。
本記事では、プロジェクト計画についての詳細や作成手順、プロジェクト計画書に記載すべき内容について解説いたします。
プロジェクト計画の作成に役立つテンプレートやおすすめのツールもご紹介いたしますので、ぜひ参考にしてください。
プロジェクト計画とは
プロジェクト計画とは、プロジェクトの開始から終了までのプロセスを策定することを意味します。
また、プロジェクトにおいて必要なプロセス・日数・スケジュール・コストなどをまとめた資料のことを「プロジェクト計画書」といいます。
プロジェクト計画が必要な理由
プロジェクト計画は、プロジェクトを成功させるために必要な取り組みです。
プロジェクト計画がない状態でプロジェクトに取り組んでしまうと、想定以上に時間がかかったり、予想外のトラブルが発生した際にリカバリーが難しくなったりする恐れがあります。
また、プロジェクトにおける成果物の定義もプロジェクト計画の重要な役割のひとつです。品質が定義されていないと、想定とは異なるものが出来上がり、大幅な修正工数が発生する可能性があるでしょう。
プロジェクトに取り組む前には、必ずプロジェクト計画を立てて、スケジュール・コスト・リソース・ゴール（成果物の定義）などを設定するようにしましょう。
プロジェクト計画とプロジェクト憲章の違い
プロジェクト憲章とは、プロジェクトの目的・ゴール・スケジュールの概要を記した資料のことで、プロジェクトが発足した際に作成されます。
プロジェクト計画と似ていますが、プロジェクト憲章はあくまでプロジェクト計画のサマリーとしての役割で、社内外に提案をして承認を得るために作成されるものです。
プロジェクト計画とプロジェクトスコープの違い
プロジェクトスコープとは、プロジェクトで「何を・どこまでやるか」という作業範囲や成果物を定めたものです。プロジェクトに関係するステークホルダーの間で、認識に齟齬が発生しないように作成されます。
プロジェクトスコープはプロジェクト計画の基礎にもなるため、あらかじめ作成をしておく必要があります。
プロジェクト計画の作成手順・計画書の記載内容
プロジェクト計画は下記の手順で作成します。
- プロジェクトのスコープを定義する
- 人的リソースの見積もりをする
- スケジュールを決定する
- コストを見積もる
- リスク想定をする
また、プロジェクト計画の段階では「プロジェクト計画書」を作成するのが一般的です。
プロジェクト計画書に記載すべき項目としては、下記の8つが挙げられます。
- 概要
- 作業範囲（スコープ）
- 体制
- スケジュール
- 予算・コスト
- 品質
- コミュニケーションルール
- 想定されるリスクと対処方法
それぞれの項目について解説いたします。
概要
プロジェクト計画書には、下記のような概要を記載する必要があります。
- プロジェクトの目的
- プロジェクトの背景
- プロジェクトのゴール
また、プロジェクトのゴールについては「QCD」を明確にして、できるだけ数値として記載をします。
- Quality（品質）：成果物の品質
- Cost（費用）：プロジェクトの予算、原価率、利益目標
- Delivery（納期）：プロジェクトの期日、中間目標（マイルストーン）
概要はあくまで趣旨を伝えるものです。情報量を記載し過ぎるあまり、かえって関係者を混乱させないように注意をしましょう。
作業範囲（スコープ）
プロジェクトで取り組む作業範囲（スコープ）は、あらかじめ明確にしておく必要があります。完了させるべき「タスク」「時間」「リソース」などを定めることで、具体的なプロジェクト計画に落とし込むことが可能です。
また、作業範囲を決定することで、プロジェクトで必要なタスクを洗い出すことができます。タスクを洗い出す際には「WBS（※）」を活用するのがおすすめです。
※WBSとは、プロジェクトで発生するタスク（Work）を分解（Breakdown）して、まとめた構成図（Structure）のことを意味します。
▼WBSの作成方法は下記記事で解説しているため、あわせて参考にしてください
人員リソースやスケジュールなど、プロジェクトに必要な工数を見積もるには、あらかじめタスクを抜け漏れなく洗い出すことが欠かせません。そのため、まずは作業範囲（プロジェクトスコープ）を適切に定めることから始めましょう。
▼プロジェクトのスコープマネジメントについては下記記事で解説していますので、あわせて参考にしてください
体制
プロジェクトの作業範囲（スコープ）やタスク内容から、必要なメンバーを選定して運営体制を策定しましょう。
また、各プロセスやタスクごとに責任の所在を明らかにするには、マネージャーやチームメンバーなどの関係者名と指揮系統を決める必要があります。これは社内だけではなく、関係者が社外にいる場合にも該当します。
このようなプロジェクトの体制は、図を用いて作成すると全体像を把握しやすくなります。ステークホルダーがいつでも・すぐに確認できるような状況にしておくのがおすすめです。
スケジュール
プロジェクトでは、スケジュール（最終的な期日）やマイルストーン（中間目標）の設定が必要です。
また、最終的な期日から逆算をして、タスクごとの期日も設定しておきましょう。細かく設定をしておくことで、プロジェクトの途中で「想定よりも進んでいるのか（もしくは遅れているのか）」を把握することができます。
スケジュールを立てる際には「ガントチャート」を活用するのがおすすめです。ガントチャートとは、縦軸に「タスク内容」を、横軸に「日付」を記載した棒グラフ状のスケジュール管理表のことです。
▼ガントチャートの作り方や運用手順については下記記事を参考にしてください
プロジェクトの途中ではタスクの進捗が遅れたり、当初想定していた範囲外の作業が追加されたりなど、想定外のトラブルが発生してしまいがちです。あらかじめバッファ（余裕）を持たせておくことで、トラブルにも慌てずに対応することができるでしょう。
▼プロジェクトスケジュールの管理方法は下記記事もあわせて参考にしてください
予算・コスト
プロジェクトは黒字で終える必要があります。赤字を防ぐためには、下記のような項目について、適切な予算管理が必要です。
- 人件費
- 外注費
- 広告宣伝費
- ツール（ソフトウェア・ハードウェア）費
- 備品費
あらかじめ必要になりそうな予算総額を見積もり、いくつかシュミレーションを作成しておくのがおすすめです。また、原料高や人件費の高騰から予算を上ぶれてしまう可能性があります。予算設定はギリギリではなく、ある程度のバッファ（余裕）を持たせて算出するのが良いでしょう。
▼プロジェクトの予算管理を行う方法については、下記記事を参考にしてください
品質
プロジェクトの最終的なゴールである「成果物の品質」については、あらかじめ関係者間でのすり合わせが必要です。
また、品質を向上させるためには適切な運用方法が欠かせません。下記のように具体的な運用方法を定量的に記載するのがポイントです。
- 品質分類（機能性・信頼性・使用性・効率性など）
- 品質項目（合目的性・正確性・相互運用性など）
- 品質指標（平均故障時間・バグ発生件数など）
- 目標値（○時間／回・○件／月など）
とくに受託納品型のビジネス（例：システム開発やサイト制作など）では、顧客からの満足度を左右することになるため注意が必要です。
コミュニケーションルール
プロジェクトを進めるうえで、関係者間でのコミュニケーションは重要になります。あらかじめルールを定めて、計画書にも記載しておくことがおすすめです。
ルールを定めておかないと各自が自由にコミュニケーションをとってしまうため、意思伝達にミスが生じてしまう恐れがあります。一つひとつのタスクでも認識に齟齬が生じると、想定とは異なる成果物が出来上がってしまう可能性も考えられます。
少なくとも下記の点については、プロジェクトの開始前に定めておくとよいでしょう。
- コミュニケーション方法（メール／チャットなど）
- 宛先や連絡系統
- 禁止事項（クローズでの連絡禁止など）
- タスクの進捗報告／プロジェクトの中間報告の日時場所
想定されるリスクと対処方法
プロジェクトの途中では想定外のトラブルが発生する恐れ（リスク）があります。たとえば「想定以上にコストが膨らんだ」「人員リソースが足りない」「タスクの進捗に遅れが生じた」「想定外の作業が発生した」などです。
このようなリスクは事前に洗い出して、対処法を検討しておくことが重要です。
プロジェクトの計画段階では、下記のように整理をしておくとよいでしょう。
- リスクの内容
- 発生する確率・頻度
- 重要度・優先度
- 対応策
▼プロジェクトで発生しやすいリスクやその対応策については下記記事を参考にしてください
プロジェクト計画を作る際の注意点
プロジェクトを成功させるには、プロジェクトを計画する段階で下記の点に意識を向ける必要があります。
- 工数の見積もりをする
- 情報を共有する
- 図やグラフを用いて定量的に記載する
工数の見積もりをする
プロジェクトをスケジュール通りに、黒字で達成するためには工数の見積もりが欠かせません。工数とは「作業時間」×「作業人数」で算出される、プロジェクトでの作業量のことを意味します。
適切に工数を見積もらなければ、現実のスケジュールやコストとは乖離した結果になってしまう可能性もあります。
工数を見積もる方法はさまざまありますが、最も正確にできる方法は「過去の類似プロジェクトを参考にする」ことです。
たとえばシステム開発のプロジェクトであれば、過去の類似プロジェクトから「どのタスクに・どれぐらい時間（人件費）がかかるのか」を算出して、工数として見積もります。
タスクごとにかかった時間（人件費）を記録するには、工数管理ツール「TimeCrowd」がおすすめです。タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで、タスクごと（もしくはプロジェクトごと）にかかった時間を自動で記録することができます。
▼例：TimeCrowdのレポート画面
Google カレンダーやOutlook カレンダーと連携をすれば、カレンダーの予定をもとに自動で打刻をすることも可能です。運用に負担がかからず、工数入力が形骸化する心配もありません。
類似プロジェクトが発生した際には、TimeCrowdで計測した過去のデータを参考にして、工数見積の精度を高めることができます。
少しでもご興味のある方は、下記のサービス資料から詳細な料金プラン・機能などをご確認ください。
▼TimeCrowdの導入事例はこちらからご覧ください
▼また、工数見積のやり方については下記記事も参考にしてください
情報を共有する
作成したプロジェクト計画書は、マネージャー層だけではなく、チームメンバーやステークホルダー全員で共有をしましょう。
全員が共通の認識を持つことで、プロジェクトの進行において認識の齟齬をなくすことができます。なかには機密情報を含む内容もあるため、共有する相手に応じて権限範囲（閲覧権限・編集権限）を随時変更できるようにしておきましょう。
図やグラフを用いて定量的に記載する
プロジェクト計画書の内容は、文章だけでは伝わりづらい可能性があります。時折、図やグラフを活用して計画書を作成するのがポイントです。
また、コスト・予算・スケジュールなどは定量的なデータを記載しましょう。数値を活用して可視化することで、具体的な目標として設定することができます
プロジェクト計画のテンプレート
プロジェクト計画を立てるのは、慣れていないとなかなか大変な作業です。計画の立て方や計画書の作成方法がわからない場合には、テンプレートを活用するのもおすすめです。
下記のテンプレートは、Microsoftの公式サイトで公開されているものです。プロジェクト計画策定の際には、ぜひこのようなテンプレート資料をご活用ください。
【Word】
【Excel】
【パワーポイント】
出典：ビジネス プロジェクト計画のプレゼンテーション （ワイド画面）
まとめ
プロジェクト計画を立てる際には、プロジェクトのスコープ・予算・スケジュールなどについて設定する必要があります。また、予算やスケジュールを設定する際には、タスクごとの工数（作業時間）を見積もることが重要です。
プロジェクトの工数を正確に見積もるには、工数管理ツール「TimeCrowd」の導入がおすすめです。
タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで、工数入力ができるシンプルな操作性が特徴です。記録した時間をもとに、プロジェクトにおいて「どのタスクに・どれぐらい時間をかけたのか」を確認することができます。
類似のプロジェクトが発生した際には、参考データとして確認することで、工数やスケジュールの見積もりに役立てることができるでしょう。
最初の2週間は無料トライアル期間としてお試しいただくことも可能です。少しでもご興味のある方は、下記のサービス資料より詳細な料金プランや機能をご確認ください。
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