プロジェクトの予算管理を行う中で、以下のような悩みを感じたことはないでしょうか。
- 現状を把握しにくい
- チーム内や社内で情報共有がうまくいかない
- 実績の入力を忘れてしまう
プロジェクトの予算管理は目標の明確化や経営の安定化に繋がる一方、効率化できないと上記のような課題が山積し、予算管理自体が業務の負荷になってしまう恐れがあります。
本記事ではプロジェクトの予算管理を行うメリットや課題、成功させる方法を解説。予算管理におすすめのツールも紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
プロジェクトの予算管理とは
プロジェクトの予算管理とは、プロジェクトの実績と予測が乖離しないよう、あらかじめ売上やコストを予測、管理することです。
ここではプロジェクトの予算管理に必要な項目と、予算管理を行うメリットを解説します。
必要な項目
プロジェクトの予算管理に必要な項目は以下の4つです。
- 売上予算
- 経費予算
- 外注費予算
- 工数予算
売上予算は、売上の見込み数値のことです。売り上げ目標ではなく過去の実績や現状分析から算出する数値である点に注意しましょう。
経費予算は、プロジェクト完了までにかかる費用のことです。サービス利用費や物品購入費などが含まれます。
外注費予算は、プロジェクト内の業務を外注する場合にかかる費用のことです。外注先が決まっていない場合は、過去の実績や相場から算出することになります。
工数予算は、プロジェクトにかかる工数の費用のことです。予算と実績が乖離しやすい数値なので、管理が難しい項目といえます。
プロジェクトの予算管理を行うメリット
プロジェクトの予算管理を行うことで、以下のようなメリットが得られるでしょう。
- 目標の明確化
- 経営の安定化
- 知見のストック
プロジェクトの予算管理をすることで、売上予算が明確になるため、自ずと目標数値も決めやすくなります。売上目標が明確になれば、達成するための計画も立てやすくなるでしょう。
また、経営の安定化にも繋がりやすくなります。予算管理では売上やコストを予測できるため、大きな損失を防ぐことができるからです。
プロジェクトの予算管理を繰り返すことによって、社内やチーム内に予算管理の知見がストックされます。知見が溜まれば、予算管理の精度が上がるだけでなく、新規事業を立ち上げるかどうかの判断軸としても活用できるでしょう。
プロジェクトの予算管理における課題
プロジェクトの予算管理においては、次のような課題があるといわれています。
- 現状を把握しにくい
- 情報の共有が難しい
- 実績の入力が煩雑
- データ管理が業務上の不可になる
それぞれ詳しく解説します。
現状を把握しにくい
プロジェクトの予算管理では、現状を把握しにくいことが課題として挙げられるケースがあります。
予測をしっかりと立てていたとしても、実績の管理が属人化している場合などは現状を把握しにくくなってしまいます。
現状把握ができないと、予算と実績の乖離に気づくのに遅れてしまうかもしれません。
プロジェクトの予算管理を行うのであれば、予算と実績をすぐにチェックできる環境を整える必要があります。
情報の共有が難しい
エクセルなどを用いた従来型の予算管理方法では、情報共有が難しくなるという課題が生まれる可能性があります。
例えば予算管理ファイルを更新するだけでも入力や承認、チェックなどのフローが必要になります。そしてチーム内で共有する際にはメールなどで送信し、既存ファイルに上書きしてもらう、といった流れになるでしょう。
このように従来型の予算管理方法では、情報を共有するまでに複数の工程を経る必要があり、効率的とはいえません。
「どれが最新か」といったファイルのバージョン管理も必要になるなど、情報共有における課題を抱えることになるでしょう。
実績の入力が煩雑
エクセルなどのファイルに数値を入力していく従来型の予算管理では、実績の入力が煩雑になりがちです。
特にプロジェクト自体が忙しくなってしまうと、毎日ではなく、週次や月次でおおよその工数を入力してしまうといったことが起こりかねません。
これでは正確な実績入力ができず、次のプロジェクトの予算管理にも役立てることができなくなってしまうでしょう。
正確な実績を入力するために、可能な限り高頻度で工数実績を入力できる環境を整えるのがポイントになります。
データ管理が業務上の負荷になる
本来ビジネスの効率化を目指すために取り組んだはずの予算管理が、データ管理にかかる工数の多さから業務上の負荷になってしまう可能性があります。
プロジェクトの予算管理を行う場合は工数の入力や予実のチェック、チーム内や社内での共有を簡単にできるような環境を整えるのが望ましいといえます。
このような環境を準備せずに非効率な予算管理を行ってしまうと、業務上の負荷が増え、予算管理を行うことで業務が非効率になるという本末転倒の結果を招く恐れがあるのです。
プロジェクトの予算管理を成功させる方法
プロジェクトの予算管理を成功させるには、以下のような方法を取り入れるとよいでしょう。
- ツールを導入する
- 予実差をリアルタイムで確認する
- タスクごとの人件費を可視化する
それぞれ詳しく解説します。
ツールを導入する
プロジェクトの予算管理を成功させるには、先述した課題をクリアする必要があります。
しかし、実数値を確認する際にExcelやスプレッドシートを活用していると、プロジェクトの支出（とくに人件費）をリアルタイムで確認するのは難しいでしょう。
とくにシステム開発・Web制作・コンサルティング業界などの、工数管理が重要になる企業では、TimeCrowdなどのITツールを活用した予算管理がおすすめです。
TimeCrowdを使えば「どの業務に・どれくらい時間をかけたのか」をリアルタイムで確認することができます。メンバーごとの時間単価を設定しておけば、プロジェクトごと（もしくはタスクごと）の人件費を自動で算出することも可能です。
新しいプロジェクトに取り組む際には、過去の類似プロジェクトの工数データを参考にして、プロジェクトの予算管理を正確に見積もることができるでしょう。
また、タスクごとの工数を確認することで、一つひとつの業務を見直し、プロジェクト管理に役立てることもできます。
▼下記の記事は、TimeCrowdを活用してプロジェクト全体の収支改善を行った企業様の事例です。こちらもあわせてご確認ください
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時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード予実差をリアルタイムで確認する
プロジェクトの予算管理を成功させるポイントは、予実差をリアルタイムで確認することにあります。
予実差をこまめに振り返ることができないと、いざ予実に乖離が生まれた場合にもすぐに気づけず、手遅れになってしまう可能性があります。
ツールを導入して日次や週次など、いつでも振り返ることができる体制を整えましょう。
タスクごとの人件費を可視化する
プロジェクトの予算管理を成功させる際には、タスクごとの人件費を可視化することも重要です。
特にWeb制作やシステム開発など、稼働時間に対しての工数見積もりが必要な業種においては重要だといえます。どのタスクにどれだけの人件費がかかっているのかを特定できなければ、赤字で進行しているプロジェクトを放置してしまう可能性があるからです。
逆にどのタスクにどれだけの人件費がかかってるかが分かれば、赤字のプロジェクトを改善したり、打ち切ったりする判断が可能になります。また、類似の新規プロジェクトを立ち上げる際の工数見積もりの参考にもなり、予算管理（作成）の精度を高めることができるでしょう。
ツールを活用してプロジェクトの予算管理を成功させよう
本記事ではプロジェクトの予算管理における課題や、成功させる方法、おすすめのツールを解説しました。
これまでプロジェクトの予算管理では、現状把握や情報共有、実績入力が難しいことなどが課題として挙げられてきました。
予算管理を成功させるにはこれらの課題をクリアできるよう、ツールを導入するのがおすすめです。ツールを導入することでリアルタイムで予実差を確認でき、社内での情報共有もスムーズになり、プロジェクトの予算管理を効率化できます。
プロジェクトの予算管理を成功させて、ビジネスの効率化とさらなる成長を目指しましょう。
