進捗管理表とは?エクセルでの作成方法やおすすめのツールを紹介

プロジェクトを予定通りに進めるためには欠かせない「進捗管理表」。

本記事では進捗管理表について、導入するメリット・作成方法・おすすめのツールをご紹介いたします。

 

▼「そもそも進捗管理はなぜ必要なのか?」と思われた方は下記記事をご参照ください

プロジェクト管理におすすめの進捗管理表とは

進捗管理表とは、主にプロジェクト管理の進捗状況を可視化する際に用いられるものです。

一般的には「誰が」「いつまでに」「何を行うのか」が記載されており、プロジェクトの進捗目標に対して「遅れがないか」をひと目で確認することができます。仮に遅れが発生していても、何が遅れているのかを瞬時に把握できるため、リカバリーするための改善策をすぐに検討することができるでしょう。

進捗管理表としてよく活用されるのが「ガントチャート」です。アメリカの経営コンサルタント・ヘンリー・ガント氏によって考案されたもので、タスクごとにスケジュール表が敷かれているため、視覚的に進捗状況を把握することができます。

進捗管理表を導入するメリット

進捗管理表を導入する主なメリットは下記の通りです。

  • チーム全体の進捗状況を把握することで、タスクの重複・抜け漏れを防げる
  • 作業工程を確認することで、各担当者の作業が順調に進んでいるか確認できる
  • トラブルが発生時には、稼働に余裕のあるメンバーを割り振ることができる

とくにシステム開発・Web制作・コンサルタントなどのプロジェクト型の現場では「納期」はつきものですので、進捗管理表を導入して管理することをおすすめします。

エクセルで進捗管理表を作成する方法

ここでは、エクセルを使って進捗管理表を作成する手順をご紹介します。

プロジェクトに必要となる大まかなタスクを洗い出したうえで細分化。その後「担当者」「期日」を割り振ったうえで進捗ステータスを表すグラフを挿入しましょう。

■進捗管理表を作成する手順

  • 大カテゴリーのタスクを洗い出す
  • 大カテゴリーに紐づく、中・小カテゴリーのタスクを洗い出す
  • タスクごとに担当者を割り振る
  • タスクごとに開始日と終了日を記載する
  • タスクごとに進捗ステータスを設定する
  • 横軸に日付と棒グラフを作成する

また、Microsoftからは進捗管理表(ガントチャート)の無料のテンプレートが配布されています。0から作成するのが手間である場合は、テンプレートをダウンロードして使いやすいように改造してみるのも良いでしょう。

出典:Microsoftからダウンロード(一部加工)

▼エクセルでの進捗管理表の作成方法について、詳しくは下記記事を参考にしてください

エクセルで進捗管理表を作成するメリット・デメリット

エクセルで進捗管理を行うメリットは「導入ハードルの低さ」にあります。(普段から利用している場合)新しくインストールする必要がなく、多くの従業員が使い方にも慣れていると考えられるためです。

一方で、デメリットとしては「機能が限られてしまう」点が挙げられます。進捗管理に適したプロジェクトマネジメントツールを導入すれば「タスクが遅延したとき(もしくは締め切り間際)」にリマインドを促すことが可能です。また、共有で利用するツールであれば各従業員が入力したデータをリアルタイムで反映することができます。

プロジェクト進行をより円滑に進めたい場合は、下記章でご紹介するツールの導入をご検討ください。

進捗管理表を作成できるおすすめのツール

進捗管理表を有効活用するためには、多少の費用をかけてでも適切な管理ツールを導入すればパフォーマンスが向上する可能性があるでしょう。エクセルで作る進捗管理表のデメリットもカバーできるので、必要に応じて検討してみてください。

Asana(アサナ)

出典:Asana

Asanaはリスト形式・カンバン形式など、タスクの管理方法を選べるプロジェクト管理ツールです。

  • リスト形式:タスクをリスト化して、完了した際にチェックボタンを押して消化する方法
  • カンバン形式:タスクをカード化して、該当するステータスにカードを置いて管理する方法

また、カレンダー機能を活用すれば、上記方法で追加したタスクを自動でカレンダー上に入力することも可能です。

Webブラウザ版のほかにアプリ版(iOS・Android)もあるため、スマートフォンにダウンロードして活用することもできます。

■料金プラン

  • Basic:無料
  • Premium:1ユーザーあたり月額1,475円
  • Business:1ユーザーあたり月額3,300円
  • Enterprise:問い合わせ

Backlog(バックログ)

出典:backlog

Backlogは、タスクの進捗管理・チャットツール・ファイル共有など、プロジェクトを円滑に進めるための機能が搭載されたツールです。

プロジェクトの計画をガントチャートにて「見える化」することも可能。各担当者のタスク内容・期日を明確にすることで、それぞれが責任感を持って業務に取り組む体制を整えられます。

■料金

  • スターター:1ユーザーあたり月額2,640円
  • スタンダード1ユーザーあたり月額12,980円
  • プレミアム:1ユーザーあたり月額21,780円
  • プラチナ:1ユーザーあたり月額55,000円

Time Krei(タイム クレイ)

出典:Time Krei

Time Kreiは、プロジェクトの作業工数を瞬時に把握することができます。メンバーが「どこで・何をしているのか」をひと目で確認できるため、タスクの予実管理をカンタンに実現可能です。

また、WBS・ガントチャート機能を活用すれば、ドラッグ&ドロップでタスクのスケジューリングや進捗率の入力ができます。プロジェクトメンバーごとに原価を設定しておけばプロジェクトごとの収支管理も確認することが可能です。

■料金

  • トライアル:無料(1ユーザーから)
  • クラウド:無料(10ユーザーから)
  • シングルテナント:お問い合わせ(50ユーザーから)

jooto(ジョートー)

出典:jooto

jootoは、カンバン形式の進捗管理ツールです。ドラッグ&ドロップでふせんを貼ったり・剥がしたりする間隔で使える直感的な操作性が特徴。パソコン操作に不安がある従業員がいても安心してご利用いただけます。

4人までであれば全機能を無料でご利用いただくことができます。複数プロジェクトを抱えていてもガントチャート機能を活用すれば、ひと目で進捗状況を確認できるでしょう。

■料金

  • 無料プラン:0円
  • スタンダードプラン:1ユーザーあたり月額417円(年間契約の場合)
  • エンタープライズプラン:1ユーザーあたり月額980円(年間契約の場合)
  • コンサルティングプラン:お問い合わせ

▼進捗管理を見える化する方法については下記記事でも解説していますので、合わせてご確認ください

進捗管理表ツールを選ぶ際の注意点

進捗管理表を作成する際にツールを導入する企業様もいるでしょう。導入する際には下記ポイントに注意をしてからご検討してください。

直感的に操作できるか

実際に使う現場メンバーが「使いやすい」と感じるツールでなければ浸透は難しいでしょう。少しでも操作に難しさを感じてしまえばツールが形骸化する可能性さえあります。

また、設定言語に「日本語」があることも確認が必要です。外資系のツールだと英語でしか使用できない、もしくは英語でしかサポートを受けられない場合が往々にしてあります。毎日使うツールなので、できる限りストレスのかからないものを導入してみてください。

導入コストが予算内に収まるか

進捗管理ツールのほとんどは、無料版(機能・人数制限あり)と有料版のプランが提供されています。無料版でも条件的に問題がなければそれでも構いませんが、基本的には有料版を導入することになるなので、導入費用が予算内に収まるかは必ず確認しておきましょう。

また、操作性を体感するためにも無料トライアル期間があるツールを選ぶようにしてください。

まとめ

進捗管理表を作成すれば、プロジェクトごとにタスクの進捗状況をひと目で把握することができます。とくにシステム開発・Web制作・コンサルティング業界などのプロジェクト型の業務では、役立つツールだといえるでしょう。

また、タスクの進捗管理のみならず「従業員の業務を可視化」したいと考える企業様もいるでしょう。TimeCrowdを導入すれば、進捗管理表ではわからない業務状況(今・誰が・何をしているのか)を確認することができます。

TimeCrowdトップページ画像

チームメンバーは、タスク開始時にワンクリックで打刻をするだけ。管理者はレポート画面で「どの業務に・何時間かけられたのか」を瞬時に確認することができます。あらかじめ人件費を設定しておけば、プロジェクト(タスク)ごとの収支管理を行うことも可能です。

TimeCrowdを使用すれば、従業員の細かい時間の使い方まで「見える化」され、蓄積されたデータを生産性向上に役立てることもできます。

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