期日を大幅に遅れたり、要件通りに成果物を完成できなかったりなどの理由から、プロジェクトが炎上した経験はございませんか？
プロジェクトが炎上してしまうとチームメンバーに過大な負担がかかったり、クライアントからの信頼を損ねてしまったりする可能性があるでしょう。
プロジェクトの炎上を防ぐには、適切な工数見積や、早期の課題発見が重要になります。
本記事ではプロジェクトの炎上について、以下の内容を中心に解説いたします。
- プロジェクトが炎上してしまう理由
- プロジェクトが炎上した場合の対処方法
- プロジェクトの炎上を防ぐ方法
とくにシステム開発・Web制作・コンサルティングなどのプロジェクト型ビジネスに携わる方はぜひ参考にしてみてください。
プロジェクトの炎上とは
「プロジェクトの炎上」とは、スケジュールが遅延したり、要件とは異なる成果物ができあがったりなど、当初の想定通りにプロジェクトを完了できない状況を指します。一般的には、顧客や関係者に迷惑をかけてしまい、その謝罪や対応策の実施に奔走することを意味するでしょう。
簡単には解決できないほどの大きなトラブルが発生してしまうと、人員を増やしたり、残業時間を増やしたりなど、関係者を巻き込む大掛かりな対応になるケースがあります。
プロジェクトが炎上する原因とは
プロジェクトには多少のトラブルや遅延はつきものです。一方で、炎上するほどの事態はどのようにして起こるのでしょうか。
プロジェクトが炎上する原因について1つずつ解説します。
- 工数の見積もりが適切でない
- 要件定義が不十分・認識の齟齬
- 進捗管理が不十分
工数見積が適切でない
工数見積が適切でないと、スケジュールの設定が現実とは乖離したものになります。
スケジュールにバッファ（余裕）がなく、期日に遅れてしまうと、プロジェクトが炎上するきっかけになるでしょう。
また、工数見積が甘いとリソース不足を引き起こします。想定以上に工数がかかった場合、チームメンバーの負担が大きくなったり、計画よりも人件費が膨らんだりするため注意が必要です。
要件定義が不十分・認識の齟齬
要件定義が不十分だったり、認識の齟齬があったりすると、プロジェクトが炎上する一因になります。想定とは異なる成果物を納品してしまい、作り直しが発生してしまう可能性があるでしょう。
また、プロジェクトの途中で、顧客から突然の仕様変更を要求されてしまうことがあります。
そのため、プロジェクトの開始前にしっかりとコミュニケーションをとり、途中で認識の相違が発生しないように要件定義を行うことが重要です。
進捗管理が不十分
進捗状況を適切に管理しないと、タスクの抜け漏れや遅延に気がつかない可能性があります。
プロジェクトの途中もしくは終盤でタスクの抜け漏れが発覚した場合には、期日に遅れが生じてしまい、プロジェクトの炎上を招く恐れがあるでしょう。
プロジェクトマネージャーが進捗状況をリアルタイムで把握できるような仕組みづくりが重要です。
炎上したプロジェクトの対応策
実際にプロジェクトが炎上してしまった場合には、なるべく早く原因を特定して解消する必要があります。
トラブルの原因を特定する
まずはトラブルの原因を特定することから始めます。
プロジェクトの種類や規模によって発生するトラブルは異なりますが、大きくは下記3つの原因が代表的でしょう。
- リソース不足
- 予算不足
- 要件定義の認識違い
トラブルの原因を特定する際には、むやみに責任追及をしないことがポイントです。過度な責任追及をしてしまうとメンバーが萎縮をしてしまい、正確な原因を特定できなくなります。正確な原因を特定できなければ、プロジェクトを立て直すことが難しくなるでしょう。この段階では、あくまでトラブルの原因を特定することに集中するのが重要です。
また、トラブルの原因を特定する際には「プロジェクト計画・スコープ・スケジュール設定・要件定義などに誤りがなかったか」を見直すことも重要です。誤りがある場合には、適切なものに設定し直す必要があります。
▼プロジェクトスコープの設定方法については、以下の記事を参考にしてみてください
原因に対する解決策を明確にする
トラブルの原因を特定したら、つぎに原因に対する解決策を明確にしましょう。
解決に必要なタスクをメンバーに割り振り、スケジュールを設定し直します。また、解決策とスケジュールを明確にしたら、すぐに顧客や関係者に共有をしてください。
この際に人的リソースが不足していれば、他の部署やプロジェクトから一時的にメンバーを追加して、人員を調整するのも1つの手段です。
トラブルの解決にはスピードが重要なため、ありとあらゆる手段を検討しましょう。緊急ではないタスクは後回しにしたり、メンバーのスキルに合ったタスクを振り分けたりなど、トラブルの解決に注力するのが重要です。
プロジェクトの炎上を防ぐ方法
プロジェクトの炎上を防ぐには、プロジェクトの準備や進捗管理において、以下のポイントを重視する必要があります。
- 適切な工数を見積もる
- タスクを適切に洗い出して、振り分ける
- 適切に進捗管理をして、早期に遅延を発見する
- 綿密なコミュニケーションをとる
それぞれについて具体的に解説いたします。
適切な工数を見積もる
プロジェクトの炎上を防ぐには、プロジェクトの計画を立てる際に適切な工数を見積もることが重要です。
スケジュールにバッファ（余裕）を設けて、多少の遅延やトラブルにも冷静に対処できるようにする必要があります。
ただし、バッファを取りすぎるのは逆効果になる場合もあるため注意が必要です。バッファを取りすぎると期日ギリギリまで時間を使ってしまったり、稼働が空いてしまうメンバーが生まれたりなどといった可能性が考えられます。長すぎず短すぎず、適切なスケジュール設定をすることが重要です。
プロジェクトのスケジュールを設定する際には、ガントチャートを使用すると全体像を把握しやすくなるのでおすすめです。
▼ガントチャートの概要や作成方法については下記記事を参考にしてください
また、クリティカルパスを明確にして、もっとも工数がかかる工程を洗い出しておくと、現実的なスケジュールを設定しやすくなります。
▼クリティカルパスの概要や設定方法については下記記事を参考にしてください
▼適切な工数見積の方法については下記記事を参考にしてください
また、工数管理ツール「TimeCrowd」を活用すれば、実際に「どのタスクに・どれくらい時間をかけたのか」を確認することができます。
プロジェクトの工数を見積もる際には、過去の類似プロジェクトの工数データを参考にして、見積の精度を高めることが可能です。
また、メンバーごとに時間単価を設定すればプロジェクト（タスク）ごとの人件費を算出できます。プロジェクトの収支計算をするのに役立つでしょう。
とくにシステム開発・Web制作・コンサルティングなどの受託型ビジネスでは、利益率の観点から「稼働時間を想定範囲内に抑えられているか」が重要になります。
Excelでの工数管理に取り組まれている企業様も多いですが「リアルタイムで稼働内容・稼働時間を把握できない」「入力に手間がかかり、正確な工数データを記録できない」「工数データの集計に時間がかかる」などのデメリットを感じられているでしょう。
TimeCrowdを活用すれば、工数入力はワンクリックで（もしくはカレンダーアプリと連携して自動で）行えますし、工数データはレポート画面からすぐに正確なものを確認できます。
少しでもご興味のある方は下記サービス資料より詳細な機能や導入事例についてご確認ください。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロードタスクを適切に洗い出して、振り分ける
プロジェクトが始まる前に、タスクを適切に洗い出すことが重要です。タスクの洗い出しが不十分では、抜け漏れが発生してしまい、追加リソースが必要になる可能性があります。
タスクを網羅的に洗い出した上で、必要な工数やタスク同士の依存関係を明確にすることが重要です。
タスクの洗い出しには、WBSの作成がおすすめです。
WBSとは、プロジェクトに必要な作業を分解して構造化した図のことです。WBSを作成することで、必要なタスク・タスク同士の依存関係・優先順位などを把握しやすくなります。
▼WBSの概要や作成方法については下記記事を参考にしてください
適切に進捗管理をして、早期に遅延を発見する
プロジェクトの炎上を防ぐには、タスクとスケジュールを適切に設定することが重要です。
また、プロジェクトの開始後に進捗管理を行うことが欠かせません。タスクの進捗状況をリアルタイムで把握し、遅延が発生したら早々に対処することが求められます。
タスクの進捗状況を可視化するには、TrelloやJootoなどのタスク管理ツール、AsanaやBacklogなどのプロジェクト管理ツールを活用しましょう。
また、リアルタイムで「誰が・いつ・何をしているのか」まで細かくモニタリングする場合にはTimeCrowdの活用がおすすめです。
タスクの開始時と終了時にボタンを押すだけのシンプルな操作性のため、無理なく運用を続けられます。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード綿密なコミュニケーションをとる
タスクの進捗管理や、トラブル発生時の迅速な対応のために、日頃から関係者と綿密なコミュニケーションを取るようにしましょう。
信頼関係を構築しておくことで、こまめに報告・連絡・相談がしやすい雰囲気になり、プロジェクトを円滑に進行することができます。
また、プロジェクトの開始前のコミュニケーションはとくに重要です。要件定義や仕様決定の際には認識違いがないように、会議を曖昧なままで終わらせない、決定事項をテキストで共有するなどの工夫をしましょう。
まとめ
プロジェクトの炎上を防ぐには、タスクの洗い出しや適切な工数見積をすることが重要です。
タスクの洗い出しや割り振りにはWBS、工数見積にはガントチャートやクリティカルパスなどのフレームワークを活用できます。また、タスク管理ツールやプロジェクト管理ツール、TimeCrowdのような工数管理ツールなどを活用するのもおすすめです。
TimeCrowdは、プロジェクト（タスク）ごとの稼働時間を記録できるツールです。過去に行ったプロジェクトと同様のプロジェクトに取り組む際には、TimeCrowdで計測したデータを参照して、工数見積に役立てられます。
また、タスクの所要時間をリアルタイムで計測して、想定よりも時間がかかっているタスクがあれば確認をし、エラーやトラブルの早期発見につなげることも可能です。
2週間の無料お試し期間もご用意していますので、ぜひこの機会に導入をご検討ください。
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