新人や経験の浅いPM（プロジェクト・マネージャー）の中には、プロジェクトをどのように成功に導けば良いか分からないといった悩みを抱えている方も多いかと思います。
実際にプロジェクトには失敗が付きもので、全てのプロジェクトが成功に至る訳ではありません。しかし、失敗するプロジェクトにはいくつかの共通項があり、事前にそれらに気づいて対策をすることで、プロジェクトを成功に導くことができます。
本記事では、プロジェクトの失敗を招く6つの主要因と成功に欠かせないポイントについて解説します。
目次
プロジェクトの失敗とは「QCD」のいずれかが欠けている状態
プロジェクトの成功、失敗とはどのような状態を指すのでしょうか。一般的にプロジェクトマネジメントでは、「QCD」がプロジェクトの成否の鍵を握ると言われています。
QCDとは「Quality（品質）」「Cost（費用）」「Delivery（納期）」の3つの言葉の頭文字を取った言葉です。QCDはもともと製造業の生産管理において使用される言葉でしたが、最近ではプロジェクトマネジメントでも重要な要素だと考えられています。
- Quality：品質
- Cost：費用
- Delivery：納期
言ってしまえば、プロジェクトの成功とはQCDが全て達成されている状態で、プロジェクトの失敗はQCDのいずれかが欠けている状態と言えます。それぞれの意味について深掘りして見ていきましょう。
Quality（品質）
Qualityとは、QCDの中で最も重要とされる要素です。納品時に上司やクライアントが求める品質が保たれているかが判断基準となります。当然ですが、高水準の品質が求められる場合、設備投資や経験豊富で専門性の高い人材を必要とします。
また、クオリティにこだわるあまり、QCDの残り2つの要素である費用と納期に影響が出てしまう恐れがあります。そのため、どのレベルの品質を求められているのかといった品質の基準をプロジェクトの開始前にあらかじめ明確にしておくことが大切です。
Cost（費用）
クオリティに続いて重要な要素が「費用」です。高い品質の成果物ができたとしても、想定していた以上にコストがかさんでしまったのであればプロジェクトは失敗と言わざるを得ません。
コストには、原材料や輸送費などの金銭的なコストのほかに、人件費も含まれます。原材料や輸送費は市況の情勢によって価格が変動するため、プロジェクトごとに調整が必要です。
Delivery（納期）
Deliveryは、成果物をクライアントに納品するまでの期日のことです。高品質でコストを抑えた成果物でも、クライアントへの納品が遅れてしまうと、自社の信頼を失ってしまう可能性があります。
あらかじめプロジェクトの開始から納品までの工程を洗い出し、工程ごとにかかる日数や必要な人員を明確にしておくことで、スケジュールの遅延を防ぐことができます。
プロジェクトが失敗する原因や予兆
PMはプロジェクトが失敗する原因や予兆について理解し、QCDの達成が不可能になる前に何らかの予防策を対策を講じることが大切です。
プロジェクトの要件が定義されていない
プロジェクトの要件が定義されていないと、プロジェクトを通して何を作るのか・何を達成するのかが不明確になり、クライアントが求める納品物を作り上げることが難しくなります。
また、プロジェクトの要件定義が不明瞭だとタスクの抜け漏れが発生しやすく、期日の遅延を招きやすくなります。プロジェクトの開始時には、要件を定義するとともに、チームメンバーやクライアントとの共通目標やゴールを定めることが大切です。
リソース（ヒト・モノ・カネ）が不足している
リソースとは、プロジェクトの完遂に必要な人的リソース・物的リソース・金銭的リソースのことを指します。特に人的リソースは、プロジェクトの成功には必要不可欠なものです。人数が多ければ良いという訳ではなく、タスクごとに必要な能力やスキル・経験を持った人材をアサインする必要があります。
そのためにPMは、プロジェクトの開始前にチームメンバーのスキルや適性をあらかじめ把握しておくことが欠かせません。
工数の見積もりが甘い
プロジェクトの開始から終了までに実施するタスクを洗い出し、それぞれのタスクごとに工数を設定します。この工数の見積もりが甘いと、メンバーに負荷がかかり、クオリティや納期に影響を及ぼします。
PMは過去の経験をもとにタスクに対して適切な人的リソースを割り当てることや、タスクの完了に十分なスケジュール設定を行うことが求めれます。
▼工数見積の手法やポイントについては下記の記事を参考にしてみてください
チームメンバーのモチベーションが低い
プロジェクトの規模が大きい、もしくは長期にわたる場合、チームメンバーも増えるため個々のモチベーションにばらつきが生まれます。
メンバーによっては複数のプロジェクトをかけ持ちしているケースもあるので、繁忙期にはどうしてもタスクに手が回らない・モチベーションが低下してしまうといったことも考えられます。
進捗管理が適切ではない
プロジェクトの進捗管理が適切に行われていないと、スケジュールの遅延を招きます。大規模なプロジェクトの場合、多くのステークホルダーがいるため、しばしばタスクの遅れや漏れが発生します。
PMは「きっとスケジュール通りにプロジェクトが進むだろう」と考えるのではなく、適宜タスクの進捗状況を確認する必要があります。期日に対してタスクの進捗が遅い場合は、できるだけ早く担当者とコミュニケーションを取り、必要があればサポートや人員調整などを行うことが求められます。
▼進捗管理を見える化する方法については下記記事を参考にしてみてください
情報共有がされていない
プロジェクトの開始時に要件定義をしても、進行中に仕様の変更が起こることはしばしばあります。
そのような仕様変更が素早く共有されないと、誤った情報や過去の情報をもとにタスクが行われてしまい、結果的にスケジュールの遅延を招くことになります。
▼おすすめの情報共有ツールについては下記記事を参考にしてみてください
プロジェクトの失敗を防ぐポイント
プロジェクトの失敗を防ぐためには、4つのポイントを意識することが大切です。
- 要件定義や計画を綿密に行う
- 誰が・いつ・何のタスクに取り組んでいるのかを可視化する
- コミュニケーションツールを導入し、積極的に情報共有する
- プロジェクトの終了後に振り返りをする
要件定義や計画を綿密に行う
プロジェクトの要件定義を行う際には、上司やクライアントから要求をヒアリングし、実現可能性を伝えるとともに、具体的な要件を言語化した「要件定義書」を作成します。
プロジェクトの要件定義書を作成する際には、以下の「5W2H」を意識するようにしましょう。
- Why：何のためにプロジェクトを行うのか
- What：何を作るのか・プロジェクトによって達成したいことは何か
- Where：プロジェクトの作業範囲はどこまでか
- When：いつまでにプロジェクトを達成するのか
- Who：開発したシステムのユーザーや運用は誰なのか
- How：プロジェクトを通して要求や要求をどのように実現するのか
- How much：プロジェクトの遂行にかかる費用はいくらか
誰が・いつ・何のタスクに取り組んでいるのかを可視化する
プロジェクトの進捗状況を正確に管理するためには、誰が・いつ・何のタスクに取り組んでいるのかを可視化できる状態にしておきましょう。
とくに近年ではテレワークで働くケースも増えており、チームメンバーがタスクに行き詰まっていても、管理者がリアルタイムで状況を把握しづらいという問題があります。
リアルタイムで従業員の業務状況を把握するためにはITツールの活用がおすすめです。
時間管理ツール「TimeCrowd」では、チームメンバーがタスク名を入力してスタートボタンを押すだけで「いま・誰が・何のタスクに取り組んでいてるのか」を確認できます。
また、レポート画面では「どのタスクに・どれくらいの時間（人件費）がかかったのか」をチームごと、メンバーごとに把握することが可能です。時間をかけすぎているタスクがあれば原因を特定して、次の機会に活かすことができます。
TimeCrowdの詳細な料金プランや機能にご興味がある方は、下記のサービス資料よりご確認ください。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード▼おすすめの業務可視化ツールは下記記事でもご紹介していますので、あわせて参考にしてみてください
コミュニケーションツールを導入して、積極的に情報共有をする
適切に情報共有がされていなければ、プロジェクトの成功確率を大きく下げてしまいます。
そのような事態を避けるためには、コミュニケーションツールを導入して、的確に・素早く・正しい情報を伝達できる仕組みを整えることが求められるでしょう。
最近では、Slackやチャットワークといったツールを活用することで、テキストだけでなく画像や動画といったファイルのやりとりもすぐに行うことが可能です。
プロジェクトの終了後に振り返りをする
プロジェクトは終了したら終わりではなく、次のプロジェクトに活かすために振り返りをしましょう。
プロジェクトの振り返り方法はさまざまですが、記事の冒頭でもお伝えした「QCD」を達成できたのかという基準で行うが大切です。
また、今回のプロジェクトを通して「次回のプロジェクトでも継続して行いたいこと」や「次回のプロジェクトでは改善したいこと」「新たにチャレンジしたいこと」を記録しておくことで、PMやチームメンバーのナレッジを蓄積することができます。
▼プロジェクトを振り返る方法については、下記記事を参考にしてみてください
「TimeCrowd」を導入して、メンバーのタスクや人件費を可視化しよう
本記事では、プロジェクトが失敗してしまう原因や予兆、事前にやるべき対策について解説しました。
プロジェクトを成功に導くためには「誰が・いつ・何のタスクに取り組んでいるのかを可視化する」ことが重要です。
そんな時に役立つのが、国内3,500社以上の導入実績を持つ時間管理ツール「TimeCrowd」です。
TimeCrowdは、チームメンバーがタスク名を登録し、勤務の開始時にスタートボタンを押すだけで、リアルタイムで「今・誰が・何をしているのか」を確認できます。
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