業務効率化に使える手法を模索しているのであれば、作業の流れや時間の使い方に対して「何か問題があるはず」と考えているのではないでしょうか。
今回の記事では業務効率化のポイントやアイデアをご紹介します。業務効率化に使えるツールもご紹介するので、生産性を上げるヒントを本記事で探ってみてください。
業務効率化を行う際のポイント
業務効率化を行う前に、考慮しておくべきことをチェックしていきましょう。
現状把握
業務効率化をスムーズに進めるためには、現状を正しく理解することが最重要です。
どこに問題があるかを理解せずに業務効率化を進めても、現場に逆に負荷をかけることになってしまいます。
まずは、現在の業務内容や作業時間、工程を洗い出しましょう。チームや部署が分かれている場合は、担当者や人数なども細かくまとめます。
会社や個人の現状が詳しく把握できれば、効率化を図るべき点も自然と見えてくるはずです。
業務効率化のための環境づくり
企業が業務効率化を進める際には、移行にあたっての環境づくりも意識しておくことが大事です。業務効率化の手法を取り入れたからといって、その手法が現場に浸透するとは限りません。
人によっては逆に効率が落ちたり、業務が変更になったことで不満が増えたりすることも考えられます。導入する際のフィードバックやフォロー体制を整えておくなど、社員が働きやすい環境も整えるようにしましょう。
適したツールを使う
業務効率化を図る際に、何らかのツールの導入を検討するケースもあるでしょう。取り入れるツールは、効率化の費用対効果が高いかを考慮して選ぶのがおすすめです。たとえば、単純に人気だからという理由で導入したツールが万が一使いにくかった場合は、業務の妨げになってしまう可能性があります。
業務効率化を目指すなら、導入ツールは機能をチェックしたり無料試用期間で操作したりして、選定はしっかり行うべきと言えます。
業務効率化の手順については、こちらの記事でも詳しく紹介しています。
業務効率化に役立つ手法・アイデア7選
さっそく、業務効率化に役立つ手法やアイデアをご紹介します。業務に合った手法・アイデアを見つけて実践してみてください。
PDCAサイクル
PDCAサイクルは、計画から改善までの作業工程を、サイクルによってルーティン化し、業務効率化に繋げることができます。以下のような流れが、PDCAサイクルの手法です。
- Plan（計画）：目標を設定し解決策を考え、計画する
- Do（実行）：Planで決めた計画を実行する
- Check（評価）：当初に決めた計画と実行を比較し、分析する
- Action（改善）：改善策をたてて、解決方法を実行する
上記の流れに沿って作業をマニュアル化し、細かい改善を繰り返し行います。マーケティング活動や製品の機能追加などを行うときはとくに有効な手法です。
KPT
KPTは振り返りの手法とも呼ばれていて、以下のような点を洗い出します。
- Keep：良かった点・今後も引き続き行うこと
- Problem：悪かった点・今後行わないこと
- Try：次に挑戦すること
それぞれを付箋に書き出し、ノートやホワイトボードにまとめ、各要素を見える化して確認するのが一般的です。
客観的にいい面・悪い面が確認でき、日報などで毎日の振り返りの方法として活用している企業も多いです。
KPTを毎日の振り返りに導入することで改善を促し、業務効率化に繋げることが可能です。
5W2H
業務の改善には、「5W2H」という手法も役立ちます。以下の7つの観点で物事を考える手法です。
- Who（だれが）
- What（何を）
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
- How much（いくらで）
上記の点を意識しながらタスクを整理していくことで、不必要な業務に時間をかけてしまうリスクを避けることが可能です。
ECRS（イクルス）
ECRSとは、以下の順番でさまざまな観点を検討していきます。
- Eliminate（エリミネート）：不要なものや業務、ルールを削除できないか
- Combine（コンバイン）：バラバラになっている業務をまとめられないか
- Rearrange（リアレンジ）：業務の再整理や作業の順番の入れ替えができないか
- Simplify（シンプリファイ）：作業を単純化できないか
上記を順番に整理し改革を行っていくことで、無駄な業務や工程をなくし、効率化を測ることが可能です。
ロジックツリー
ロジックツリーは、問題の原因を分析するのに有効な手法です。手法としては、1つのキーワードから派生するワードを書き出していきます。たとえば、「作業が溜まる」というように、問題となっているキーワードを書き出します。
次に「仕事が多い」「人手が足りない」など元のキーワードの原因を書き足しましょう。さらに書き足したキーワードの原因を書き足していきます。
そうすると、あやふやになっていた問題の原因が明確になり、改善点が見えるようになるのです。問題はわかっているのに原因がわからない…」という場合はロジックツリーで改善点を見つけ出し、業務効率化の糸口を見つけてみてはいかがでしょうか。
外注を活用する
自社でなくともできる仕事は外注に回す方法も、業務効率化するために有効です。マニュアル化できる作業や単純作業などを外注に回す分、自社では専門的な作業に集中することができるでしょう。
反対に専門性の高い仕事を外注することにより、スキルを活かして質の高い納品をしてくれる、優秀な人材を外部で確保できる可能性もあります。自社や個人での作業効率アップのために外注できる部分がないか探ってみましょう。
時短テク・グッズを活用する
時短テクニックやグッズを活用して業務効率化に繋げる方法は、小さいことに感じてしまいますが、長い目で見ると業務効率化に繋げることができます。
以下の時短テクやグッズの活用を業務に組み込んでみましょう。
- ToDoリスト化を習慣にする
- パソコンやスマホなど使っている製品をアップグレードする
- キーボードやカメラなど、高性能アイテムを取り入れる
- PCのショートカット機能を積極的に活用する
- よく使うメール文は辞書登録に入れておく
- チャットやWeb会議のツールを導入する
少しでも意識を変えるだけで、使える時短テクニックやグッズは意外と多いです。取り入れやすいものからチャレンジして、余裕を生み出してみてください。
業務効率化に活用できるツールを比較検討したい方はこちらの記事もご覧ください。
業務効率化の手法を試す前に使える「TimeCrowd」
業務効率化の手法はさまざまありますが、取り組む前には「現状を把握する」ことを徹底するのが大事。そこでおすすめなのが、「TimeCrowd」という時間管理ツールです。
TimeCrowdを活用すると、作業時間を簡単に見える化することができ、現状把握はもちろん問題点の分析まで役立てられます。以下のように活用しやすいのがポイント。
- データを記録する：アプリ・ブラウザ・Chrome拡張など記録しやすい方法を選べる
- データを見える化する：レポート機能を使って自動集計が可能
- データをもとに分析する：時間の使い方を定期的に見直すことで業務効率化を継続できる
また、最初の2週間は無料のトライアルで、操作感を確かめられます。
業務効率化の手法を模索しているなら、TimeCrowdを使って糸口を見つけてみてはいかがでしょう。
業務効率化の手法・アイデアを活用しよう
業務効率化の手法・アイデアは簡単に取り入れられるものもあれば、浸透させるまでに時間がかかるものもあります。いずれにしても、業務効率化を図る際は今までと作業方法や工程が変わることになるので、企業が業務効率化を図る場合は、社員のフォローを忘れずに取り組むことが大事です。
業務効率化を進めるにあたって、現状把握からはじめたい場合は、TimeCrowdを活用してみてはいかがでしょうか。無料で試せて時間の振り返りができるので、ぜひ役立てて生産性アップに繋げてみてください。
