限られた時間のなかで、高いパフォーマンスを生み出すためには”時間管理”が欠かせません。

時間管理ができるようになれば、仕事の効率化が進み、プロジェクトの成功や働き方改革の改善につながります。

本記事では、作業時間を記録するメリットとその方法を4つご紹介します。ビジネスパーソンとしてスキルアップしたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

作業時間を記録するメリット

まずは、なぜ作業時間の記録が必要なのかについて考えていきましょう。

一見すると「時間を記録する」という作業が増える分だけ、かえって効率が悪くなってしまうのではないか？と思う方もいるのではないでしょうか。

作業時間を記録することで、下記3つのメリットがあります。

• 仕事の見通しが立てやすい
• 作業効率の改善につながる
• 業務プロセスを可視化できる

仕事の見通しが立てやすい

作業時間を記録することで「どの作業に・どれくらい時間がかかったのか」を調べることができます。

たとえばプロジェクトやタスクに取り組む際には、過去の類似タスクを参考にすることで、ある程度の作業量や時間を予測して、適切な工数見積もりが可能になります。

仕事の見通しやスケジュールが立てやすくなり、余裕を持って業務に取り組むことができるでしょう。

作業効率の改善につながる

作業を効率化するためには、まずは何に時間をかけているのかを知ることが重要です。

また、業務状況を常に可視化しておくことで、非効率的な作業が発生しないような仕組みづくりができるでしょう。

それぞれのメンバーによって得意・不得意な作業は異なります。適切なメンバーアサインを行うためにも「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を把握することはとても重要になります。

業務プロセスを可視化できる

チームメンバーに作業時間を記録してもらうことで、同時に「どのタスクが着手済みで、どのタスクが未着手なのか」を把握することができます。

リアルタイムで作業状況を把握できるため、マネジメントにも役立てることができます。たとえば、想定よりも時間をかけているタスクがあれば、メンバーに状況を確認したり、ときにはフォローに入ることも可能です。

また、普段のコミュニケーションやタスク管理ツールでの報告では把握できないような、見えない作業まで可視化することができます。とくにサポート部門（事務・総務）の業務スタッフのように、数値では見えづらい業務を担っている方の評価に活用できるでしょう。

作業時間を記録する方法

作業時間を可視化するには、下記4つの方法があります。

• 手帳やカレンダーで記録をする
• Excelやスプレッドシートで記録をする
• 時間管理ツールで記録をする

手帳やカレンダーで記録をする

もっともオーソドックスな方法は、紙の手帳やカレンダーに手入力で記録をすることでしょう。

デイリー手帳やウィークリー手帳であれば、日ごとに時間を記入するスペースがあります。

手軽に書き込めるため、外回りの仕事があったり、デスクを離れて作業をしたりする方におすすめの方法です。

Excelやスプレッドシートで記録をする

すでに会社でExcelやスプレッドシートを導入済みの場合、追加料金をかけることなく記録ができます。

「日付」「時間」「作業内容」の列を作成して、タスクの開始時と終了時に記録をするだけで、簡単に時間管理を実現できます。

また、関数やグラフを活用することで、さらに応用の幅を広げられます。

収集したデータをもとに自動で日報を作成したりなど、自分の好きなようにカスタマイズできることが特徴です。

▼Excelで時間管理を行う方法については下記記事を参考にしてください

時間管理ツールで記録をする

時間管理ツールを導入することで、他の方法よりも簡単に作業時間を記録することができます。

ツールによっては、記録したデータを自動で可視化できるため、集計の手間もかからず、素早く正確にデータの確認が可能です。

時間管理ツールTimeCrowdでは、タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで「どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を記録することができます。

Google カレンダーやOutlook カレンダーと連携をすれば、予定していたスケジュールをもとに自動で打刻することもできます。

個人ユーザーであれば無料でご利用いただけます。自分が「何の業務に・どれくらい時間をかけているのか」を把握することで、日頃の業務改善に役立てることができるでしょう。

また、チーム内で利用する場合には、お互いに業務状況を共有して、メンバー同士で業務をフォローしあう雰囲気を作ることができます。

▼TimeCrowdのレポート画面

メンバーごとに時間単価を設定することで、タスクやプロジェクトごとの人件費（利益率）を算出することも可能です。

採算の合わないプロジェクトがあれば「何のタスクに時間をかけているのか」を特定して、改善策を検討することができます。

TimeCrowdは累計4,000社以上の企業様にご利用いただいています。少しでもご興味のある方は下記のサービス資料から、詳細な機能や料金プランをご確認ください。

工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード

次の章では、その他にもおすすめの時間管理ツールを個人向けとチーム向けのそれぞれでご紹介します。

個人向け時間管理ツール

個人利用におすすめの時間管理ツールをご紹介します。

• Atracker
• MyStats
• Hours TimeLord – Time Tracker
• Timesheet

Atracker

出典：App Store

Atrackerはセットアップ不要で始められる時間管理アプリです。

1タッチするだけで時間計測ができ、棒グラフ・円グラフのデータをエクスポートして「何に・どれくらい時間をかけているのか」をひと目で確認することができます。

複数のデバイス間でデータを同期できるため、たとえば外出先からApple Watchで計測をすることも可能です。

▼料金プラン

• 基本無料（アプリ内課金あり）

MyStats

出典：App Store

MyStatsは世界100ヶ国で27万人がダウンロードした時間管理アプリです。App Storeのビジネス無料カテゴリで1位を記録したことのあるツールです。

「いつ・何をしていたのか」「何に・どれくらい時間をかけていたのか」を円グラフにして分析ができます。

その他にも、腹筋の回数や営業契約数などの日々の数値的な目標を記録して、日報として残すこともできます。

▼料金プラン

• 無料

Hours TimeLord

出典：Hours TimeLord – Time Tracker

Hours TimeLordは、1日のなかで「自分が何にどれくらい時間をかけていたのか」をタイムラインで把握できるツールです。

レポート機能を利用することで、日・週・月単位で円グラフをもとに時間の内訳をひと目で確認ができます。

タスク名やプロジェクト名をタグ付けて整理ができ、タグごとにかけた時間を振り返ることも可能です。

▼料金プラン

• Forever Free：0ドル/年
• Personal：9.99ドル/年
• Pro：49ドル/年
• Teams：199ドル/年

Timesheet

出典：App Store

Timesheetは、モバイルアプリからワンクリックするだけで時間計測ができるツールです。

日次・週次・月次ごとにレポートを作成して「何に時間が使われているのか」を確認できます。また、データはエクスポートをして、Excelやスプレッドシート上でカスタマイズが可能です。

▼料金プラン

• 600円

チーム向け時間管理ツール

• toggl
• Team Hack
• Timely

Toggl Track

出典：Toggl Track

Toggl Trackは、タイマー形式の時間管理ツールです。タスクの開始時と終了時にスタート/ストップボタンをワンクリックして、タスクごとの所要時間を計測します。

5人までのチームであれば無料版での利用が可能です。「誰が・どのタスク（プロジェクト）に・どれくらい時間をかけているのか」がわかるため、プロジェクト管理に役立てることができます。

Asana・Github・Notionなど、100以上の外部ツールとの連携が可能なため、カスタマイズ次第でさまざまなツール上で時間管理が可能になります。

▼料金プラン

• Free：0円
• Starter：1ユーザーあたり10ドル/月
• Premium：1ユーザーあたり20ドル/月
• Enterprise：お問い合わせ

Team Hack

出典：Team Hack

Team Hackは、チーム内のタスクや時間を管理できるツールです。

タスク管理と時間管理をひとつのツール上で行えるため、管理者はわざわざ別のツールを確認する必要がありません。また、メンバーはタスクの二重登録をする必要がなく、ツールが形骸化する心配も少ないでしょう。

▼料金プラン

• お試しプラン：1ユーザーあたり0円/月
• ビジネス：1ユーザーあたり1,200円/月
• フリーランス：1ユーザーあたり1,500円/月

Timely

出典：Timely

Timelyは、メンバーがどのプロジェクト（タスク）に時間をかけたのかを把握できるツールです。

Google カレンダーやGithub、Trelloなどの外部サービスと連携することで、作業時間を自動で記録できます。タスクの予定管理やリマインダー機能が搭載されているため、タスクの納期遅れも防ぐことができるでしょう。

▼料金プラン

• Starter：1ユーザーあたり9ドル/月
• Premium：1ユーザーあたり16ドル/月
• Unlimited：1ユーザーあたり22ドル/月

▼時間管理におすすめのツールについては下記記事でもご紹介しています。あわせて参考にしてください

作業時間を記録して、効率よく働く

下記のような観点から、仕事で作業時間を記録することは非常に重要だといえます。

• 仕事の見通しが立てやすい
• 作業効率の改善につながる
• 業務プロセスを可視化できる

「どの作業に・どれくらい時間をかけているのか」を把握することで、プロジェクトの成功や働き方改革の改善にもつながります。

また、作業時間と休憩時間のバランスを見直して、オンオフを分けて業務に取り組むことができるでしょう。

作業時間を記録する方法としては、下記3つの方法があります。

• 手帳やカレンダーで記録をする
• Excelやスプレッドシートで記録をする
• 時間管理ツールで記録をする

手書きや手入力の記録では形骸化が起こりやすいため、TimeCrowdのようなワンクリックで打刻ができる時間管理ツールの導入がおすすめです。

「どのタスクやプロジェクトに・どれくらい時間をかけているのか」を可視化することができます。少しでもご興味のある方は、下記のサービス資料から詳細な機能や料金プランをご確認ください。

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