作業時間の記録は重要?効率よく仕事をする時間管理術6選

作業時間の記録は、時間管理の基本です。時間管理ができるようになると、仕事の効率化が進み、さらにレベルアップすることができるでしょう。

そこで今回は、作業時間を記録しておくことのメリットとその方法を4つご紹介していきます。ビジネスパーソンとしてスキルアップしたいという方は、ぜひ参考にしてみてください。

作業時間を記録しておくことのメリット3つ

まずは、なぜ作業時間の記録が必要なのかについて考えていきましょう。時間を記録するという作業が増える分、効率が悪くなってしまうのではないかと思う人もいるでしょう。さっそく、作業時間を記録しておくことのメリットを3つご紹介します。

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仕事の見通しが立てやすい

作業時間を記録しておくことで、過去どの作業にどれくらいの時間がかかったのかを調べることができます。つまり、また同じような内容の作業をやらなければいけない状況になったときに、どれくらい時間がかかるか把握でき、仕事の見通しやスケジュールが格段に立てやすくなるというわけです。

作業効率の改善につながる

作業時間を記録することで、自分が効率的にできていない作業を洗い出すことができます。作業効率を改善するためには、まずは自分が苦手としていることを知る必要があるため、作業時間の記録は効果的に働くでしょう。

反対に、自分が得意としている作業も把握できるため、チームで動くときにも有効です。得意な作業は自分が請け負い、苦手な作業は得意な人に任せるといったチームプレーができれば、今よりもグンと作業効率が上がるでしょう。

成果の可視化ができる

作業時間を記録するということは、同時にどのタスクをこなしたかということも記録されます。

つまり、成果の可視化が図れるというわけです。自分の成果が可視化されることで、日報を作成するときの参考になるのはもちろん、自分の一日の頑張りが残るため、モチベーションの向上にもつながります。

作業時間の記録方法をご紹介

では、作業時間を記録の具体的な方法・ツールを紹介します。rose gold iPhone 6s on book near Apple watch

手帳で時間管理をする

スマホやパソコンを用いての記録はもちろんのこと、紙の手帳に記録をするという方法もあります。
デイリー手帳やウィークリー手帳なら、日ごとに時間を記入するスペースが十分にあるでしょう。

パソコンやスマホなどの端末がなくても手軽に書き込むことができるので、パソコン作業だけでなく、外回りの仕事があったり、デスクを離れて作業をしたりする人にもおすすめです。

Excelを使う

一番手軽でシンプルな方法としては、Excelを使うということが挙げられます。「タスク名」と「作業開始時間」「作業終了時間」という列を作ってしまえば、早速記録を取っていくことができるでしょう。

Excelの良い点は、関数やグラフを活用することで、さらに応用の範囲が広がることです。自分の好きなように応用することができるため、収集したデータやグラフは成果報告や日報にそのまま活用することもできます。

カレンダーに記録する

続いておすすめなのが、カレンダーに記録する方法です。

Googleカレンダーなど、一般的なカレンダーツールを利用し、タイトルに作業名を入れ、開始時刻と終了時刻を選択すれば完了です。

作業時間計測に特化したアプリを活用する

アプリを活用することでも、手軽に作業時間の記録が可能です。アプリの良い点は、手間をそれほどかけずに作業時間の記録ができたり、可視化ができたりすることです。

おすすめのツールについてはこちらの記事でも紹介しています。より多くのツールを比較検討されたい方はこちらの記事もご覧ください。

TimeCrowd

TimeCrowd(タイムクラウド)とは、それぞれのタスクにかかった時間等を管理することができるツールです。
タイマー機能が付いているため、どの作業にどれくらいの時間がかかったかを正確に把握することができます。これがあれば、どの仕事にどれくらいの時間がかかっているか計算する精度が圧倒的に上がります。

〇特徴:操作がシンプルで分かりやすい。レポート機能を使うことで、週単位や月単位での閲覧が可能。

〇利用料金:個人での利用は無料。チームでの利用は月額500円〜。

Atracker

ATracker(アトラッカー)は、シンプルな操作で1日の時間をどの作業にどれくらい使ったのかが把握できるアプリです。複数のタスクがあっても、同時進行することもできます。

〇特徴:ヴィジュアルが美しい。アイコンや背景などを自分好みに簡単にカスタマイズできる。

〇利用料金:無料版あり。有料版はATracker PRO(IOS)が月額$4.99。プレミアム(WEBアクセス)は月額$2.99。

Toggl

Toggl(トグル)で記録した作業時間は、タスク毎やプロジェクト毎に表示できるため、レポート画面が見やすいことがメリットです。

〇特徴:チームでも5人までなら無料で使用可能。WindowsやMac、iOSなど、幅広いデバイスに対応しているところも魅力の一つ。

〇利用料金:無料版あり。プレミアムプランの場合、月額$18。

作業時間を記録して効率よく働く

作業時間を記録することは、時間管理の基本です。一見手間がかかるようにも思われますが、作業時間の記録によって業務の改善が図れたり、スケジュール管理がしやすくなったりするというメリットがあります。

生産性を高め、短時間で成果を出すために、時間管理にトライしてみてはいかがでしょうか?

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