業務の効率化に活用できるITツールとして、現在では多種多様なサービスが提供されています。
ITツール・システムの導入を検討する企業は自社の抱えている課題を明確にしたうえで、最適なツールを検討しましょう。本章ではそれぞれの業務効率化に適したおすすめのITツールをジャンル別に分けてわかりやすく紹介します。
▼業務効率化について、具体的な方法や取り組む手順は下記記事もご参照ください
業務効率化におすすめのITツール・システム
業務効率化に役立つITツール・システムをジャンル別にご紹介します。
時間管理ツール
業務効率化を実現するには「無駄な業務を削減すること」が最大の近道です。そのためには、普段の業務の中で何がボトルネックになっているのかを明確にする必要があり、時間管理ツールの導入が必須だといえます。
TimeCrowd
時間管理ツールとしてリリースされているTimeCrowdを導入すると、組織内の豊富な業務の中で、「誰が」「いつ」「何をやったのか」を把握することができます。
「どの業務に時間がかけられているのか」をひと目で把握できるため、業務効率化の第一歩として導入される企業が多いです。
また、従業員が打刻をすることになるため、時間意識の向上を促す効果も期待できます。2週間の無料トライアルで操作性を確認してから導入することも可能です。
時間管理ツール「TimeCrowd」を無料で試す▼業務効率化にTimeCrowdを活用された企業事例はこちら
TimeTree
出典：TimeTree
業務の効率化を進めている企業の多くが抱えている課題がスケジュール管理です。企業や組織ではたくさんの人が予定を立てながら業務を進めることになるため、時間や工数を正確に共有することも大きな課題の一つです。
TimeTreeを導入すると、一つのカレンダーを複数の社員で共有できるため、業務の進捗や打ち合わせの日程などが管理しやすいです。また、案件のバッティングを最小限に抑えることができるため、業務効率化にも大きな効果を期待できます。
価格は無料プランと有料プランが用意されており、有料プランを利用すると1ユーザー月額300円ですべての広告を非表示にできます。導入企業の事例を見ると、スケジュール管理の難しい建設・建築会社でも積極的に活用されています。
コミュニケーションツール
業務効率化の一環として、社内やクライアントとのコミュニケーションをスムーズに行う必要があります。社内やクライアントとのコミュニケーションを改善できれば業務の効率化はもちろん、コミュニケーション不足によるトラブルを最小限に抑える効果も期待できます。
Chatwork
出典：Chatwork
Chatworkは国内シェアトップレベルを誇るチャットツールで、安全なセキュリティの中で社内外のメンバーとメッセージのやり取りをすることができます。
また、タスク管理やファイル管理といったビジネスチャットで必要不可欠な機能も搭載されています。
価格は1ユーザーあたり月額600円から利用でき、年間契約で月額6,000円とお得な料金設定も魅力です。
Slack
出典：Slack
コミュニケーションツールとして世界的に大きなシェアを獲得しているのがSlackです。社内外とのメッセージのやりとりはもちろん、ワークフロー管理・ファイル共有・ビデオチャットといったビジネスに必要なコミュニケーションツールとしての機能が標準搭載されています。
また、Google ドライブやTrelloなどの外部ツールと連携させることで、それぞれのチームやユーザーに合わせた独自のカスタマイズができる点も魅力的です。
価格は1ユーザーあたり月額1,050円から利用でき、年払いの場合は月額925円から利用することができます。
ビデオ会議ツール
テレワークの普及によって近年注目を集めている業務効率化ツールがビデオ会議ツールです。ビデオ会議ツールを利用すると社内はもちろん、社外とのミーティングも非対面で行えるため、無駄な移動時間を削減し、大きな業務効率化を期待できます。
Zoom
出典：Zoom
Zoomはバーチャルミーティングに特化したITツールで、パソコン・タブレット・スマートフォンといったさまざまな端末からでビデオ通話を行うことができます。
また、厳重なセキュリティが設定されているため、快適かつ比較的安全にミーティングを進めること可能です。価格は無料プランと有料プランが用意され、年額20,100〜31,250円でミーティングへの参加人数やビデオ通話を録画できるストレージの容量が変動します。
Webex
出典：Webex
ZOOMと同じく人気を集めているビデオ会議ツールがWebexです。最大で1,000人までのビデオ会議が行えるため、参加者の多い大規模会議にも対応しています。
また、日本語・英語はもちろん、フランス語・中国語・イタリア語といった多言語にも対応しているため、グローバルなミーティングにも活用できます。
価格は無料プランと有料プランが用意され、1ユーザーあたり月額1,700円〜3,400円で、参加者の人数やストレージ容量が変動します。
クラウドストレージ
複数のファイルやデータを業務で使用する企業は、安全に共有できるクラウドストレージを活用しましょう。クラウドストレージは社内外の情報端末からオンラインのサーバーにアクセスすることで、業務で使用する豊富なデータを共有・管理することができます。
Dropbox
出典：Dropbox
Dropboxは全世界の40万社で利用されているクラウドストレージで、オンライン上のサーバーにアップロードしたファイルを全社員がリアルタイムで共有できます。また、厳重なセキュリティも特徴の一つで、クライアントとの業務に関わる重要な資料も比較的安全に管理が可能です。
価格は1ユーザー月額1,200円〜2,400円で、ストレージ容量やセキュリティレベルが変動します。
Google ドライブ
出典：Google ドライブ
クラウドストレージとして人気を集めているもう一つのサービスがGoogle ドライブです。Dropboxと同様にオンラインのサーバーにアクセスすることで、業務で使用するデータを共有・管理できます。
GoogleDriveを中心とした様々なサービスを受けられるGoogle Workspaceの価格は、1ユーザーあたり月額680〜2,040円でDropboxに比べると料金が抑えられています。
ペーパーレス化ツール
ペーパーレス化ツールを導入すれば、社内で使われる書類や資料を電子化することができます。業務効率化を進めている企業のなかで導入されるケースが多く、経理や決算処理で大きな効率化が期待できるでしょう。
freee
出典：freee
freeeは事務や経理といった企業のバックオフィスの電子化に特化したITツールで、事業運営に伴う経理業務の一括記録・管理が可能です。
特に個人事業主や従業員が20人以下の法人では、コストを抑えながら経理の効率化を実現できるため、積極的に活用されています。
freeeの価格は決算書類の作成が効率化できる月額1,980円のミニマムプランと、経理全体の効率化ができる月額3,980円のベーシックプランが用意され、それぞれ30日の無料トライアルがあります。
Shachihata Cloud
ペーパーレス化は書類や資料だけに留まらず、取引先との契約書や契約の際に使用する印鑑をデジタル化できます。重要な書類の電子化には躊躇する企業も多いですが、専用のサービスを利用すれば厳重なセキュリティによって安全性も確保されています。
Shachihata Cloudは電子印鑑や電子契約に特化したクラウドサービスで、電子化された書類への押印やクラウド上での書類管理を行えます。
また、これまでのワークフローを変えずに契約書や印鑑の電子化ができるため、PCやスマートフォンを介して誰でも簡単に操作できます。価格は１ユーザーあたり月額110円で、30日の無料トライアルも利用できます。
業務効率化にITを導入するメリット
業務効率化にITを導入すると様々なメリットが期待できます。導入を検討している企業の経営者や管理者は、自社にどのようなプラスの影響を与えることになるかをしっかりと理解しましょう。
生産性が向上する
業務の効率化にITを導入すると業務の中の無駄を少なくできるため、生産性が大きく向上します。
また、業務の最適な手順をITを通して社内全体で共有できるため、社内の生産性を高められるだけでなく利益の向上も期待できるでしょう。
人材の確保がしやすくなる
IT化による業務効率化を実現すると、労働環境が改善するため優秀な人材が確保しやすくなります。
業務効率化は労働時間の短縮や、利益の向上にもつながるため、社内にいる優秀な人材が外部に流出することを防ぎ、さらなる生産性や利益の向上も期待できます。
働き方が多様になる
IT化はリモートワークやテレワークといった働き方の多様化を実現できます。
近年の日本経済はコロナ禍の影響で企業の働き方が問われるケースが多く、職種や業種を問わずIT化による業務効率化を進める企業が増えています。
業務効率化にITを導入するデメリット
業務の効率化にITを導入するには様々なデメリットもあります。特に働き方の多様化や働き方改革の波に流されて無理やりIT化を進めようと考えている企業は、そのデメリットをしっかりと理解しましょう。
費用がかかる
ITツールを導入するには費用がかかります。多くは月額・年額の利用料なので定額で導入できますが、固定費としてかかってしまうのが現実です。
ツールを選定する際には、できるだけコストパフォーマンスを高めるために「不要な機能・オプションは搭載されていないか」を確認したうえで導入を決めましょう。
ITリテラシーが必要になる
ITツールを導入するためには、パソコンやスマートフォンを使用する最低限のITリテラシーが必要となります。特にこれまで情報端末に触れる機会が少なかった業種や職種では、導入したシステムが社員の知識不足が原因で使いこなせない事例もあります。
事前に「マニュアルを整備する」「サポートメンバーを選任する」「IT研修を実施する」などの対策を講じておきましょう。
業務効率化にITを導入する際のポイント
ITによる業務効率化を成功させるにはいくつかのポイントがあります。
導入したツールやシステムの効果をより高めるためには、導入する前後の準備を入念に行うことが大切です。
目的を明確化する
業務効率化にITを取り入れる際は、導入する目的を明確にしましょう。目的が不明確なまま進めると、ツールやシステムの選定に時間がかかることはもちろん、導入後に十分な効果が得られないこともあります。
段階的に導入する
ITツールを導入する際は、段階的に取り入れることが大切です。すべての部署で同時に導入を進めると、通常の業務に大きな影響が出てしまいます。
新たなITツールを導入する際は特定の部署で試験導入を実行し、段階的に取り入れる必要があります。
サービスやシステムを比較する
導入するITツールを検討する際は、複数のサービスを必ず比較しましょう。
ITツールは市場の拡大に合わせて様々なサービスが提供されています。導入を検討する際は複数のツールを比較し、月々のランニングコストや機能面から自社の業務の効率化に最適なものを選び出しましょう。
▼業務効率化に役立つツールについては、下記記事でさらに詳しく解説しております
補助金を活用する
ITツールを導入する際は国からの補助金を受けられる場合があります。補助金を利用すれば導入する際にかかった費用の一部を国から補助してもらうことができ、コスト面で大きなメリットがあります。
受けられる補助金は期間・補助額・補助率などがそれぞれ異なるため、ポータルサイトなどを利用し、自社に合ったものを探して見ましょう。
研修・教育を実施する
社内にITツールを導入した後は必ず研修や教育を実施しましょう。研修や教育はツールの使い方を全社員に理解してもらうだけでなく、導入の目的を周知する効果もあります。
実施する際は、管理職や上層部から段階的に進めることで、社内全体にITツールの活用を促進する効果もあります。
まとめ
IT化による業務の効率化は企業側にとって様々なメリットが期待できるため、積極的に導入することをおすすめします。
しかし、導入する目的や改善する課題が不明確なまま導入すれば、コストが無駄になってしまうだけでなく社内のトラブルの原因にもなってしまいます。
ITツールを導入する際は自社の業務の効率化や課題改善に適したサービスを比較し、最適なものを選びましょう。
