近年では、コスト削減や生産性向上の観点から業務効率化が重要視されています。また、とくに効率化するべき業務のひとつとして、事務業務が挙げられます。
事務業務はどんな部署・職種でも欠かせない業務のため、今すぐ効率化に着手したいと考えている経営者・管理者の方も多いのではないでしょうか。
この記事では、事務作業を効率化するメリットや実施する際のポイント、プロセスについて解説します。事務作業の効率化におすすめのツールもご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
事務作業を効率化するメリット
事業作業を効率化することで、下記のようなメリットがあります。
- コストの削減
- 生産性の向上
- メンバーのモチベーション向上
コストの削減
事務作業を効率化することで、ひとつひとつの業務時間が短縮されて、労働時間を短縮できるというメリットがあります。
とくに昨今では、働き方改革の推進や最低賃金の見直しなどの流れを受けて、従業員の労働時間に注意を払う企業も増えているでしょう。長時間労働を見直すことで、人件費や光熱費といったコストの削減につながります。
また、時間的な余裕ができることで、他の業務に集中したり、浮いた経費を他の部門や業務にあてられるなどのメリットがあります。
生産性の向上
事務作業を効率化することで、プロセスの短縮や簡素化が可能になったり、不透明だった作業プロセスが可視化されたりといったメリットがあります。
タスクに想定以上の時間がかかったり、ミスが発生したりといったトラブルも解消されるため、組織全体で生産性の向上につながります。
また、ミスが減ることで業務の質が向上するため、社内の生産性だけではなく取引先からの信頼性も向上します。
メンバーのモチベーション向上
事務作業を効率化することで、メンバーのモチベーション向上にもつながります。
プロセスが明確になったり、業務がスムーズに行えるようになったりすることで、メンバーの身体的・精神的負荷が軽減されます。
離職率やメンバーの休職などで悩んでいる場合には、事務作業の効率化で改善できる場合があります。従業員の健康を守ることで、定着率の維持・向上が期待できる点がメリットです。
事務作業を効率化するポイント
事務作業を効率化するための、下記のポイントについて解説します。
- 業務全体を把握する
- 業務に優先順位をつける
- 定型作業を自動化する
- マニュアルや手順書を作成する
業務全体を把握する
事務作業を効率化するためには、1つの作業だけではなく、業務全体を把握することが重要です。
まずは（チーム全体で）フローチャートやWBSを活用して、プロジェクトや業務の全体像を可視化することから始めましょう。
業務の流れを把握することで、効率の良い方法や改善するべきポイントなどを見つけやすくなります。また、従業員一人ひとりが「自分の取り組んでいるタスクが全体のなかでどのような位置づけにあるのか」を把握することで、納得感を持って作業に取り組めるようになり、生産性が向上しやすくなります。
業務に優先順位をつける
事務作業はマルチタスクになったり、イレギュラーが発生したりすることも多いため、常日頃から業務に優先順位をつけることが重要です。
タスクごとに重要度と緊急度を整理して、下記のように分類をします。
- 重要度・緊急度ともに高いタスク
- 重要度は高いが緊急度が低いタスク
- 重要度は低いが緊急度が高いタスク
- 重要度・緊急度ともに低いタスク
優先順位をつけて1から順番に取り組むことで、今取り組むべきタスクに集中することができます。
▼優先順位のつけ方については、下記の記事をあわせて参考にしてください
定型作業を自動化する
事務作業では決まった手順のタスクが多い傾向にあります。そのため、定型作業を自動化することで、業務の効率化につながります。
自動化できる作業としては、下記のようなものが挙げられます。
- 請求書や見積書の作成
- 伝票処理
- 日次や月次のレポート作成
- 在庫管理
- データの抽出
- メールの一斉送信
これらの業務を自動化するには、RPAやマクロといった技術が必要になります。
また、自動化が難しい場合にはITツールの導入もおすすめです。新しくツールを導入する際には、初期コスト（費用や教育時間）がかかりますが、一度浸透させてしまえば問題はありません。ランニングコストが見合う部分は、ITツールを活用して積極的に効率化を図りましょう。
マニュアルや手順書を作成する
マニュアルや手順書がない場合は、必ず作成するようにしましょう。
業務の属人化が進んだ結果、離職者・休職者が発生した際に遅延やミスなどのトラブルが発生するおそれがあるためです。また、マニュアルや手順書があることで、新入社員が入ってきた際の教育コストも軽減できます。
「2回以上行う可能性がある業務はマニュアルを作成する」など、具体的なルールを設けて、チーム内で徹底することが重要です。
事務作業を効率化する手順
事務作業の効率化は計画を立てたうえで、下記のような手順で進めることが重要になります。
- 現状の事務作業を可視化する
- 問題点を特定する
- 改善施策を立案する
- PDCAを回しながら業務改善を行う
現状の事務作業を可視化する
まずは業務全体を把握するために、業務の棚卸しを行います。
業務全体を把握できていないと、効率化するべきポイントを洗い出せないため、念入りに行う必要があります。
主に下記の項目にしたがって、棚卸しと可視化を行いましょう。
- 担当部署、担当者
- 業務内容
- 業務プロセス
- タスク
- タスクの所要時間
- 使用ツール
- 必要なスキル
▼業務の棚卸しを行う具体的な方法については、下記の記事をあわせて参考にしてください
問題点を特定する
業務の可視化ができたら問題や課題を特定します。
主に下記のような業務やプロセスは改善の対象として挙げられます。
- 無駄な業務
- 重複している業務
- 時間がかかりすぎている業務
- 非効率なプロセス
- ミスや手戻りが多い業務
- 属人化している業務
改善施策を立案する
課題が特定できたら改善施策を立案します。
改善策には、主に下記のようなものがあります。
- 無駄、不要な業務の削減
- 重複している業務の整理、一本化
- 業務ツールの機能拡張やリプレース
- 教育・研修によるチーム全体のスキルアップ
改善策を立てたら「いつまでにやるか」というスケジュールを決定します。
期日を決めておかないと優先順位が下がりやすくなるため「いつまでに・どのようなスケジュールで取り組むか」について、計画を立てることが重要です。
PDCAを回しながら業務改善を行う
改善施策を実行したら効果測定をすることも重要です。
想定よりも効果が出なかった場合には、施策を見直して再度実行をします。施策の実行中に新たな改善点が判明したり、施策のやり方に問題がある場合には、修正をして再度改善を行います。
このように、PDCAを回しながら繰り返し施策を実行して、業務改善を行うことが重要です。
事務作業の効率化におすすめなツール
事務作業の効率化は、下記のようなITツールを導入して取り組むのがおすすめです。
- コミュニケーションツール
- タスク管理ツール
- オンラインストレージ
- RPAツール
作業時間の可視化にはTimeCrowdがおすすめ
事務作業を効率化するためには「何に・どれくらい時間をかけているのか」を可視化することが重要です。
タスクの所要時間を計測できるTimeCrowdでは、タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで「チーム全体で・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を計測できます。
下記のようなレポート画面からリアルタイムで確認ができるため、業務上の課題をすぐに特定して、改善を図ることが可能です。
▼（例）TimeCrowdのレポート画面
4,000社以上での導入実績をもとに、導入から運用まで徹底的にサポートを行います。
Trello・Asana・Salesforce・kitoneなど、さまざまな外部ツールとの連携も可能なため、実現したい利用方法がある場合にはお気軽にお問い合わせください。
TimeCrowdのサービス内容について、詳細な機能や料金プランは下記の資料からご確認いただけます。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード 工数管理ツール「TimeCrowd」のお問い合わせ▼TimeCrowdの導入事例は下記の記事からご覧ください
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールを導入することで、連絡や情報共有が捗るため、作業の効率化につながります。
SlackやChatworkなどのチャットツールで連絡を行うことで、情報を残せるため、ミスや認識違いなどを減らすことも可能です。
タスク管理ツール
タスク管理ツールを活用することで、タスクの内容・期日・担当者・進捗状況などを把握しやすくなります。メンバー個人でも、チーム全体でもタスク管理に活用できます。
タスク管理ツールには、Jooto・Backlog・Trelloなどのツールがあります。
▼おすすめのタスク管理ツールについて下記の記事でもご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
オンラインストレージ
ファイルをローカルで保存している場合は、オンラインストレージに保存するのがおすすめです。
オンラインストレージには、Dropbox・Google Driveといったツールがあります。
オンラインストレージの使用により、他のメンバーがいつでもファイルを閲覧・編集できるため、作業効率が上がります。また、複数人が同時にファイルを編集することも可能です。
▼下記の記事では、おすすめの社内情報共有ツールをご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください
RPAツール
RPAとは、人が行う作業をロボットに記憶させて自動化する技術（Robotic Process Automation）のことです。
定型作業や手順が決まっている、下記のような作業で導入することができます。
- 伝票の入力
- データの転記
- データ加工
- Webサイトからの情報取得
- 見積書、請求書の作成
- 定型文の入力 など
▼下記の記事では、RPAで業務効率化できる業務について解説していますので、ぜひ参考にしてみてください
事務作業を可視化して、業務効率化に取り組もう
事務作業を効率化することで、コストの削減・生産性の向上・メンバーのモチベーション向上などにつながります。
まずは「どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を把握する必要があります。現場とコミュニケーションを取りながら、抜け漏れのないように可視化を行いましょう。
また、改善するべき業務を特定するためには、作業時間を可視化できるTimeCrowdがおすすめです。
TimeCrowdでは、タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで、タスクごとの所要時間を計測できます。従業員にかける負担を最小限に抑えたうえで、業務可視化を取り入れることができる点が特徴です。
少しでもご興味のある方は、下記のサービス資料から詳細な機能や料金プランをご確認ください。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード
