収支管理とは?成功に導くポイントやおすすめツールを紹介

企業が継続的に利益を生み出すためには、収入と支出を正確に把握する「収支管理」が欠かせません。適切な収支管理を怠ると、コストが売上を上回り、経営を存続できないといった状況に陥りかねません。

本記事では、収支管理とは何かといった基礎知識から、収支管理を行う必要性、成功に導くためのポイント、おすすめのツールなどを解説します。

収支管理とは

収支管理とは、企業が収入と支出を把握・管理することです。一般的に収支管理と言うと、企業全体ではなくプロジェクトごとでの売上や経費・原価などを管理することを指します。

収支管理は大きく分けて、以下の3つから成り立ちます。

  1. 売上管理
  2. 予算管理
  3. 原価管理

1. 売上管理

売上管理とは、日々の売上や月間での売上を把握し、分析することです。商品やサービス名・単価・売上・数量・日付・シーズン・天候といったものを記録します。

売上管理を適切に行うことで、目標数値との差や、前月・前年との売れ行きの比較をすることができ、プロモーションや営業活動の改善に役立てることができます。

2. 予算管理

予算管理とは、プロジェクトにおける予算を把握し、適切に消化されているのかを分析することです。具体的には、あらかじめ設定した予算が、どれくらい使われているのか・何の経費に使われているのかを確認します。

3. 原価管理

原価管理とは、商品やサービスを製造するために必要となる「原価」を管理することです。原価には、他社から仕入れた製品をそのまま販売する際の原価である「仕入れ原価」と、原材料を仕入れて製品に加工する際の原価である「製造原価」の2つがあります。

原価管理を行うことで、商品やサービスを販売するためにどれくらいの費用を必要としているのかを把握することができ、適切な価格設定や利益の確保に繋がります。

収支管理の必要性

企業が収支管理を行うべき最大の理由は、支出が収入を上回らないようにするためです。適切な予算管理を怠れば、売上に対しての原価や人件費・設備への投資などの割合が大きくなり、赤字の状態に陥ってしまいます。

そのためプロジェクト内において、何にどれくらいのコストがかかり、その一方でどれくらいの売上が上がっているのかをリアルタイムで把握しておくことが求められます。

また、原価は世界の情勢や国内外の経済状況によって大きく変動します。最近では燃料費の高騰により、製造コストや輸送コストが上昇し、製造業を中心に大きなダメージを受けています。

当然、仕入れ原価や製造原価が高騰しているのにもかかわらず、販売価格が変わらなければ、企業は利益の減少に直面します。原価を管理し、赤字から黒字に転換する「損益分岐点」をあらかじめ把握していれば、大きな変動があった際でも、企業は適切な対策を取ることができます。

収支管理の進め方

収支管理を進める際の基本的なステップは、下記の3つです。

  1. 計画
  2. 実行
  3. 改善

最初のステップである「計画」では、予算だけでなくマイルストーンごとに売上や利益目標を組みます。プロジェクトの遂行に必要な人員や費用・設備といった支出と、週ごとや月ごとに発生する売上の計画を立てていきましょう。

続いて実際にプロジェクトを実行し、当初の計画が想定通りに行っているのかを確認します。プロジェクトは予期せぬ出来事がつきものです。当初の計画通りに行くことは稀ですので、どれくらい差異があるのか、そして支出に対して十分な売上が確保できるのかを分析します。

最後に、収支管理の改善を行います。売上に対して人件費や原価が適正なのか、売上をアップするための施策が十分に実行されているのかを確認します。適切な収支管理を行うことで、赤字のプロジェクトを減らして高い利益率を維持することが可能になります。

収支管理を成功に導く3つのポイント

収支管理を成功に導くためには、以下の3つのポイントを意識することが大切です。

  1. 誰が運用するのかを明確にする
  2. 正しい情報を収集する
  3. 収支管理ツールを活用する

誰が運用するのかを明確にする

まず最初に決めるべきことは、誰が運用するのかを明確にすることです。特に大規模なプロジェクトでは、プロジェクト全体の売上や予算の管理が複雑になり、また責任の所在も曖昧になりがちです。

収支管理シートやツールをいつ・誰が・どのタイミングで更新するのか、また収支管理の分析をどのように施策に活かしていくのかを明確にするようにしましょう。

正しい情報を収集する

いくら収支管理を行っていても、記載される情報が誤っていれば、間違った経営判断を招いてしまいます。仕入や売上・人件費などは頻繁に変動するものなので、定期的に実情と合致しているのかを確認するようにしましょう。

収支管理ツールを活用する

収支管理は、毎日もしくは週単位で細かく情報を入力していく必要があります。ExcelやGoogleスプレッドシートで管理することも可能ですが、多くの情報をミスなく入力していくのはとても工数や労力のかかる作業です。

収支管理ツールを導入することで、これらの工数を大幅に削減することができます。例えば、仕入れや作業工数を入力するだけで、目標売上に対する達成値や人件費・原価が適切なのかを判断できるレポート機能を備えたツールもあります。

おすすめの収支管理ツール

最後に、収支管理を行う際に活用すると便利なおすすめツールを紹介します。

TimeCrowd(タイムクラウド)

TimeCrowdトップページ画像

TimeCrowd(タイムクラウド)は、国内企業3,500社以上に導入されている時間管理ツールです。

タスク名を登録してスタートボタンを押すだけで、リアルタイムで「今」「誰が」「何をしているのか」を一目で把握できます。何の業務にどれくらいの時間がかかってるのかを簡単に見える化できるため、業務の効率化に役立ちます。

また、メンバーやチームごとに人件費を設定することで、プロジェクトごとの収支管理(人件費管理)を行うことができます。赤字となるプロジェクトやタスクをリアルタイムで確認して、改善に取り組むことができるでしょう。

法人プランは1ユーザーあたり月額550円からご利用いただけます。また、最初の2週間は無料トライアルをご案内しているので、詳細が気になる方は下記資料よりご確認ください。

▼TimeCrowdで、プロジェクトごとの収支管理に取り組まれた企業事例はこちら

Excel / Googleスプレッドシート

出典:Google Workspace

ExcelやGoogleスプレッドシートといった表計算アプリを活用して、収支管理を行うことも可能です。特にGoogleスプレッドシートは、アカウントさえあれば無料で利用できる上に、複数人での編集やリアルタイムでの閲覧ができるため収支管理に適しています。

ただし、他の収支管理ツールと比べると、マスターデータを一から作成する手間や、場合によっては複雑な関数を組まなければいけないため、ある程度の知識が必要となってきます。

Smile Works(スマイルワークス)

出典:Smile Works

Smile Works(スマイルワークス)は、財務会計・販売管理・給与計算などの基幹システムを統合管理できるクラウド型のシステムです。プロジェクト別の収支管理機能も搭載し、売上・仕入・経費・社内工数をプロジェクトごとに把握することができます。

また、収支管理データと会計データを連動できるため、収支管理を把握するために記入したデータを会計に入れ直すといった手間を省くことが可能。会計業務の工数削減にも繋がります。

まとめ

本記事では、収支管理の基礎知識や必要性、成功に導くためのポイントを解説しました。収支管理とは、企業が収入と支出を管理することです。一般的にプロジェクトごとの売上や予算・原価などを管理することを指します。

収支管理を行う際には、誰が運用するのかを明確にするとともに、正しい情報を収集すること、そして工数を削減するために収支管理ツールをうまく活用することが大切です。

プロジェクトを成功に導くためにも、支出と収支を正確に把握し、施策に活かせるようにしましょう。

 

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