テレワークの普及によってフリーランスや他社に業務の一部を委託する「外注」化が浸透しつつあり、業務効率化を推進できるようになりました。
一方で、このような状況のなかで外注管理の難しさを感じている担当者もいるのではないでしょうか。
業務を外注することでコストを削減できたり、付加価値の高い業務にリソースを割いたりできます。しかし外注先とコミュニケーションがうまく取れないと、管理コストが膨れてしまい、せっかくのメリットが帳消しになってしまっては本末転倒です。
また、稼働状況を詳しく把握できないため、コストに見合っているかが分からないことも課題の1つといえるでしょう。
本記事では外注管理の重要性や管理が難しい理由、主な外注管理方法、失敗させないコツを紹介しています。外注管理を効率化して業務全体の生産性を向上させましょう。
外注管理の重要性
業務を外注するメリットを最大化するためには、外注管理が欠かせません。
主な外注化のメリットは以下の3点です。
- コストを削減できる
- 付加価値の高い業務にリソースを割ける
- 品質の向上が期待できる
外注化により、コストを削減することができます。時期によって忙しさにバラつきのある業務の場合は、忙しい時期にだけ業務を外注し、それ以外の時期には社内で対応すれば、人件費の削減につながるでしょう。
また、外注化によって付加価値の高い業務にリソースを割くことが可能です。社内メンバーではなくても対応できる業務を外注することで、社内のリソースを空けておくことができます。そのリソースで、重要な仕事に取り組むことができるのです。
品質の向上が期待できることも外注化のメリットです。社内にスペシャリストがいない業務を専門の業者に外注すれば、業務品質の向上が期待できるでしょう。
しかし、外注管理が上手くできないと、管理に時間やお金がかかってしまい、これらのメリットを享受できなくなってしまいます。
外注化のメリットを最大化するために、外注管理を行うことが重要なのです。
外注管理が難しい理由
外注管理が重要とは分かっていても、「難しそう」というイメージを持っていないでしょうか。または過去に外注を失敗した経験から、諦めていないでしょうか。
外注管理が難しい理由は、主に以下の2点です。
- コミュニケーションの課題
- 外注先の稼働状況を把握しにくい
それぞれ詳しく解説します。
コミュニケーションの課題
外注管理の難しさは、コミュニケーションの課題に原因があります。
外注先は自社の社員ではないので、自社のルールや前提となる情報を共有できていません。そのため、仕事の認識に関する細かな擦り合わせが必要になる場合があるのです。
また外注先とやり取りするメンバーが、メールやチャットツールでのテキストコミュニケーションに慣れていない場合も外注管理が難しくなるでしょう。
外注先の稼働状況を把握しにくい
外注先の稼働状況を把握しにくいことも、外注管理が難しいと感じる原因として挙げられます。
外注先がどのように仕事を進めているかは、基本的に見ることができません。そのため、請求金額と稼働実態に差があったとしても、把握することができないのです。
TimeCrowdのような時間管理・業務可視化に役立つツールを導入すれば「外注先の稼働状況を把握しにくい」という問題を解消することができます。
作業ごとにワンクリックで打刻をしてもらうだけで「どの業務にどれくらい時間をかけたのか」をひと目で確認することが可能です。請求金額と稼働時間を照らし合わせることで、価格に見合ったパフォーマンスがあるのかを判断することができます。
導入数3,500社以上。少しでも興味のある方はぜひ下記資料より詳細をご確認ください。
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主な外注管理方法として、以下のものが挙げられます。
- ガントチャート
- タイムライン
- ToDoリスト
- PERT
- WBS
ガントチャートは、主にプロジェクト管理や開発に使用される工程管理表です。進捗状況をチーム全体で共有することができます。
タイムラインは、プロジェクトの流れや開始から完了までの期日を示したものです。チームで共有することで、誰がどの業務を担当しているかを把握することができます。
ToDoリストは、やるべきことをリスト化したものです。優先度を付けることで、取り組むべきタスクが明確になります。
PERT（Program Evaluation and Review Technique）はプロジェクトの各工程の依存関係を図示して所要時間を見積もったり、重要な工程を見極めたりする手法です。優先順位を付けて最短スケジュールを立てることができます。
WBS（Work Breakdown Structure）はプロジェクトの成果物を定義、管理、計画できるフレームワークです。プロジェクトの完了に必要な費用や時間を見積もることができます。
外注管理を失敗させないコツ
外注管理を失敗させないために、以下のコツを意識して取り入れてみてください。
- ルールを明確化する
- タスクを細分化する
- スケジュールを明確にして進捗を確認する
- 稼働状況を可視化する
それぞれ詳しく解説します。
ルールを明確化する
外注をする際には、ルールを明確化しましょう。
担当する部署や社員によって仕事の進め方が変わると、外注先のメンバーは戸惑ってしまいます。その結果、成果物の品質にも差が出てきてしまうかもしれません。
誰が担当しても仕事の進め方が変わらないよう、外注ルールを定めて社内に周知徹底しましょう。
タスクを細分化する
外注する際は、タスクを細分化して依頼しましょう。
タスクを細かく分解し、それぞれの工数を把握します。そしてタスクごとに進捗状況が分かるようにしておきます。
このようにタスクを細分化することで「誰がどの業務を進めているのか」が分かり、全体の進捗状況も把握できるため、外注管理で失敗しにくくなります。
スケジュールを明確にして進捗を確認する
外注する際は、スケジュールを明確にして進捗を確認しましょう。
スケジュールを用意しないと、仕事の納期が外注先任せになってしまいます。その結果としてプロジェクトの完了が大幅に遅れたり、いつまで経っても成果物が完成しなかったりする恐れがあります。
まずは最終期日から逆算して、タスクごとのスケジュールを作成しましょう。そして、進捗状況を確認するようにすれば、外注管理で失敗しにくくなります。
▼進捗状況を見える化する方法については下記記事もご参照ください
稼働状況を可視化する
外注管理を失敗させないために、稼働状況を可視化しましょう。
外注先の稼働状況を可視化できれば、全体の進捗状況が分かるのはもちろん、請求金額と稼働実態に乖離が無いかどうかも把握することができます。
外注管理を効率化できるため、業務を外注することで得られるメリットを最大化できるでしょう。
稼働状況の可視化には、専用のツールを導入することをおすすめします。
時間管理ツール「TimeCrowd」は3,500社以上に導入されています。
TimeCrowdを使えば、「誰が」「いつ」「何を」していたのかを確認できるため、外注先の稼働実態を把握することができます。また「どの業務に」「どのくらいの時間をかけたのか」を把握することも可能です。
あらかじめ人件費を設定しておけば、プロジェクト単位で収支計算をすることもできます。
操作方法はタスク名を入力してスタートボタンを押すだけ。ブラウザからはもちろん、スマートフォンアプリからも利用可能です。
詳細が気になる方は下記資料よりご確認ください。
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まとめ｜TimeCrowdを導入して外注管理を効率化しよう
本記事では、外注管理の重要性や、管理を失敗させないコツなどを紹介しました。
外注管理をすることで、外注により得られるメリットを最大化することができます。一方で、外注管理はコミュニケーションや稼働状況把握の面で難しいといわれることもあります。
外注管理を失敗させないためには、ルールの明確化・タスクの細分化・スケジュールの明示と進捗確認などが必要です。
特におすすめなのが、時間管理ツールを導入して外注先の稼働状況を把握すること。TimeCrowdなどの専用ツールを導入して外注管理を効率化しましょう。
