生産性向上や働き方改革のため、昨今ではさまざまな職種業界で業務改善が行われています。
この動きは、事務職（バックオフィス）の現場でも例外ではありません。現状の業務を可視化してみることで、非効率なフローが依然として残っていたり、業務が属人化していたりする場合があります。
この記事では、事務職（バックオフィス）の業務改善の重要性や、業務改善に役立つアイデア、おすすめのツールなどについて解説します。ぜひ参考にしてみてください。
目次
事務職（バックオフィス）の業務改善が必要な理由
事務職（バックオフィス）の業務を改善することで、下記のようなメリットがあります。
- 生産性の向上
- コストの削減
- 従業員のモチベーション向上
生産性の向上
労働人口の減少により、将来的には多くの企業が人手不足に陥る可能性があります。このような状況のなかで、一人ひとりの生産性を高めるためには業務改善が欠かせません。
生産性の向上はさまざまな職種業界で叫ばれていますが、とくに事務職（バックオフィス）の現場では重要視されています。
業務性質上、手作業の業務やマニュアル化された業務が多いため、業務改善を行うことで改善の余地があるケースが多いと考えられます。
コストの削減
長時間労働が発生していたり、書類作成や印刷といった経費がかかっている場合、業務改善によってコスト削減ができる可能性があります。
残業代や諸経費を削減できれば、企業の利益が増えるため、事業拡大や設備投資に予算アロケーションを行うこともできます。
従業員のモチベーション向上
非効率な業務が常態化しているままでは、従業員のモチベーションが低下する可能性があります。
業務を効率的に行えるようになれば、働き方の改善につながり、従業員のモチベーション向上にもつながります。
業務を効率化することで生じた時間やリソースを活用し、さらなる業務改善を行うことも可能です。働きやすい環境になることで、離職率や休職率の低減を実現できるでしょう。
事務職（バックオフィス）の業務改善アイデア10選
事務職（バックオフィス）の業務改善に役立つアイデアをご紹介します。
- 業務の可視化と課題の洗い出し
- 業務フローの見直し
- マニュアルの整備
- フォーマットや書式の統一
- 業務ツールの導入・リプレース
- デジタル化・ペーパーレス化
- 業務用のPCスペック強化
- 人員配置の見直し
- 研修・教育の強化
- 一部の業務のアウトソーシング
- シェアードサービスの導入
現状の可視化と課題の洗い出し
業務改善を行うには、まずは業務状況を可視化することが重要です。
非効率なプロセスや無駄なフロー、エラーの起こりやすいタスクがないかを調べる必要があります。課題となる部分を特定したら、具体的な改善に移りましょう。
TimeCrowdのような工数ツールを活用することで「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を確認できます。
タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで工数入力は完了です。Google カレンダーやOutlook カレンダーと連携をすることで、カレンダーの内容に基づいて自動で打刻をすることも可能です。
記録されたデータは、レポート画面からリアルタイムで確認ができます。従業員ごとの時間単価を設定しておくことで、業務ごとの人件費を算出することも可能です。
▼（例）TimeCrowdのレポート画面
シンプルな操作性で、タスクごとの所要時間を記録できるため、従業員に負担をかけずに工数管理を導入することができます。
TimeCrowdは、累計4,000社以上の企業様にご利用いただいています。少しでもご興味のある方は、下記のサービス資料から詳細な機能や料金プランをご確認ください。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード▼業務可視化に取り組むメリットや具体的な方法については、下記の記事を参考にしてください
業務フローの見直し
業務フローを洗い出して、見直しを行うことも1つの方法です。
改めて非効率なフローや無駄なフロー、ミスや差し戻しが多いフローなどがないかを確認します。特定の部署や従業員にタスクが集中している部分がないかについても確認してみましょう。
業務のフローチャートが手元にない場合は、必要に応じて新たに作成することがおすすめです。フローチャートがあることで、確認作業を減らせたり、新入社員が入ってきた時にキャッチアップが早くなったりなどのメリットがあります。
▼業務フローの改善に取り組むメリットや具体的な方法については、下記の記事を参考にしてください
マニュアルの整備
業務のマニュアルがなかったり、古い情報のまま更新されていなかったりする場合、ミスが起きて新入社員が独り立ちできない恐れがあります。
また、業務が属人化してしまうことで、担当者が離職した際に業務が回らなくなる可能性もあるでしょう。
そのため「今後再び行う可能性のある業務についてはすべてマニュアルに残す」といったルール作りを明確にすることが重要です。
マニュアルがあることで、ミスや確認工程を削減したり、教育にかかる時間を削減したりといったメリットが期待できます。
フォーマットや書式の統一
議事録やデータのフォーマットが組織内で統一されていない場合、確認作業やデータの加工などに時間がかかってしまいます。
フォーマットを統一することで、誰でも情報を参照しやすくなるため、業務の効率化につながります。
また、議事録やデータを格納する場所についても共通のルールを設けましょう。ファイルを探す手間がなくなれば、無駄な時間を削減することができます。
業務ツールの導入・リプレース
ITツールを導入していない場合、ツールを導入することで業務効率化につながる場合があります。
とくにバックオフィス業務については、マルチタスクになる場合が多いため、一つ一つの業務を自動化・簡略化することの効果は計り知れません。
また、現在導入しているツールについても、見直しを行い、より使いやすいツールにリプレースをするという方法もあります。
現在の業務フローに即していなかったり、動作が重くて画面が固まってしまったりなど、使いづらさを感じる場合はリプレースを検討することをおすすめします。
▼おすすめの業務効率化ツールについては、下記の記事を参考にしてください
デジタル化・ペーパーレス化
事務（バックオフィス）業務では、デジタル化やペーパーレス化を図ることで、業務改善につながる場合があります。
とくに稟議システムや決裁システムを活用することで、事務作業の手間が省けたり、スピードアップしたりなどの効果が期待できます。テレワークを導入できる可能性も高まるため、働き方改革にもつながるでしょう。
ただしデジタル化やペーパーレス化を進める際には、業務フローそのものを変えたり、決裁者である上層部の理解を得たりする必要があるため、その点は考慮に入れておきましょう。
業務用のPCスペック強化
業務用のPCスペックを強化することも一つの方法です。業務用のPCスペックが不十分な場合、処理速度が遅くなり、画面がすぐに固まってしまう恐れがあります。
マシンの性能や動作状況を調べて、業務遅延の原因になっている場合にはリプレースを検討しましょう。
また、データの照会や受発注業務などで、多数のシステムやアプリケーションを開く場合、シングルモニターでは作業がしづらいことがあります。外付けモニターを導入して、デュアルディスプレイにすることも解決策の一つです。
人員配置の見直し
従業員一人ひとりの経験やスキルに見合っていない部署に配置してしまった場合、パフォーマンスが十分に発揮されず、業務効率が上がらない場合があります。
それぞれのスキルや経験、キャリア志向などを把握したうえで、適材適所となるように人員配置を見直すことも1つの方法です。
▼人員配置の意味や目的、最適化する方法については下記の記事を参考にしてください
研修・教育の強化
従業員のスキルが不十分な場合も業務が非効率になります。
研修や教育を強化して、従業員のスキルを向上させることも業務改善につながります。
資格取得の奨励を行うことも1つの方法です。経理部門の従業員に対して簿記の取得を奨励したり、事務職にマイクロソフトオフィススペシャリストの資格取得を奨励してWordやExcelのスキルアップを図ることもおすすめです。
Excelには、VBAエキスパートやExcel表計算処理技能認定試験といった資格もあります。その他にもマクロを使えるようにして、一部の業務を自動化するのも良いでしょう。
一部業務のアウトソーシング
経理・給与計算・受発注業務・コールセンターなど、定型業務や独自性の低い業務は、アウトソーシングをすることで業務改善につながる場合があります。
アウトソーシングのメリットは、コストの削減や品質の向上が期待できることです。また、繁忙期や閑散期でも柔軟に人員配置を行えることも特徴です。
一方で、社内にナレッジが蓄積されないことがデメリットとして挙げられます。また、情報漏洩のリスクもあるため、徹底した管理が必要です。
シェアードサービスの導入
グループ企業全体でバックオフィスの業務改善を行う場合には、シェアードサービスを導入し、バックオフィス部門をまとめるという方法もあります。
シェアードサービスとは、グループ内の各企業が行う営業事務・人事・経理といった間接部門を1つにまとめる仕組みのことを指します。
シェアードサービスを導入することで、業務品質の向上や、経費・人件費の削減、適切な人員配置といった効果が期待できます。
▼シェアードサービスを導入するメリット・デメリットについては、下記の記事を参考にしてください
事務職（バックオフィス）の業務改善例
事務職（バックオフィス）の業務課題を特定し、改善を図った企業事例をご紹介します。
GMOペパボ株式会社
GMOペパボ株式会社の経営管理部・総務グループでは、従来までスプレッドシートで工数管理を行っていました。しかし、データの集計やグラフ化に負担がかかり、優先順位が下がってしまうことが課題として挙げられていました。
そこで同社では、工数管理ツールTimeCrowdを導入。「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」をリアルタイムで把握することで、迅速に業務改善に着手できるようになったようです。
▼GMOペパボ株式会社の事例は、下記の記事からご確認ください
株式会社kubell（旧Chatwork株式会社）
株式会社kubell（旧Chatwork株式会社）では、経理・総務・労務といったバックオフィス業務の支援を行っています。
オンラインアシスタントサービスを実施するうえで、欠かせないのが工数管理です。時間がかかりすぎている業務があれば、すぐにボトルネックとして特定し、改善を図ることができます。
同社では、工数管理ツールTimeCrowdを導入して工数データの記録と収集を行いました。その結果、リアルタイムでボトルネックを特定できるようになり、適切な人員配置や業務改善に取り組むことができたようです。
▼株式会社kubell（旧Chatwork株式会社）の事例は、下記の記事からご確認ください
事務職（バックオフィス）の業務改善における注意点
事務職（バックオフィス）の業務改善を行うにあたって、注意したいポイントについて解説します。
- 現場に即した改善策を立案する
- PDCAを回しながら改善を繰り返す
- 現場の声を反映する
現場に即した改善策を立案する
事務職（バックオフィス）の業務改善を行う際には、現状を可視化したうえで、現場に即した改善策を立案することが重要です。
現状の可視化を十分に行わないまま改善策を立ててしまうと、現場にそぐわない施策となり、かえって現場に負担をかけてしまう恐れがあります。
そのため、まずはTimeCrowdのような工数管理ツールを活用して「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を確認することが重要です。また、現場にヒアリングを行い、課題感を把握することから努めることもおすすめです。
▼おすすめの工数管理ツールについては、下記の記事も参考にしてください
PDCAを回しながら改善を繰り返す
業務改善は、施策を実行しただけで終わりではありません。効果測定をして、実際に施策が有効だったのかを検証することが重要です。
「想定よりも効果が出ない」もしくは「改善の余地がある」といった場合には、再度施策の立案と実行を行い、PDCAを回しながら進めていく必要があります。
▼業務改善を行う方法や役立つフレームワークについては、下記の記事を参考にしてください
現場の声を反映する
業務改善に着手する際には、現場にヒアリングをすることが重要です。
現場のリアルな声を収集・反映することで、現場に適した業務改善を行うことができます。また、「自分たちの声が反映されている」と感じることで、従業員のモチベーション向上にもつながります。
事務職（バックオフィス）の業務改善には現状の可視化が重要
事務職（バックオフィス）の業務改善には、まずは現状を把握することが重要です。
とくに時間がかかりすぎている業務があれば、何らかの無理や無駄、非効率なプロセスが存在している可能性があります。
業務課題を特定するためには、タスクごとの所要時間を計測することが有効です。なかでも、シンプルな操作性で工数入力・管理の負担が少ないTimeCrowdの活用がおすすめです。
TimeCrowdは累計4,000社以上の企業様にご利用いただいています。タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで工数入力ができる点が特徴です。また、Google カレンダーやOutlook カレンダーと連携することで、カレンダーの内容に基づいて自動で打刻をすることも可能です。
「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を把握できるため、業務改善に役立てることができます。
▼（例）TimeCrowdのレポート画面
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