従業員の業務を可視化する方法とは?必要なツールも紹介

経営者や管理職の方々は、テレワークの普及によって下記のような悩みを抱えていませんか?

  • 従業員がサボっていないか不安だ
  • メンバーの業務進捗がわからない
  • 業務を効率化したいけどボトルネックがわからない

本記事では、従業員の業務を可視化する方法を紹介します。

手軽に導入できるツールや、今日から試せる方法まで解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

業務可視化をするメリット


まずは業務を可視化するメリットをご紹介します。経営者のメリットと管理職のメリットをそれぞれご紹介しますので、ご自身の立場に合わせてご確認ください。

経営者のメリット

まずは経営者のメリットをご紹介します。

テレワークでのサボりを防げる

とくにテレワークを実施している場合、従業員を物理的に監視できない状況のなかで「本当に働いているのだろうか?」と不安を抱えてしまうこともありますよね。実際に、テレワークの状況ではサボる人が多いのは事実です。

出典:マイナビニュース

マイナビニュースの調査によると、テレワーク中に仕事をサボった経験のある人は7割以上。なかには「動画サイトを視聴していた」「寝ていた」など、倫理に反する行動を取る人も少なくありません。

このような状況のなかで、業務を可視化することで「いつ・何をやっていたのか」が明確になります。もちろん完全にサボりを防ぐことは難しいですが、抑止力にはつながるはずです。もし疑わしい従業員がいた場合には、可視化した業務の進捗具合を聞いてみるのも良いでしょう。(※頻繁に問い詰めてしまうと従業員からの信頼を失うため、その点はご注意ください)

適切な人事評価がしやすくなる

業務を可視化することで、数値には現れにくい従業員の隠れた努力が見つかるかもしれません。たとえば「営業の訪問前にリサーチを入念にしている」「後輩の指導に多くの時間を使っている」など。

とくにテレワークでは、働いている姿が見えないため過程を評価しにくいという問題があります。完全に結果だけで評価してしまうと、すぐには結果が現れにくい業務を担当している人や、まだスキルや経験が伴っていない新人がまったく評価されず、モチベーションを落としてしまう懸念もあります。業務を可視化することで、過程を含む定性的な評価ができることは大きなメリットといえるでしょう。

管理職のメリット

つぎに管理職のメリットをご紹介します。

非効率な業務を把握できる

管理職の方には、チームの生産性を上げて結果をだす責任があります。想定以上に時間や手間がかかっている業務があると、全体の効率は下がってしまいますよね。しかし、テレワークの環境では非効率な業務も特定しづらいと思います。

業務を可視化すれば、誰が・何に・どれくらい時間をかけているのかひと目で確認できるため、ボトルネックをすぐに洗い出すことが可能です。非効率な業務を特定すれば「その業務は本当に必要なのか?」を関係各所に確認したり、「RPAなどで自動化できないか?」など削減する方法を考えられるでしょう

タスクの進捗状況がわかる

部下を持っていると「このタスクに手をつけたのか?」と聞きたくなる場面もありますよね。しかし、しつこく聞きすぎるとかえって不信感や威圧感を与えてしまうため、なかなか確認しづらく困っている人もいると思います。

業務を可視化すれば、部下がいま何をしているのかを把握できるため、タスクに着手しているのかを確認することができます。すぐ確認できれば無駄な心配もなくなるため、集中して自分の業務に取り組むことができるでしょう。

業務可視化をする方法

それでは実際に、従業員の業務を可視化する方法をご紹介します。

【おすすめ度:☆☆☆】業務可視化ツールの導入

最近では、業務可視化ツールを導入する企業も増えてきました。

業務可視化ツールでは、パソコンにインストールしたソフトウェアやアプリを用いて、従業員の業務状況をデータで確認することができます。ダッシュボード機能で知りたい情報をすぐに確認できるため、誰でも利用しやすいのが特徴です。

  • メリット:誰でも使いやすい
  • デメリット:ツール導入には費用がかかる

従業員の業務がブラックボックス化していることに課題を感じていて、一定の費用を払ってでも課題を解決したい企業におすすめです。

おすすめの業務可視化ツールは下記3つ。

  • TimeCrowd(タイムクラウド)
  • Qasee(カシー)
  • MITERAS(ミテラス)

それぞれ、サービスの特徴を解説します。

TimeCrowd(タイムクラウド)

出典:TimeCrowd

TimeCrowdでは、誰が・何を・どれぐらいしているのかを簡単に可視化することができます。

導入数は2,000社を超え、PASONAやキリンホールディングスなどの大手企業から、地方中小企業、ベンチャー企業にまで幅広く導入されています。

大きな特徴は下記4つです。

  • 個人でも使用できる
  • シンプルな機能で簡単に導入できる
  • リアルタイムでメンバーの業務を把握できる
  • Slack、Chatwork、asanaなどの他社サービスと連携ができる

また、レポート機能を使えばチーム内の業務状況をグラフで把握できるため、業務効率化を阻むボトルネックを特定することもできます。

 

業務やプロジェクト単位でどれぐらいの人件費が発生しているかも把握できるため、プロジェクトごとの収益管理にも最適です。

業務ごとに打刻を打つ仕組みで、ワンクリックで簡単に操作できます。次の業務を開始すると自動的に前の業務が終了するため、打刻特有の煩わしさもありません。

なによりも従業員自らが打刻をするため、監視のような窮屈なシステムではない点が他のサービスとの大きな特徴です。

法人向けプランでは2週間の無料トライアル期間を設けています。まずは気軽に取り入れてみてはいかがでしょうか。

Qasee(カシー)

出典:Qasee

Qasee(カシー)は日々の業務を完全データ化できるツールです。業務カテゴリ別に作業時間を把握することで、何に時間がかかっているのかを確認することができます。

また、従業員のストレスチェック機能も備えているため、過労による休職・離職などを事前に防ぐことが可能です。

大きな特徴は下記2つです。

  • 従業員のストレスチェックやチームの業務負荷チェックができる
  • ワンクリックでインストールできる

興味のある方は、公式HPより問い合わせてみてください。

MITERAS(ミテラス)

出典:MITERAS

MITERASはパーソルプロセス&テクノロジー株式会社が運営する業務可視化ツールです。

PCのログから業務状況を把握できるため、限りなく事実に近いデータを確認できます。労働時間を正確に把握することで、サービス残業なども防ぐことができるでしょう。

大きな特徴は下記2つです。

  • PCのログから業務状況を把握できる
  • 労働時間を正確に把握できる

最初の1ヶ月は無料なため、興味のある方は試しに利用してみてはいかがでしょうか。

【おすすめ度:☆☆】エクセルでの管理

ツールを導入するほど費用は確保できないという企業には、エクセルでの管理をおすすめします。Google DriveやOneDriveなどのストレージサービスを利用すれば、共通のファイルで同時編集も可能です。1日のスケジュールや今なにをしているのか、各タスクの進捗状況なども記入してもらうと良いでしょう。

しかし、エクセルに苦手意識のある従業員がいる場合には導入が難しい点だけご注意ください。

  • メリット:最短即日で導入できる
  • デメリット:エクセルが苦手な人がいると導入できない

【おすすめ度:】日報の提出を義務づける

従業員の業務を可視化する最も簡単な方法は、日報の提出を義務づけることです。簡易的ではありますが、費用をかけずに気軽に導入ができます。

報告してもらう内容は「本日の作業内容」「作業ごとにかかった時間」「作業の進捗具合」の3点です。

しかしリアルタイムで業務内容を把握できないため、あくまで簡易的な手段に過ぎません。リアルタイムで、より細かく業務を可視化したい場合はツールの導入も検討してみましょう。

  • メリット:手間も費用もかけずに導入できる
  • デメリット:リアルタイムで業務を確認できない、従業に報告の手間をかけてしまう

業務可視化をする際の注意点

業務を可視化することにはメリットがある一方で、実施する際にはいくつか注意点があります。

目的をもったうえで実施する

ただ業務を可視化することだけが目的では意味がありません。可視化したうえで、何がしたいのかが重要です。

たとえば業務効率化や労働環境改善のためのボトルネックを把握するなど。とくにツールを導入する際には費用がかかってしまうため、目的をもったうえで実施することをおすすめします。

従業員の理解を得てから実施する

ただ従業員を監視したいからという理由で実施してしまうと、かえって従業員からの反感を買う恐れがあります。なぜ導入するのか、しっかりと理由を説明して丁寧なコミュニケーションを取ることを心がけましょう。

本来は業務を可視化することで、業務効率を上げたりすることが目的のはずです。監視のようなイメージをもたれてしまうと、従業員が窮屈に感じて生産性が落ちてしまう可能性もあるため、注意が必要です。

業務可視化をするなら、まずは「TimeCrowd」を導入してみよう

繰り返しになりますが、業務を可視化したい場合には従業員に不信感を与えないことが重要です。また、しっかりと業務を可視化したい場合には、データ分析ができるツールを導入しましょう。

そこで、おすすめなのが「TimeCrowd(タイムクラウド)」です。従業員自らが打刻するためシステムなため、不信感を与えることなく導入が可能です。

また、TimeCrowdではツールの導入から運用までを徹底的にサポートをしています。累計2,000社以上の導入を支援した経験をもとに、業務可視化が全社的に浸透するまでご支援いたします。

法人向けのプランは1ユーザーあたり月額880円から利用可能です。最初の2週間は無料で利用できるほか、個人でも利用できるため、興味のある方は操作感だけでも試してみてください。

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