タスク管理が上手くなると「期日通りに仕事ができる」「タスクの抜け漏れがなくなる」など、個人・組織双方にとって大きなメリットをもたらします。
タスク管理が上手くなるためには、まずは上手い人の特徴を知ることから始めましょう。模倣をすれば手早くスキルを身につけられるはずです。
本記事では、タスク管理が上手い人になるメリットや特徴などに触れつつ、タスク管理におすすめのツールについても解説します。
目次
タスク管理が上手い人になるメリット
タスク管理が上手くなると、下記のようなメリットがあります。
ミスやトラブルの軽減
タスク管理を上手く行うと、タスクの抜け漏れを防いでミスやトラブルを軽減できます。
とくに各タスクの締め切りを明確にすれば、納期直前に慌てることも少なくなるでしょう。
また、メンバー同士でタスク管理を行えば、いち早くタスクの遅れに気づき、早めに対策を講じられます。
プロジェクト全体の遅延を防げるなど、チーム全体にもよい影響を与えられるはずです。
業務進捗の効率化
タスク管理が上手い人は、自分の仕事量や仕事を進めるスピードを正確に把握しているものです。
そのため、納期に間に合わない可能性がある場合は、いち早く察知して他の社員への協力要請や納期の延長依頼などの対策を考えることができます。
組織全体の生産性向上
タスク管理が上手い人が部署にいると、部署全体の調整を行って、各メンバーがそれぞれどんな業務を行わなければならないか明確になります。
また、タスクの締切や工程を共有することで業務が滞りなく遂行でき、組織全体の生産性向上につながるのです。
▼タスク管理の意味や重要性については下記記事もあわせて参考にしてみてください
タスク管理が上手い人の特徴
タスク管理が上手い人の特徴は、下記の4つです。
- タスクの可視化ができている
- タスクの優先順位を的確に付けている
- タスク量を精度よく予測している
- トラブル発生時のバックアップができる
あなたの周りでタスク管理が上手いと思う人も、これらの特徴に当てはまっているはずでしょう。
タスクの可視化ができている
自分がやらなければならないタスクを可視化すれば、自分のタスクが明確な状態で仕事に取り掛かれます。
下記のような項目を常に意識しながら仕事ができれば、迷いなく余裕をもって業務に取り組めるでしょう。
- 今やるべき仕事
- 次にやるべき仕事
- 明日やるべき仕事
▼業務を可視化する方法については、下記記事でも詳しく解説しています
タスクの優先順位を的確に付けている
多くのビジネスマンは、複数のタスクを同時に行う必要があります。
その際には、優先順位をつけて、どのタスクから着手しなければならないかを的確に判断することが重要です。
タスク量を精度よく予測している
タスク管理が上手い人は、タスクを構成する作業やそれらの作業時間・工数を正確に把握しています。
そのため、タスク量を精度よく予測して、どのタイミングで個々の作業に取り掛かればいいかわかるため、効率よくタスクに対応できるのです。
トラブル発生時に対応ができる
多かれ少なかれ、タスクを行っているとトラブルが発生するものです。トラブルが発生すると、スケジュールの再設定やタスクの優先順位の変更も行わなければなりません。
しかし事前にタスク管理を徹底していれば、タスクの優先順位や工数・スケジュールが明確になるので、トラブルのバックアッププランの立案も速やかに行えます。その結果、いち早くスケジュールの再設定やタスクの優先順位づけが行えるのです。
タスク管理が上手い人が行っている仕事の進め方
ここでは、タスク管理が上手い人が行っている仕事の進め方を3つ解説します。
まずは優先順位付け
まずは、必要なタスクをすべて洗い出して各タスクの優先順位をつけましょう。
「重要度」と「緊急性」より、以下の順番に優先順位をつけます。
- 重要で緊急
- 重要であるものの緊急でない
- 重要でないが緊急
- 重要でなく緊急でもない
優先順位が高いタスクを優先的に行うことで、効率的にタスクを片付けられるのです。
▼優先順位を付けるのが苦手な方は、下記記事を参考にしてみてください
タスク化と同時に必要な情報を整理
タスクを作成する際は、業務内容に関する情報・資料を整理しておくことが重要です。
次回以降の作業がスムーズになりますし、もし引き継ぎが必要になった場合でもすぐにタスクをお願いすることができます。
自分でやらないタスクは人に依頼
タスク管理の際には「自分でやらないタスク」を決めることも必要です。
自分でやろうと思えばできるタスクも、人に依頼をすることで、自分はより重要度が高い仕事に集中することができます。
これによって、より生産的に効率よくタスクを遂行することができます。
タスク管理が上手い人が取り入れているツール
タスク管理を行う際にはツールを導入することも有効です。ここでは、タスク管理が上手い人が取り入れているツールを5つご紹介いたします。
ノート
ノートに自分のタスクを全て書き込み、タスク完了後にチェックをするだけで簡単にタスク管理を取り入れることができます。
また、ノートでタスク管理を行う際には、バレットジャーナルという手法を取り入れると良いでしょう。やるべきタスク内容をバレット（・、×、＊、＞、＜）という、下記のような記号で管理する方法のことです。
- ・：タスクを記録する基本的なバレット
- ×：タスクの完了を示すバレット
- ＊：重要なタスクを示すバレット
- ＞：特定の日時に変更することを示すバレット
- ＜：任意の日時に変更することを示すバレット
カレンダー
カレンダーに、タスクにおいて重要なイベントがある日時や締切日を書き込みましょう。
また、PCやスマートフォン上のデジタルカレンダーであれば、タスク内容や日時の設定に加えてリマインダー機能も使えます。
リマインダー機能を活用することで、タスクの抜け漏れを防止できるでしょう。
ホワイトボード
ホワイトボードに、タスクの担当者や進捗状況を記入することで、タスク管理が可能になります。
その際には、日時ごとのタスクやその進捗状況（未実施、進行中、完了など）を記入しましょう。
また、マグネットやふせんなどを用いて進捗状況に合わせてそれらを移動させることで、よりタスクの進捗状況を把握しやすくなります。
Excel
多くの人に馴染みがあるExcelもタスク管理に活用することができます。
タスクや締切日などを記入すれば、簡単にタスクの一覧表を作成することが可能です。
ただしExcelでは複数人で共有する場合、他の人が行った変更内容が反映されないことがある点には留意しなければなりません。
▼Excelでタスク管理を行う方法については下記記事をご参照ください
タスク管理ツール
タスク管理ツールを用いると、カスタマイズや既存ツールとの連携が容易です。
また、情報共有も容易で、プロジェクトの進捗状況や他メンバーのスケジュール把握にも役立つでしょう。
タスク管理に役立つ業務管理ツールは、数多く存在します。ここでは、代表的な業務管理ツールの1つとして、Trelloをご紹介いたします。
出典：Trello
Trello（Atlassian社）は、世界中200万以上のチームで採用されている業務管理ツールです。
カンバンの役割を果たすTrelloカードを用いることで、チーム内の情報整理・共有を簡単にできます。
また、コーディングせずに、簡単にリストの移動などを自動化できるため、タスク管理を効率化してくれるでしょう。
■料金プラン
- FREEプラン：無料（ユーザー人数の制限なし）
- スタンダードプラン：ユーザー1人あたり$5/月
- エンタープライズプラン：ユーザー1人あたり$10/月
- コンサルティングプラン：ユーザー1人あたり$17.50/月
※無料トライアルあり
なお、業務管理ツールを選ぶ際には、費用だけでなく使いやすさやセキュリティ対策にも注目しましょう。
無料トライアルや無料プランを使える場合は、まずは無料で使い勝手を試すこともおすすめです。
▼おすすめのタスク管理ツール・アプリは下記記事でもご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください
タスク管理の上達にはTimeCrowdがおすすめ
タスク管理が上手い人は、あらかじめタスク量を精度よく見積もることができます。
各タスクの所要時間を把握するには「TimeCrowd」がおすすめです。
TimeCrowdは、国内4万人以上が使用している時間管理ツールです。タスク名をつけたら、後はタイマーを押すだけで作業計測ができるシンプルな操作性が特徴です。
計測した時間はレポート画面から確認が可能。いつ・何をしたのかを後から振り返ることができます。
「どのタスクにどれほど時間を要したのか」を把握できれば、ボトルネックとなるタスクを特定して改善することも可能です。
iPhoneやAndroid、PCなど様々な環境で使用できるため、手軽に各作業の所要時間を計測できます。
チーム内の時間管理にご活用いただけるので、ご興味のある方は下記資料から詳細をご確認ください。
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