プロジェクトマネージャーとは、プロジェクト全体の計画を立てて進行を管理する仕事のことです。仕事内容はスケジュール管理だけではなく、予算や品質の管理、トラブルへの対応、クライアントとのコミュニケーションなど、多岐にわたります。
本記事では、主にプロジェクトマネジメントを始めて間もない方に向けて、プロジェクトマネージャーの仕事内容や求められるスキルなどについて解説します。
目次
プロジェクトマネージャーとは
プロジェクトマネージャーとは、納期までに成果物を完成させるために、プロジェクト全体に対して責任を持つ役割のことです。別名「プロマネ」や「PM」と呼ばれることもあります。
プロジェクトにおいて、下記のような役割を担います。
- プロジェクトの計画
- チームの編成、メンバーのアサイン
- 進捗の管理
- 予算の管理
- 成果物の品質管理
- トラブルへの対処
- クライアントとのコミュニケーション
- プロジェクト終了後の評価、報告 など
プロジェクトの計画から終了後の評価まで、プロセス全体に責任を負い、プロジェクトを成功に導くことが職務になります。
プロジェクトリーダーとの違い
プロジェクトマネージャーと似た単語に「プロジェクトリーダー」があります。
プロジェクトリーダーは、プロジェクトマネージャーと同様に、プロジェクトを管理/統括する役割です。ただし、プロジェクトマネージャーがプロジェクト全体のスケジュールや予算について計画/管理を行うのに対して、プロジェクトリーダーは主に現場で指揮を取ることが一般的です。
プロジェクトリーダーには、現場でメンバーと実務を通してコミュニケーションを取りながら、チームをまとめるという役割があります。プロジェクトマネージャーがプロジェクト全体の計画や管理に集中できるように「補佐」をする役割とも言えるでしょう。
プロダクトマネージャーとの違い
プロジェクトマネージャーはプロジェクトの進行に責任を負う立場ですが、プロダクト（製品、成果物）に対して責任を負う「プロダクトマネージャー」というポジションもあります。
プロダクトマネージャーは、プロダクトの生産から販売、販売後のグロースといったライフサイクル全体の管理を担当します。
プロダクトマネージャーは、主に下記のような業務を行います。
- プロダクトのターゲット設定
- プロダクトの機能や仕様の立案
- マーケティング戦略の策定
- 販売戦略の策定
「いつまでに・何を・どのように作る（販売する）のか」を策定することが主な業務です。
プロジェクトマネージャーの役割（仕事内容）
プロジェクトマネージャーの役割と仕事内容について解説します。
- プロジェクト計画の設定
- プロジェクトにメンバーをアサインする
- プロジェクトの進捗管理
- プロジェクトの評価、報告書作成
1.プロジェクト計画の設定
プロジェクトマネージャーの仕事のひとつは、プロジェクト全体の計画を立てることです。
何のために製品を作るのかという「目的」や、製品の開発によって何を目指すのかという「ゴール」を決定します。
そのうえで、プロジェクトの予算や体制、スケジュールといったプロジェクトの計画を策定することもプロジェクトマネージャーの役割です。
プロジェクトの計画段階では、下記のような項目を決めていきます。
- 概要
- 作業範囲（スコープ）
- 体制
- スケジュール
- 予算・コスト
- 品質
- コミュニケーションルール
- 想定されるリスクと対処方法
▼プロジェクトの計画段階で策定するべき項目については下記の記事を参考にしてください
2.プロジェクトにメンバーをアサインする
プロジェクトにアサインするメンバーや、誰に何のタスクを任せるのかを決めることもプロジェクトマネージャーの役割です。
プロジェクトに対して適切なメンバーをアサインするために、予算に応じて人数を決めたり、適材適所となるようにメンバーを配置したりする必要があります。
そのため、プロジェクトマネージャーは「誰が・どのスキルや経験を持っているのか」を把握していることが望ましいと言えます。
3.プロジェクトの進捗管理
プロジェクトの開始後は、プロジェクトマネージャーが進捗管理を行います。
「タスクがスケジュール通りに進んでいるのか」「コストが予算内におさまっているのか」などをチェックしながらプロジェクトを進めます。
スケジュールが遅延している場合には、フォローやリカバリーの対応も必要です。プロジェクトマネージャーは遅延やトラブルをいち早く察知して、適切に対処するスキルや判断力が求められます。
▼プロジェクトの進捗管理を行う方法については下記の記事を参考にしてください
4.プロジェクトの評価、報告書作成
プロジェクトが終わったら振り返りを行い、プロジェクトの評価や報告書の作成などを行います。
プロジェクトを評価することで、改善点を洗い出し、次回のプロジェクトに活かすことが可能です。
プロジェクトの評価を行う際には「KPT法」「YMT法」「Star fish法」といったフレームワークを活用するのがおすすめです。
▼プロジェクトの振り返りを効果的に行う方法については下記の記事を参考にしてください
プロジェクトマネージャーに求められるスキル
プロジェクトマネジメントには、下記のようなスキルが必要になります。
- マネジメントスキル
- 状況判断、分析スキル
- コミュニケーションスキル
- 課題解決スキル
- 提案、交渉スキル
マネジメントスキル
プロジェクトマネジメントでは、さまざまな項目について管理が必要になるため「マネジメントスキル」が求められます。
プロジェクトマネージャーは、プロジェクト全体の予算や進捗管理だけではなく、メンバーのアサインや稼働状況、各タスクの状況まで幅広く管理を行う必要があります。
プロジェクト全体の管理を行いつつ、詳細な項目まで把握をする必要もあるため、プロジェクト全体を俯瞰できる人がプロジェクトマネージャーに向いているといえるでしょう。
▼プロジェクトマネジメントのスキルや手法については下記記事で解説している「PMBOK」を参考にしてみてください
状況判断、分析スキル
プロジェクトの進捗を適切に管理するには「プロジェクトが滞りなく進んでいるかどうか」をさまざまな観点から情報収集し、正確な状況を把握する能力が求められます。
一見問題なく進んでいるように見えても、隠れた問題が潜んでいることもあります。タスクの進捗状況や数値結果には現れない、微妙な変化を察知する能力もプロジェクトマネージャーには必要です。
さまざまな観点から情報収集をしたうえで、客観的かつロジカルに状況判断することがプロジェクトマネジメントにおいて重要になります。
コミュニケーションスキル
進捗状況の把握や情報収集、課題解決のためにはコミュニケーションスキルが求められます。
プロジェクトマネジメントには、チームメンバーだけではなく、関係部署・取引先・顧客といった利害関係者（ステークホルダー）とのコミュニケーションが必要になります。
▼ステークホルダーをマネジメントする方法については下記記事を参考にしてください
課題解決スキル
プロジェクトの途中でトラブルが発生したときには、いちはやく原因を特定して解決する必要があります。
プロジェクトマネージャーには、正確な状況判断、課題の早期特定、原因の分析や迅速な意思決定が求められます。
トラブルの内容によってはスケジュールに遅れが発生することもあり、柔軟に計画を組み立て直すスキルも必要です。トラブルを解決するだけではなく、再発防止策を計画することも重要になります。
▼プロジェクトのリスクは事前に把握しておくことで防げます。リスクマネジメントの方法は下記記事を参考にしてください
提案、交渉スキル
プロジェクトを進行する際には、協力会社や関係部署などのステークホルダーとの交渉が必要になる場面もあります。
そのため、仕様・予算・期間などを提案し、交渉するスキルが求められます。
プロジェクトの途中でステークホルダーから意見や追加要望が出ることもあるため、都度提案や交渉をしてプロジェクトを円滑に進めることが重要です。
プロジェクトマネジメントに欠かせない工数管理
プロジェクトマネジメントで最重要な業務のひとつとして“工数管理”が挙げられます。
プロジェクトの成功には「プロジェクトの完了までに必要な作業量や人員に過不足はないか」「無駄な工数は発生していないか」を把握することが欠かせません。常日頃から業務改善できる状態をつくっておくことで、スケジュールの遅延や無駄なコストの抑制にもつながります。
しかし、手動の工数管理には限界があります。工数管理では「各タスクにどれくらい時間をかけているのか」という工数入力が必要です。タスクに着手するたびにエクセルを開き、工数入力を行うのは手間がかかり、かえってメンバーの負担になってしまうことも考えられます。
そのため、工数管理を行う際には専用のITツールを導入することがおすすめです。
TimeCrowdではタスクごとに打刻をして時間の集計ができるため「誰が・何に・どれくらい時間をかけているのか」を計測できます。
▼TimeCrowdのレポート画面
また、過去の工数データを参考にすることで、類似したプロジェクトの工数見積もりにも活用できます。
メンバーごとに時間単価を設定することで、プロジェクトごとの人件費（利益率）もわかるため、プロジェクトごとの収支管理にも役立ちます。赤字のプロジェクトがあれば「誰が・どのタスクに時間をかけすぎているのか」を確認して、改善策を検討することが可能です。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロードTimeCrowdを活用した事例
プロジェクトマネジメントでは、常に業務改善をして効率や生産性を高める施策を取ることが求められます。
GMOペパボ株式会社様では、TimeCrowdを活用してタスクの所要時間を計測し、ボトルネックのタスクを特定して業務改善に役立てました。
▼GMOペパボ株式会社様の事例は下記記事からご確認ください
また、プロジェクトごとの利益率を高めるためには収益性を把握することも重要です。
株式会社カラダノート様では、TimeCrowdでタスクの所要時間を集計し、人件費の配分の分析に活用しています。
時間配分を見直して人員管理をしたり、無駄な業務を特定して余剰なコストを抑制したりするためにTimeCrowdでの時間管理を行っています。
▼株式会社カラダノート様の事例は下記記事からご確認ください
工数管理を行いプロジェクトをスムーズに進めよう
プロジェクトマネージャーは、プロジェクト全体に責任を持ち、プロジェクト全体の計画を立ててスムーズに実行できるようにスケジュールやメンバーの管理を行います。
そのほかにも、予算やコストの管理、顧客との折衝、品質の維持、業務改善などを行います。
プロジェクトをスムーズに進めるためには“工数管理”が欠かせません。タスクごとの所要時間を集計して工数管理を行うことで、時間がかかりすぎているタスクを特定でき、業務改善に役立ちます。
また、稼働時間から人件費を算出して、プロジェクトごとの人員配分を見直すことで収益性の向上にも活用できます。
タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで所要時間を集計できるTimeCrowdは、累計4,000社以上に導入いただいている工数管理ツールです。
主にシステム開発やWeb制作、コンサルティングなどのプロジェクト型ビジネスの現場で活用されています。最初の2週間は無料でトライアルが可能なので、ぜひこの機会にお試しください。
少しでもご興味のある方は下記のサービス資料から、詳細な機能や料金プランをご確認ください。
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