ビジネスにおけるプロジェクトの成功は、もはや管理者の力量に委ねられていると言っても過言ではありません。
そこで本記事では、プロジェクト管理に必要となる6つのスキルについてご紹介いたします。スキルを高めるコツや、管理者に向いている人の特徴についても解説いたしますので、ぜひ参考にしてみてください。
プロジェクト管理に必要な6つのスキル
まずはプロジェクト管理に必要な6つのスキルについて、一つずつ解説していきます。
プロジェクトに関する知識
プロジェクトに関する知識は、プロジェクト管理を実施するうえで重要なスキルのひとつです。たとえばシステム開発のプロジェクトであれば、ITに関する知識を持ち合わせていたほうが作業者と的確にコミュニケーションをとれるため、プロジェクトを円滑に進めることができます。
また、プロジェクト管理に関する知識も欠かせません。スケジュール管理・コスト管理・スコープ管理などの体系的な知識は、実務に活かすことができるでしょう。
プロジェクト管理に関する知識は、プロジェクトマネジメント協会が発行している「PMBOK」を参考にしたり、「PMP試験」や「プロジェクトマネージャ試験」などの資格に挑戦したりして身につけることができます。
▼プロジェクト管理におすすめの資格は下記記事をご参照ください
コミュニケーションスキル
複数の関係者と連絡をとるプロジェクト管理者には、コミュニケーションスキルが欠かせません。
とくにプロジェクトの規模が大きくなればなるほど、関係者の数も増えてくるでしょう。チームメンバーだけでなく、経営陣・取引先・外注先・仕入先など、多種多様な人たちと連携をしなければならず、相手の立場や理解力にあわせたコミュニケーションが必要となります。
また、ときにはメンバーに注意をしたり、取引先や外注先に意見や要望を伝えたり、提案や交渉をしなければならない場面もあるでしょう。プロジェクト管理者は、時と場合に応じて適切なコミュニケーションを行う能力を持ち合わせていなければなりません。
リーダーシップスキル
プロジェクトを率先して前に進めるためには、リーダーシップスキルが必須です。
積極的に意見を述べたり、メンバーに対して指導や助言をしたり、人員配置やチーム編成、仕事の割り振りを考えたりする必要があります。
しかし、チームで仕事を行う以上は物事を強引に進めてはいけません。自分の意見を押し付けるのではなく、基本的には相手の話を良く聞いて理解を示しながら、リーダーシップを発揮していきましょう。
また、プロジェクトを進めていくうちに想定外のトラブルに直面することもあります。しかし、そのような場面でも冷静さを失わず、率先して対応策を検討・実行することがプロジェクト管理者には求められるでしょう。
進捗・予算管理スキル
プロジェクトを期日内・予算内で遂行するためには、進捗管理・予算管理のスキルが欠かせません。
プロジェクトが大幅に遅れたり、経費が想定の何倍以上もかかったりしてしまっては、たとえ成果物のクオリティが高くてもプロジェクトは失敗だといえます。
定期的に確認を行って違和感があれば対策を講じることで、これらの失敗を防ぐことが可能です。プロジェクト管理者にはマメな性格がスキルとして求められるといえるでしょう。
▼進捗管理を見える化する方法については下記記事を参考にしてください
分析力・問題解決スキル
分析力や問題解決力は、プロジェクトの途中で生じるトラブルへの対処に欠かせません。
まずはプロジェクトに取り掛かるまえに、想定し得るリスクをすべて洗い出すこと。そして、そのリスクに対してあらかじめ対応策を考えておく“慎重さ”が求められるのです。
また、実際にトラブルが起こった場合には責任を持って、対応の指揮をとったり改善策を検討したりする必要があります。分析力が高ければ原因の特定まで素早く行えますし、問題解決スキルが高ければ、対応策を素早く検討できるでしょう。
育成スキル
プロジェクト管理者のなかには、管理職としてチームメンバーの育成を担うケースもあるでしょう。
メンバーを適切に褒めたり・叱ったりできる力や、ときにはメンバー同士のコミュニケーションを盛り上げたりする力が必要になります。
また、管理者が自らの業務負担を減らすためには、メンバーを育成するほかありません。ときには自分が行っているタスクをメンバーに任せてみたり、一緒に取り組んでみたりすると、良い育成のきっかけにつながるでしょう。
プロジェクト管理スキルを高める方法
次に、プロジェクト管理スキルを高める方法について解説いたします。
担当者ができる取り組み
担当者個人ができる取り組みとしては「書籍等で学習する」「資格を取得する」などの方法があります。
書籍等で学習する
とくに初めてプロジェクト管理を行う場合には、まずは書籍を通じて体系的な知識を高める必要があるでしょう。
もちろん書籍を学ぶだけでスキルが身につくわけではありませんが、とはいえ知識がないと実践で戸惑い、スキルを身につけるまでに多くの時間がかかってしまいます。
▼おすすめの書籍は下記記事でご紹介していますので、あわせて参考にしてみてください
資格を取得する
書籍や現場を通じて、ある程度のプロジェクト管理に関する知識を身に着けた場合は、次に資格試験に挑戦してみるのも良いでしょう。
PMPやプロジェクトマネージャ試験などの資格に取り組むことで、さらに知識を深められるほか、社内や転職での評価を高めることができます。
▼おすすめの資格は下記記事でご紹介していますので、あわせて参考にしてみてください
組織ができる取り組み
組織ができる取り組みとしては「育成計画を立てる」「コーチング・OJT・研修を実施する」などの方法があります。
育成計画を立てる
スキルレベルの高いプロジェクト管理者を生み出すためには、しっかりとした育成計画を立てることが重要です。
適切な計画を立てるために、まずはプロジェクト管理者になる人がどのような知識・スキル・資格を持っているべきなのかを整理することから始めましょう。
また、育成計画を作成する際には、現役のプロジェクト管理者を巻き込んで進めることをおすすめします。現場の知見を取り入れることで、実務で活躍するプロジェクト管理者を生み出すことができるでしょう。
コーチング・OJT・研修を実施する
育成計画が立てられたら、適宜コーチング・OJT・研修などを実施しましょう。
コーチングやOJTでは、現役のプロジェクト管理者をアサインして対象者への指導を行います。
また、研修ではプロジェクト管理に対して体系立てて説明ができるベテラン社員をアサインするのがおすすめです。比較的大人数に対して一度に教育を行えるため、効率よくプロジェクト管理者を育成できます。
プロジェクト管理スキルを高めるコツ
ここでは、プロジェクト管理スキルを高めるコツについて解説いたします。
良好な人間関係を構築する
周囲の人と良好な関係を構築できるように心がけましょう。
どんなにスキルレベルの高いプロジェクト管理者であれど、周囲とのコミュニケーションがうまくとれなければ、プロジェクトは失敗に終わってしまいます。
メンバーは、一緒にプロジェクトに取り組む“仲間”なので、日頃から丁寧に接することをおすすめします。
目標意識を持つ
プロジェクトのゴール（目標）を常に意識しましょう。
プロジェクトを進めていくなかで、メンバーの意識は目の前のタスクに集中しがちです。プロジェクト管理者が目先のことに囚われてしまえば、チーム全体が誤った方向に進んでしまう可能性もあるでしょう。
日々取り組むタスクはもちろん大切にしつつも、あくまでプロジェクトのゴールは忘れずに、意識しておくことが重要となります。
リスクを常に考える
プロジェクトにはトラブルがつきものです。トラブルの発生は極力避けたいですが、とはいえ完全に防ぐのは不可能でしょう。
リスクはあらかじめ洗い出して、それぞれで対応策を検討しておくことをおすすめします。
そうすれば、実際にトラブルが生じた際にも慌てずに対処することが可能です。また「何かトラブルが起きるのではないか…」という不安もなくなり、安心して目の前の業務に取り組めるようになります。
プロジェクトマネージャーに向いている人の特徴
プロジェクトマネージャーに向いている人には、以下のような特徴があります。
- 「相手（顧客や会社）が求める成果は何か」を正確に把握できる人
- コミュニケーション能力が高く、TPOに合わせた対応ができる人
- 突発的な事態が起こっても、冷静かつ臨機応変に対応できる人
- 視野が広く、チームやプロジェクト全体を見渡しながら業務にあたれる人
上記の特徴に該当する方は、プロジェクトマネージャーに向いているといえるでしょう。
一方で該当しない方でも、本記事でご紹介した方法でステップアップをすれば、十分にスキルを身につけられます。
まとめ
本記事ではプロジェクト管理に必要なスキルや、スキルを高めるコツなどについてご紹介しました。
プロジェクト管理を行うときには、スケジュールの把握だけではなく、タスクに必要な工数・関わっているメンバーの業務負荷なども把握して、取り組む必要があります。
工数や業務負荷を確認するためには「TimeCrowd」のような時間管理ツールを導入するのがおすすめです。
タスクに取り組む際にワンクリックで打刻をするだけで、チーム全体でプロジェクト（もしくはタスク）ごとに要した作業時間を算出することができます。
管理者はレポート画面から「どの業務に、どれくらい時間（人件費）がかかったのか」を確認できるため、プロジェクトごとのコスト管理にも役立ちます。
また、リアルタイムでタスク状況を可視化できるので、特定のメンバーに業務負担がかかっていれば、プロジェクトの途中で見直して改善を図ることも可能です。
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