「プロジェクトは無事に完了したけれど、結果的には赤字だった…」
このような事態を防ぐには、プロジェクトごとの収支管理を適切に行う必要があります。
本記事では、プロジェクトごとの収支管理を行う方法や、収支管理に役立つおすすめのツールについて解説いたします。
とくにシステム開発・Web制作・コンサルティングといったプロジェクト型ビジネスの企業様は、ぜひ本記事を参考に収益管理に取り組まれてみてください。
目次
プロジェクト収支管理とは
プロジェクト収支管理とは、プロジェクトごとの収入（売上）と支出（コスト）を管理して、収支状況を可視化することを意味します。
- 売上：プロダクトやサービスの販売を通じて得られる金額
- コスト：プロジェクトの進行で発生する諸費用（外注費・人件費・経費など）
収入が支出を上回ればプロジェクトは「黒字」になりますが、一方で逆転した場合には「赤字」になってしまいます。
収支管理をリアルタイムで行うことで、プロジェクトごとの収支状況を把握して改善策を検討することが可能です。たとえば利益が見込めないプロジェクトがあれば「コストを抑えられないか」「プロジェクトから撤退できないか」など、損失を最小限に抑える動きがとれるでしょう。
このように、プロジェクト収支管理は利益を確保するためには欠かせない取り組みであり、適切な状況判断（経営判断）をするうえで必要な活動になります。
プロジェクト収支管理に取り組む3つのステップ
プロジェクト収支管理に取り組む際には、下記3つのステップで行います。
- 収支計画の立案
- 収支状況の確認
- 収支バランスの改善
収支計画の立案
プロジェクト収支管理の最初のステップは収支計画の立案です。このステップでは、プロジェクトの予算・原価・売上といった収支に関わる計画を策定します。
プロジェクトに対して「どれくらいのリソースを投資するのか」を決めるのはもちろん、それぞれの業務ごとに「どのような支出が発生するのか」や、「どれくらいの売上が見込めるのか」といった内容を試算して計画に含めましょう。
計画段階では、過去の類似プロジェクトを参考にして、現実的な数字を見積もることが重要です。
収支状況の確認
プロジェクトがスタートした後は、定期的に収支状況を確認しましょう。想定していた収支計画と実際の収支状況に差分が発生していないかを確認します。
プロジェクトの途中でこの差分に気付くには、リアルタイムで収支状況を可視化しておく必要があります。
たとえば、TimeCrowdのような工数管理ツールを活用することで「プロジェクトごとに・どれくらい時間（人件費）をかけたのか」をリアルタイムで確認することができます。
▼TimeCrowdのレポート画面
エクセルでの工数管理とは異なり、プロジェクトメンバーが記録した業務データを集計する必要はなく、自動でレポート画面に反映されます。
また「どのタスクに・どれくらい時間をかけているのか」を細かく確認できるため、仮にプロジェクトで赤字が発生した場合でも「どの業務に時間をかけているのか」がわかれば、すぐに改善を図ることができます。
TimeCrowdの詳しい機能・料金プランにご興味のある方は、下記のサービス資料より詳細をご確認ください。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロードこのように、プロジェクトごとのコストは可視化をして、リアルタイムで確認できるようにしておくことがおすすめです。
▼下記の記事ではプロジェクトでのコスト管理が重要な理由や具体的な方法について解説していますので、あわせて参考にしてください
収支バランスの改善
リアルタイムで収支状況を確認して、収支バランスが悪化している（赤字になっている）場合には改善を図る必要があります。
プロジェクトの進捗状況なども考慮したうえで、必要に応じてリソースの再配置やコストの削減などを実施して、全体の収益性を確保するようにしましょう。
プロジェクト収支管理が難しくなる原因
プロジェクトの収支管理は、実際に取り組んでみると難しさを感じられる方も少なくありません。
主な原因としては下記のようなものが挙げられます。
- 収支管理に必要な情報がバラバラに保管されている
- 収支管理に関わる業務フローが徹底されていない
収支管理に必要な情報がバラバラに保管されている
収支管理に必要な情報（売上やコストなど）がバラバラの場所に保管されている場合、リアルタイムでの状況確認が難しくなります。
また、複数のプロジェクトが並行して進んでいる場合にも、同様の事象が発生するでしょう。さらに、それぞれが異なるフォーマットで保存されている場合には、管理がより複雑になってしまいます。
管理が複雑になることで、確認が後回しになれば、収支バランスの悪化に気がつくのが遅れてしまう恐れもあります。
とくにエクセルで収支管理を行っている場合には注意が必要です。リアルタイムでの共同編集が難しいほか、フォーマットがバラバラになったり、入力を忘れてしまったりなど、正確なデータを効率的に収集するのが難しい可能性があります。
できるだけ専用のITツールを導入して、効率的な管理方法を構築するようにしましょう。
収支管理に関わる業務フローが徹底されていない
収支管理に関わる業務フローが周知されておらず、データの入力が徹底されていなければ正確な情報を確認することはできません。
「誰が・いつ・どこに・どのように入力するのか」といったプロセスが明確でなければ、データ入力の抜け漏れが発生する可能性が高まります。最悪の場合「プロジェクトが終わるまでは黒字だと思っていたのに、最終的な収支確認を行ったら赤字だった」といった事態を招きかねません。
このような事態を防ぐには、業務フローを構築することが重要になります。マニュアルの整備はもちろんですが、そもそも人力に頼らないITツールの活用がおすすめです。
プロジェクト収支管理に役立つおすすめのツール
実際にプロジェクト収支管理に役立つツールをいくつかご紹介いたします。
TimeCrowd
出典：TimeCrowd
TimeCrowdは、プロジェクトごとに「どのタスクに・どれくらい時間（人件費）をかけたのか」がわかる工数管理ツールです。
プロジェクトメンバーがタスクの開始時にワンクリックで打刻をするだけで、業務時間を自動で可視化することができます。また、Google カレンダーやOutlook カレンダーと連携をすることで、スケジュールをもとに自動で打刻することも可能です。
あらかじめメンバーごとに時間単価を設定しておけば、プロジェクトごと（タスクごと）の人件費も自動で算出できます。レポート画面から可視化されたデータを一目で確認できるため、メンバーだけでなく管理者の集計／確認負担を抑えられることもポイントです。
▼TimeCrowdのレポート画面
また、カテゴリごとに「見積もり工数」を入力して、実稼働時間との予実管理を行うことも可能です。プロジェクトごとの売上を登録すれば、稼働時間（＝人件費）から利益率を算出することもできます。
▼TimeCrowdは4,000社以上の企業様で導入いただいています。下記記事から各社の導入事例をご確認ください
詳細な機能や料金プランは下記のサービス資料からご確認いただけます。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロードまた、2週間の無料トライアルもご用意しています。少しでもご興味のある方は下記からお申し込みください。
TimeCrowdの無料トライアルに申し込むプロカン
出典：プロカン
プロカンは、プロジェクトの進行や収支管理をサポートするシンプルで使いやすい収支管理システムです。
顧客管理・見積もり・受注・納品・請求・入金といった、営業から会計に関わるフローを一元管理できるため、プロジェクトごとの収支管理を効率的に行うことができます。
また、収支状況についてはダッシュボード画面から確認できるため、赤字のプロジェクトもいち早く特定することが可能です。
クラウドERP ZAC
出典：クラウドERP ZAC
クラウドERP ZACは、システム開発や広告業界などの案件・契約・プロジェクト単位で業務が進む業種にフォーカスしたクラウドERPです。
リアルタイムでの収支管理や売上予測を、効率的に行いたい場合に役立ちます。
電子申請・ワークフローにも対応しており、ログの自動保存による証跡管理も可能なため、IPOを目指す企業の内部統制にもご活用いただけます。
【料金プラン】
- 初期費用
- ZAC初期設定費用（10万円）
- 導入支援費用
- 月額費用
- ライセンス費用
- 保守費用（データセンター利用料）
Smile Works
出典：Smile Works
Smile Worksは、財務会計・販売管理・給与計算といった基幹システムを一言管理できるクラウドERPです。
売上・仕入・経費・社内工数をプロジェクトごとに確認できるため、収支状況の確認にも役立てることができます。
また、販売管理のデータを売上伝票に連動するなど、自動で仕訳をすることもできるため、お金周りの管理業務を効率的に行うことができます。
【料金プラン（税抜）】
- 標準プラン：初期費用30,000円（5IDまで）
- Enterpriseプラン
- 月額200,000円
- 初期費用1,500,000円（100IDまで）
OBIC7
出典：OBIC7
OBIC7は経理業務やプロジェクト収支管理といった会計に特化した統合型のERPパッケージです。多機能でありながら使いやすいインターフェースが特長です。
拡張性が高く、システム開発を始めとして製造業・商社・運輸・小売・サービス業・不動産業などの幅広い業種／業務に対応しています。
【料金プラン】
- 要問い合わせ
プロジェクトごとの収支管理に取り組む企業事例
TimeCrowdを導入して、プロジェクトごとの収支管理に活用されている企業様の事例を2つご紹介いたします。
株式会社カラダノート様の事例
株式会社カラダノート様では、1人の社員が複数のプロジェクトを兼任することが多く、稼働時間や工数を正確に把握できていないという課題がありました。
そこで、プロジェクトごとの工数（稼働時間）を把握できるTimeCrowdを導入していただきました。現在では集計した時間データをもとに、サービスやプロジェクトごとの収益性を確認して、人的リソースの配分について経営会議でディスカッションができているようです。
業務効率化や生産性向上のための施策立案にも役立てられており、TimeCrowdを収支管理やプロジェクト改善に活用されている事例になります。
▼株式会社カラダノート様の導入事例は下記記事からご確認ください
未知株式会社様の事例
コンテンツ制作事業を展開している未知株式会社様では、顧客ごとに損益管理を行うため、1記事あたりの制作原価を把握する必要がありました。
工数管理ツールTimeCrowdを導入して、記事作成のプロセスにおける稼働時間を集計したところ、工数超過の案件を特定できるようになったようです。現在では、蓄積されたデータを参考にして工数見積もりの精度を高めて、顧客に対する追加提案にもつなげられています。
TimeCrowdを活用することで案件ごとの工数を可視化し、正確な収支管理につなげられた事例になります。
▼未知株式会社様の導入事例は下記記事からご確認ください
プロジェクト収支管理を適切に行って利益を最大化しよう
収支管理を適切に行うことで、プロジェクトの赤字を防ぐことができます。コストをコントロールすることで、プロジェクトごとの収益性を最大化させることも可能です。
しかし、実際に収支管理に取り組んでみると「正しいデータを収集できない」「リアルタイムで確認ができない」といった、さまざまなトラブルが発生します。
そのため、基本的にはエクセルのような表計算ソフトではなく、専用のITツールを活用するのがおすすめです。
たとえばシステム開発・Web制作・コンサルティングといったプロジェクト型ビジネスの場合には、コストのなかで人件費の占める割合が高い傾向にあります。このような業種業界では、プロジェクトごとの人件費を把握するためにTimeCrowdのような工数管理ツールを導入するのがおすすめです。
TimeCrowdでは、プロジェクトごとに「どのタスクに・どれくらい時間（人件費）をかけたのか」をリアルタイムで確認することができます。
4,000社以上の企業様に導入いただいた実績から、各社に合わせたご提案をさせていただきますので、少しでもご興味のある方は下記のサービス資料から機能や料金プランをご確認ください。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロードプロジェクトごとの収支管理は、正しい意思決定には欠かせない取り組みです。ぜひ本記事を参考にして取り組まれてみてください。
