「時間がなくて仕事が終わらない……」
「仕事が忙しくてプライベートの時間がない」
時間がないと気持ちにも余裕がなくなるため、仕事でのミスに繋がりかねません。
ミスのフォローのために忙しくなり、さらに時間がなくなってしまう悪循環に陥る可能性もあります。
本記事では「時間がない」と感じている人に向けて、その原因と対処法を解説します。時間を効率的に使うことで、自分の時間を取り戻しましょう。
時間を効率的に使うメリット
時間を効率的に使うことで、以下のようなメリットを得られるでしょう。
- 心に余裕が生まれる
- スキルアップの時間を確保できる
- プライベートも充実する
やるべきことに追われて日々を過ごしていると、時間がなくなり、心の余裕も失ってしまいます。時間を効率的に使うことで、自分の時間を生み出すことができ、心の余裕を取り戻すことができるでしょう。
時間を効率的に使えれば、スキルアップの時間も確保できます。仕事やプライベートの時間の使い方を効率化してできた時間をスキルアップに使うことで、成長速度もアップするでしょう。
時間の使い方を効率化することは、プライベートの充実にも繋がります。残業時間を減らしてプライベートの時間を増やせるだけでなく、余暇の時間を効率的に使うことでさまざまな体験ができ、より充実した時間を過ごせることでしょう。
「時間がない」と感じる理由
なぜ「時間がない」と感じてしまうのでしょうか。下記に当てはまる場合は改善の余地がありますので、ぜひチェックしてみてください。
- スケジュール管理ができていない
- 時間の使い方を振り返っていない
- すき間時間を無駄にしている
- 予定を詰め込み過ぎている
- マルチタスクをしている
スケジュール管理ができていない
「時間がない」と感じる原因の1つに「スケジュール管理ができていないこと」が挙げられます。
無計画に仕事に取り組むだけでは、効率的な時間の使い方ができないため、常にタスクに追われる状態になりかねません。
日ごと・週ごと・月ごとなどで仕事のスケジュール立てることで、いつ何をすればいいかを把握することができ、時間を効率的に使うことができるでしょう。
予定を詰め込み過ぎている
「時間がない」と感じている人は、予定を詰め込み過ぎている可能性があります。
予定の全てが「やらなければいけないこと」であれば仕方がありませんが、なかには知人との付き合いでしていることであったり、惰性で続けている予定もあるのはないでしょうか。
時間は限られているため「あれもこれも」と予定を詰め込み過ぎていては、自分が本当に取り組みたいことにいつまで経っても取り組めないかもしれません。
予定を詰め込み過ぎている自覚がある人は一度立ち止まって、その予定は本当に自分がやりたいことかどうかを考えてみてはいかがでしょうか。
時間の使い方を振り返っていない
せっかくスケジュールを立てて仕事に取り組んでも、時間の使い方を振り返っていなければ、改善はできません。
毎週、できれば毎日時間の使い方を振り返り、今後のスケジュール管理に役立てましょう。
例えばAという作業に2時間かける予定を組んでいたところ、2時間半かかったとします。この場合、まずはAの作業時間を短縮する方法を考えましょう。そして2時間15分に短縮可能だと分かったとしたら、次回からAの作業時間は2時間15分として予定を組めばいいのです。
このように時間の使い方を振り返ることでスケジュール管理の精度を上げることができ、効率的な時間の使い方ができるようになるでしょう。
すき間時間を無駄にしている
「時間がない」と感じている人は、すき間時間を無駄にしている可能性があります。
たとえ5〜10分の時間であっても、時間は時間。すき間時間ができたからといって、だらだらとネットサーフィンやSNSの閲覧をしていては時間を無駄にしてしまいます。
すき間時間には、短時間で終わる作業をするのがおすすめです。そのような作業が無い場合は、事前にスいくつかトックしておくという方法もあります。
また、中途半端で終わってもよいので次に取りかかる作業を進めておけば、すき間時間を無駄にせずに済みます。
マルチタスクをしている
「時間がない」と感じている人は、ついついマルチタスクをしてしまっていないでしょうか。
多くの研究では、マルチタスクによりパフォーマンスが低下することが分かっています。会議中に別の作業をしたり、複数の作業を並行して進めたりといった時間の使い方は非効率であり、一度に行う作業を1つに絞るシングルタスクの方が効率的ということです。
なるべくスケジュール通りにシングルタスクで作業に取り組むようにしましょう。
▼仕事や生活の関係上、どうしてもマルチタスクをしなければならない場合は下記記事を参考にしてください
「時間がない」と感じたときの対処法
「時間がない」と感じたときの対処法を解説します。
- 時間を可視化する
- タスクマネジメントを行う
- スケジュール管理を取り入れる
- タイムパフォーマンスを意識する
それぞれ詳しく解説します。
時間を可視化する
「時間がない」と感じている方は、まずはツールを活用して時間を可視化することから始めてみましょう。
可視化することで「いつ」「何に」「どれだけ」時間をかけていたのかを把握できるので、時間の使い方を簡単に振り返ることができます。
TimeCrowdは、国内4万人以上に利用されている時間管理ツールです。作業の開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで、時間データを簡単に記録することができます。
PCブラウザ版やChrome拡張機能の他、iPhoneアプリやAndroidアプリも提供しているため、複数のデバイスを跨いだ利用が可能です。時間管理に特化したツールなので操作性がシンプルで、打刻が形骸化する心配もありません。
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タスクマネジメントを行う
「時間がない」と感じたら、タスクマネジメントを行いましょう。
タスクマネジメントとは、やるべきことを管理すること。「いつ」「何をするべきか」を整理しておけば、目の前の作業に集中することができます。
タスクマネジメントの手順は以下の通り。
- 必要な作業の整理
- 優先順位の決定
- スケジュールの策定
- 進捗状況の管理
優先順位は「重要度」と「緊急度」の2軸から選別し、重要かつ緊急度の高いタスクを最優先しましょう。
タスクマネジメントを行う手段として、次の4つの方法が挙げられます。
- タスク管理ツール
- エクセル
- メール
- ノート
タスク管理ツールにはiPhoneやAndroid版アプリが出ているものも多いため、外出先でも手軽にタスク管理を行うことができます。
▼タスクマネジメントの必要性や手順、手段などは下記記事で解説しています。
スケジュール管理を取り入れる
「時間がない」と感じている場合、スケジュール管理を取り入れるのも対処法の1つです。
スケジュール管理とは、締め切りまでに行うタスクや優先順位を管理すること。「いつ」「何に」取り組むべきか決めることで、予定の失念やダブルブッキングを防ぐことができます。
スケジュール管理の流れは以下の通り。
- タスクの洗い出しと取捨選択
- タスクの期限を把握
- タスクの優先順位を整理
- タスクの作業時間の設定
- スケジュールの調整・決定と実行
- スケジュールの確認と修正
スケジュール管理を行う方法は主に以下の3種類です。
- 手帳
- エクセル
- ツール
スケジュール管理ツール・アプリを使用すると、他の人にスケジュールを共有できるため、チームでのスケジュール管理を効率化できます。
また、タスク管理機能やチャット機能が搭載されているものもあるため、手帳やエクセルでのスケジュール管理に不便さを感じた場合はツールの使用を検討してみてください。
▼おすすめのスケジュール管理ツールについては下記記事もあわせて参考にしてください
タイムパフォーマンスを意識する
「時間がない」と感じている人は、タイムパフォーマンスを意識してみましょう。
タイムパフォーマンスとは投資した時間に対する効果を示す言葉で、略して「タイパ」と言われることもあります。
仕事で無駄な業務が多かったり、完璧を求め過ぎたりしてしまうと、タイムパフォーマンス（時間対効果）が低下してしまいます。
タイムパフォーマンスが低い作業を続けていると、時間ばかりがかかり、大きな成果を得られなくなってしまいます。
タイムパフォーマンスを改善する方法は、
- タイム（時間）を圧縮する
- パフォーマンス（効果）を上げる
または上記2つを同時に達成することです。
具体的はアクションとしては以下のようなものが挙げられます。
- 時間を可視化する
- 不必要な業務を削減する
- タスクマネジメントを取り入れる
まずは、現在の時間の使い方をツールを用いて可視化しましょう。時間の使い方を振り返り、整理することで、タイムパフォーマンスを向上させることができます。
▼タイムパフォーマンスが低下する原因や改善方法については、下記記事もあわせて参考にしてください
時間を可視化して仕事もプライベートも充実させよう
時間がない状態を改善するには「何に」「どれだけの時間をかけているのか」を把握することが重要です。
とくに仕事では、限られた時間で効率よく作業を終わらせる必要があるでしょう。時間の使い方に悩んでいる人は、まずはTimeCrowdのようなツールを活用して、時間を計測することから始めてみてはいかがでしょうか。
計測してみると「意外に◯◯に時間を使っている」と気がついたり、「この作業は時間をかけてまで取り組むべきことなのだろうか」と一度立ち止まって考えられたりなど、さまざまなメリットを感じられます。
アプリを導入してワンクリックで打刻をするだけの単純な作業なので、ぜひ取り入れてみてください。
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