マイルストーンについて考えてみる

先日、私が所属するHELP YOUのミーティングの中でマイルストーンの話が出たので、少しマイルストーンについてお話します。

そもそも、皆さんは「マイルストーン」を使っていますか?マイルストーンを使う業種は国内ではまだ少ないと思うのですが、それがどのようなものかを誤解している方も多いようです。私個人の考え方も少し加えつつ、マイルストーンについて紹介します。

マイルストーンの魅力

マイルストーンの語源は、アメリカなどの道路で1マイルごとに置かれている標石「マイルストーン」からきています。つまり、目的地までに転々とある「旅の中継ポイント」です。マイルストーンの良いところは、ひとつの計画のスタートとゴール、そしてその経路が明確になるところ。仕事の工程が全て「見える化」され、計画や進捗状況が誰でも一目でわかるところにあります。

マイルストーンは、一つの業務計画に何個も置かれるもの。そのため、それぞれのマイルストーンは、「小さなゴール」と言い換えられるかもしれません。マイルストーンを使えば、業務完了のためにどんな作業が必要か、なぜそれが必要なのか、だれが、何を、どれくらいのペースで進め、いつ完了させるかを見える化できます。このマイルストーンがあることで、ひとつのプロジェクトや作業にかかわるメンバーが、より効率的に同じ方向を向いて進むことができるのです。

そのうえで、タスク共有やスケジュール共有をおこなえば、より毎日の業務がスムーズに進むので、私はオススメしています。

スケジュール計画とマイルストーンとの違いとは

よく質問を受けるのが、このふたつの違いです。「そもそもスケジュールを立てているんだから、マイルストーンは必要ないのでは?」と言われます。

スケジュール計画とマイルストーンとの大きな違いは、決まった期日の目安があるかないかです。スケジュール計画はあくまでも計画であり、いくらでも変動できますね。一方、マイルストーンを使用する場合は、全体のゴールの期日をある程度決める必要があります。そうして、ゴールを期日通りに達成するために、各作業のマイルストーン達成目安を逆算して決めていくのです。

もちろん、マイルストーンもあくまでも予定のため、位置を変えることは可能です。しかし、最終的なゴールの日を変えることは、まずできません。そのため、期日内に完了させるために、ある作業を簡略化する、短縮する、あるいは作業自体を飛ばすと行った判断が必要になります。それが難しい場合は、そもそも期日設定や人員数に問題があるので、上役あるいはクライアントと相談の必要が出てくるでしょう。

逆に言えば、マイルストーンを置くことで、ある業務に十分な時間と人員が確保できているかを確認でき、許されたリソースで最大の効果を立てる計画の立案ができるということです。

年末の大掃除をマイルストーンで考えてみる

例えば、年末の大掃除をマイルストーンで考えてみましょう。設定は、2LDKの自宅で2人暮らしの場合です。

極端な例ですが、これはスケジュール計画です。しかし、これでは具体的に何をいつおこなうかが明確ではありませんね。

そこで、2人で大掃除を年末までに終わらせるために役立つのがマイルストーンです。それぞれのやり方があると思いますが、私はまずは大まかなタスクと期限を決めます。

その後、詳細を洗い出し担当者を入れていきます。

※★は完了日です。

こうして、詳細を記入していくと、誰がいつまでに何をしなければいけないのかが明確ですね。

一人でおこなう作業ではない場合、このようにマイルストーンで計画を共有しておくと、ただスケジュールを共有するよりも、作業をスムーズに進められます。その時行っている作業内容で「この人は計画よりも進んでいるな」や「計画よりも遅れているため増員が必要」などの判断が可能になり、臨機応変に対応できるからです。

特に、私はリモートワーク。毎日会社で顔を合わせたり、雑談をしたりするわけではないので、このマイルストーンがないと、グレイゾーンがすぐに膨らんできますし、結果として方向性がズレてしまいます。また、チームの作業における意思疎通もちぐはぐに…。
マイルストーン、ぜひ毎日の作業の効率化やチームの生産性アップに取り入れてみてくださいね。

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